Implementant GTD amb OneNote

La possibilitat de implementar el sistema GTD amb una aplicació informàtica és una alternativa  per tots aquells que ens passem el dia davant del computador, més encara quan treballem amb diferents equips i dispositius. OneNote no és el software que jo utilitzo, però algunes de les seves característiques m’han sorprès gratament i les he incorporat al meu sistema de treball. En el següent post parlaré de l’aplicació enfocant-ho per implementar el mètode GTD, presentant els seus avantatges i inconvenients.

Un dels punts més atractius és el nivell de detall a l’hora de classificar la informació. Ens permet emmagatzemar notes per arxius. Podrem separar les llistes del nostre sistema GTD, del material de consulta i arxivat, o de notes especifiques dels nostres projectes.

Organitzarem les llistes a través del sistema de solapes (Secciones). Cada llista general se li assignarà una secció. Existeix la possibilitat de crear un grups de seccions, útil en el cas que gestionem varis projectes. Al fer clic en un grup obre en una nova subdivisió on cada solapa és una llista amb les tasques dels diferents projectes.

Finalment, dins  de cada secció permet crear pàgines/tasques i subpàgines/subtasques. Tot i que GTD defineix una tasca com una acció física que implica un sol pas, el recurs de les subpàgines ens permet definir  tasques amb múltiples passos, on la pàgina és la tasca genèrica i les subpàgines cadascun dels passos que la composen. Aplicar aquesta variant del mètode és una qüestió a valorar per cadascú, adaptant el mètode al nostre estil de treball.

OneNote pertany al paquet Microsoft Office, permetent treballar –de forma integrada – amb diverses aplicacions per implementar el sistema. Outlook, amb el seu calendari  i l’ús del correu electrònic com a extensió de la nostra InputBox, és el principal complement. A partir d’una nota podrem crear una cita en el calendari, amb un simple clic aconseguim transformar una tasca en un event. El processat és instantani, i dóna agilitat a l’aplicatiu. Però la funcionalitat més interessant de totes és la captura de correus electrònics com notes. Des de Outlook enviem el contingut del correu a l’entorn OneNote, evitant les accions de copiat i pegat (o qualsevol acció pont) entre els dos programes.

Com a complement, si tenim un smartphone amb Windows i Office mobile podrem utilitzar la versió mòbil de OneNote per capturar idees i tasques allà on anem. Les notes – tant en versió mòbil com en escriptori – permeten incrustar imatges i gravacions de veu. Posteriorment sincronitzarem el contingut amb ActiveSync. No disposa de connexió per enviar contingut online. És l’eina del sistema perquè no se’ns escapi res.

És inevitable la comparació amb un software com Evernote.  Amb tot el que hem comentat fins el moment, OneNote flaqueja en un punt, comparat amb l’aplicació anàloga: La sincronització de contingut entre equips i dipositius és més rígida i limitada.  Podem sincronitzar el contingut , si treballem amb el mateix servidor o apuntem al mateix origen de la informació. La sincronització d’Evernote esta molt més aconseguida, no ens hem de preocupar de configurar res. Per altra banda, OneNote guanya en quan a flexibilitat per estructurar la informació i en funcionalitats complementaries. El seu sistema de blocs de notes, fitxes i seccions ens permeten distribuir la informació amb una major especificació. Com ja hem comentat, el fet de poder guardar cada bloc de notes en un arxiu diferent, dona  un plus a l’hora de no barrejar informació d’arxiu, del sistema GTD o dels nostres projectes.

Com a epíleg del post presentem una llista a tenir en compte si volem implementar GTD amb OneNote:

  • Les llistes de tasques, les implementarem amb el sistemes de seccions i grups de seccions.
  • Inputbox/Entrada. Definirem una secció com a InputBox on centralitzarem les tasques. Aquestes es recopilaran a través de l’entrada directa de notes, l’enviament a través d’Outlook i la sincronització de notes entrades a traves d’OneNote per smartphones
  • Calendari. Aprofitarem la integració amb la resta d’aplicacions d’Office per utilitzar el calendari d’Outlook
  • Per capturar idees allà on siguem utilitzarem la versió d’OneNote per  smarphone.
  • Material arxivat i de consulta es guardarà per separat en altres arxius OneNote, anomenats Blocs de notes.