GTD: Recopilar

Imatge via Jayel Aheram sota llicència Creative Commons

L’acumulació de fronts oberts provoca la carrega de la nostra memòria immediata amb detalls i ‘coses’ a recordar. La necessitat continua de tenir presents els detalls dels nostres projectes ens porta a utilitzar la nostra ment com a sistema per recordar, mante la nostra memòria permanentment ocupada generant un nivell constants preocupació que ens roba energia, la qual no podem dedicar a tancar els mateixos fronts. Sumat a altres dificultats diàries, pot afavorir a l’aparició de l’estrès.  El nostre objectiu passa per disposar de tota l’energia evaporada en el procés per derivar-la a processos creatius que ens permetin generar noves idees i un estat d’estabilitat per fer front al dia a dia de forma menys estressat.

GTD proposa la utilització d’un sistema per emmagatzemar tots els detalls dels nostres projectes i tasques pendents sobre un suport material. Enlloc d’utilitzar la nostra ment per guardar la informació necessària utilitzem un sistema de llistes, amb l’objectiu de desocupar la nostra memòria immediata i guanyar agilitat i concentració. El primer pas iniciar GTD és el  procés de RECOPILACIÓ.

Abans de començar amb el procés de recopilació he de fer referència a la Entrada/InputBox/Bandeja de entrada. És un concepte semblant a la safata d’entrada de les nostres aplicacions de correu electrònic, on es descarreguen tots els correus rebuts i posteriorment són llegits i processats per l’usuari.  L’Entrada representarà l’espai físic – o sobre suport electrònic – on dipositem tots els elements pendents, totes les idees per un projecte o qualsevol cosa que ocupi la nostra ment.  Pot tractar-se d’una safata per dipositar documents o una carpeta al nostre ordinador, la clau és la seva ubicació: Un lloc de fàcil accés i present durant el nostre temps de treball. Si no esta a l’abast de la nostra mà pot ser que desistim de col·locar-hi algun document per mandra o per oblit, cosa que ens farà perdre la confiança en el sistema, provocant que tornem a carregar la nostra ment amb informació sobre els nostres assumptes.

La recopilació és el procés amb el qual traspassarem de la nostra ment al sistema de llistes de GTD totes les tasques pendents i temes oberts. Per començar és indispensable disposar d’una Entrada física, on deixarem tots aquells papers, correus, documents i idees –descrites sobre paper- per ser posteriorment processades. El primer cop que realitzem la recopilació és probable que triguem una quantitat de temps considerable, parlem d’hores. Tinguem en compte que haurem de revisar tots els racons de la nostra memòria, dels nostres llocs habituals de treball – a l’oficina i a casa –  i tots els emplaçaments on guardem documentació o material de consulta. Si no hem realitzat mai una revisió similar, o fa temps que no verifiquem els nostres arxius, ens sorprendrem de tot el que pot sortir a la superfície. La revisió ha d’abastar els nostres assumptes professional i personals indistintament ja que la ment no realitza distinció alguna a l’hora de gestionar la memòria dedicada als nostres compromisos.

Hi haurà temes que disposin d’una representació física, com una carta o un document, potser un plec de factures pendents de classificació o una invitació a un event… Molts d’altres, els que representen idees per a projectes actuals/futurs, necessitaran ser transcrits de forma breu i clara sobre paper – o sobre el suport electrònic que utilitzem –  per ser introduïts també a l’Entrada per conservar-ne una referència física de l’assumpte.

La RECOPILACIÓ és un procés amb dedicació exclusiva, no podem ser interromputs per visites, trucades o connexions esporàdiques a Internet. Hem d’estar centrats, dedicant tota l’atenció al que estem fent , i si és possible, acabant el procés d’una sola tirada.

Un cop realitzada la recopilació inicial, se’n realitzarà una cada setmana. Serà  més lleugera, però igual d’important. El seu objectiu principal continua sent el mateix: Descarregar la nostra ment de qualsevol assumpte gestionable amb el sistema de llistes. En un segon pla –no menys important- té la funció de mantindre 100 % operatiu el sistema, evitant que tornem a carregar en memòria detalls del dia a dia provocant una degradació de la nostra creativitat i els nostres recursos.

La funció de la RECOPILACIÓ és buidar la nostra RAM per poder-la dedicar a altres finalitats.  Un cop finalitzada la recopilació donarem el segon pas, el processat de cadascun dels elements de l’entrada enviant-los a una de les llista del sistema GTD o al nostre sistema d’arxiu. Ho analitzarem en el següent post sobre productivitat…