GTD: Processar les tasques

Imatge via Andy Ciordia sota llicència Creative Commons

Un  cop ja hem realitzat el procés de recopilació ens toca processar totes les tasques que tenim en l’Entrada. En el següent post repassem els criteris a aplicar i quines són alguns dels problemes que ens podem trobar a l’hora de treballar amb el sistema. Que passa si no puc realitzar una tasca que tenia programada? Que fem si el volum de feina és massa elevat? O que fer si la quantitat d’accions a realitzar en un projecte determinat fa que es torni confús…

Anem per parts, per processar les accions dipositades a l’Entrada, aplicarem l’algoritme que il·lustra el post. En primer lloc, davant una tasca a processar ens hem de fer  les següents preguntes:

  • S’ha de realitzar alguna acció? Si la resposta és NO, la arxivarem,  la guardarem amb els nostres materials de consulta o la desestimarem. Si la resposta és SI, passem a la següent pregunta.
  • Es pot realitzar amb menys de 2 minuts? Si la resposta és SI la executarem immediatament, fent un punt i a apart en el procés de la resta de tasques. La norma dels dos minuts pretén deslliurar-nos d’aquelles petites tasques que podem realitzar amb facilitat, evitant que sedimentin en el sistema convertint-se en un llast i distraient-nos d’accions de més volum, sovint menys apetitoses de realitzar.  La barrera no ha de ser estrictament de 2 minuts, busquem un límit de temps inferior a 10 minuts per fer una primera tria. Una alternativa poden ser 5 minuts per exemple. Si la resposta és NO, assignarem la tasca a una de les llistes del sistema GTD.

Tot i ser una mica recalcitrant tornaré a fer un repàs a les llistes i als criteris per enviar una tasca dins d’una llista en concret.

  • Següent: Per a totes aquelles tasques a realitzar de manera imminent. Durant els pròxims dies o la propera setmana.
  • Projectes: Si és necessària per completar un projecte, s’assignarà a la carpeta que correspongui.
  • Algun dia: Per aquelles accions sense data de finalització o una prioritat definida. Acostumen a ser idees, o desitjos, sense que no preveiem materialitzar a curt termini.
  • A l’espera: Si la tasca esta a l’espera d’una acció que ha de realitzar una tercera persona quedarà en aquesta llista.

Fins aquí la distribució de les tasques de la llista d’Entrada a la resta de llistes de GTD. Aquestes seran revisades periòdicament  per – segons els criteris anteriors – reclassificar les tasques, però aquest tema queda pel següent post de la sèrie.

Per finalitzar mencionar una variant personal que aplico a l’hora d’omplir de tasques la carpeta Següent. Recomano  treballa en lots de tasques, enviant de 5 en 5 o de 10 en 10 les tasques a la llista amb la intenció de no saturar-la  amb un nombre excessiu, fent perdre claredat al nostre horitzó productiu i creant frustració quan no ens vegem capaços de finalitzar-les.  Un nombre reduït d’accions sempre és més manejable i assumible.

Per altra banda hem de saber renegociar les nostres expectatives a l’hora de finalitzar una tasca. No pressionar-nos en excés i conservar una perspectiva realista a l’hora de fer la feina són factors que ens faran conservar la tensió, i també la il·lusió, en la feina. Si assumim volums massa grans de feina i no l’acabem perdrem la confiança en el sistema, tot i que no sigui culpa seva.  El comentari és només un gra de sorra en una platja, de ben segur que donarà tema per molts posts…

  • Dan

    For implementing GTD you can use this web-based application:

    Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    Comes with a mobile version too, and with an Android app.

  • Dan

    For implementing GTD you can use this web-based application:

    Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    Comes with a mobile version too, and with an Android app.