GTD: Seguiment setmanal

Imatge via Practicalowl sota llicència Creative Commons

El següent post tractem l’últim pas del sistema GTD, i un dels més importants, el seguiment setmanal. Perquè el mètode conservi la seva eficàcia ha d’estar sotmès ha revisió periòdicament. Una revisió setmanal del nostre sistema de llistes ens permetrà polir qüestions com revisar la ubicació de les tasques en la llista canviant-les si es convenient, desestimar tasques, revisar els nostres projectes… L’altre pilar de la revisió setmanal és la recopilació, recol·lectarem tots els nostres nous assumptes pendents per mantenir la nostra ment descarregada i llesta per rendir al màxim.

Per fer la revisió setmanal necessitem reservar-nos un espai tranquil, on estem còmodes treballant, i temps durant el qual no ens interrompin i siguem capaços de realitzar tots els passos del seguiment d’una tirada, del contrari es fàcil que se’ns oblidin tasques al recopilar o la revisió es converteixi en quelcom superficial.

Un cop ubicats i amb un entorn adequat durem a terme una revisió de totes les llistes del nostre sistema (Següent, A l’espera Algun dia…) i dels projectes oberts. Durem a terme un review de les nostres tasques amb perspectiva, el que ens permetrà una reorganització de les accions en les llistes i una revisió de l’estat dels nostres projectes. El repàs de les llistes es traduirà en la reubicació de tasques en diferents llistes -per un canvi de criteris- i la eliminació de tasques, ja sigui per eliminar duplicitats o perquè les desestimem. Veurem amb més perspectiva la nostra feina pendent i això ens permetrà realitzar una valoració més objectiva. Per exemple, en aquest moment serà l’hora de valorar com avancen els nostres projectes en base les tasques realitzades durant la setmana, les que ens resten per finalitzar-los i les noves que hem registrat durant la revisió (només ho exposo superficialment ja que aquest tema mereix un post per ell sol ). Per acabar decidirem si hem de treure alguna de les tasques de la carpeta Algun dia, per realitzar-la en breu o convertir-la en un projecte. Revisar les llistes de projectes i la llista Algun dia ens farà tenir presents tasques que no han de ser executades amb immediatesa, i si es van demorant, es poden oblidar.

La següent fase del seguiment és la recopilació setmanal. Realitzarem un bolcat de totes les nostres idees i temes pendents a l’Entrada per descarregar-les de la nostra ment. Personalment no el realitzo de cop, com un pas independent dins del seguiment, el vaig realitzant durant tota la setmana. Vaig anotant totes les idees i tasques que van sorgint i quan en tinc la oportunitat les registro a l’Entrada de la meva eina de gestió GTD. Ho complemento al realitzar el seguiment setmanal amb dues accions més: La revisió de totes les llistes del sistema GTD, i dels projectes oberts, i una recopilació final per acabar de transcriure tot els que s’hem ocorre que no te res a veure amb les tasques que tinc en marxa. El mateix procés de revisió de les tasques ja registrades, o  els assumptes que tenim en ment generarà més idees, o completarà amb més detall les que ja hem registrat en el sistema. Particularment, trobo que realitzar una recopilació sense prendre nota de les nostres idees durant la setmana, o intentant realitzar-la de cop és menys eficient, no es crea la sinergia produïda per la creació de vincles entre tasques i la relació d’informació creada amb el mètode comentat.

Finalment,  com annex al seguiment GTD trobo que és essencial dedicar 5-10 minuts del procés a fer una valoració de la gestió de tasques que hem realitzat durant la setmana. Tindrem en compte errors comesos, i totes les situacions de conflicte que se’ns han presentat, revisant si la nostra resposta ha sigut la més adient, anotarem que podem millorar -de forma totalment informativa, sense culpabiliitzar-nos  – i intentarem tenir-ho present de cara a la següent setmana, intentant implementar un procés de millora constant.