Implementant GTD, en baixa tecnologia

Imatge via jazzmasterson sota llicència Creative Commons

El millor de GTD és el fet de no dependre de sofisticats recursos per posar-lo en marxa. Qualsevol persona,  tot i no tenir extensos coneixements en informàtica o no dominar sofisticats gadgets, pot implementar el sistema amb recursos de baixa tecnologia. En el següent post presento un conjunt de recursos que ens permetran posar en marxa  GTD sense recorre a les TI.

Una Inbox/Safata d’entrada física. Ja sigui una safata com les que utilitzem en l’oficina, o una caixa de cartró en la que abocar tota la documentació que ens arribi, papers i qualsevol idea que transcrivim. L’important és comptar amb un punt de referència material, localitzat en un emplaçament accessible, que estigui present en el nostre dia a dia, que el vegem cada cop que entrem al despatx o ens asseguem a l’escriptori, per exemple.

Un bloc de notes clàssic. Hem refereixo a un petit bloc de notes, amb una espiral metàl·lica. El més barat possible. Anotarem cadascuna de les nostres idees, temes pendents etc.. en una fulla i un cop arribem a la nostra oficina, o on es trobi la nostra safata d’entrada, arrancarem les fulles i les abocarem a l’Entrada. La funció del bloc serà recopilar totes les idees que se’ns ocorren quan estem lluny de la nostra oficina, o quan no podem accedir a la safata d’entrada.

Conjunt de fitxes o quadern amb separadors per a poder organitzar les nostres llistes. Un quadern portable on cadascuna de les separacions s’assigni a una llista GTD de tasques. Un sistema portable, amb el que gestionar les tasques a base d’apuntar en llistes les accions a realitzar i tatxant-les un cop completades, o traslladades a una altra separació de quadern.  Un altre sistema són les fitxes, utilitzant-les d’una forma similar: agrupant accions per fitxa segons la llista a la que pertanyen, on cadascuna de les fitxes pertany a una de les llistes del sistema…

Una agenda per recopila les nostres cites.  Simplement per indicar compromisos i anotar, en dies anteriors, avisos  sobre compromisos que haurem d’afrontar en pròximament i que necessiten una preparació. Si disposem d’una agenda amb pàgines, per dia, dividides per franges horàries podem treballar amb un major nivell de detall, planificant a nivell d’horari. Les agendes amb aquest format faciliten l’organització, al ser més intuïtives visualment. No hem de caure en la trampa d’utilitzar l’agenda com a sistema de control de tasques anotant llistes de tasques que tenim intencions de realitzar durant el dia, i si no es finalitzen desplaçant-les a una altra data. L’agenda és únicament per anotar les cites i compromisos a realitzar un dia determinat.

Ja veieu que no fa falta invertir ni en software ni en hardware per posar en practica GTDEl primer és formar-se, conèixer la metodologia , i el següent pas trobar les eines amb les que ens sentim més còmodes per implementar-la, ja sigui amb sistemes de baixa o alta tecnologia, el realment important és posar-nos en marxa i començar el nostre camí cap a la productivitat.