La meva implementació GTD. Part II

En el meu anterior post comentava les principals característiques de la meva implementació GTD. En l’escrit d’avui entraré en els detalls del sistema. Totes aquelles petites peculiaritats per acomodar-me al mètode.  Penso que els petits canvis introduïts per l’usuari marquen la diferencia a l’hora d’augmentar la seva efectivitat al gestionar la nostra feina real.

Disseny de les llistes

El nucli central del sistema són les llistes base (Inbox, Pròxim, Algun dia, En espera… ), fins aquí cap novetat.

El segon grup són llistes de suport que contenen tasques, o idees, per aplicar en determinat aspecte de la meva feina, o en una situació concreta. Els hi assigno un nom precedit del símbol arroba. Ex: @dubtes, @posts, @Llibres, @Possibles projectes.

En tercer lloc, el material arxivat i les tasques finalitzades. Amb un nom iniciades pel símbol #, consten d’una llista general (#Finalitzat) on guardo totes les tasques ja concloses que tenen algun interès, que contenen anotacions, o arxius adjunts. N’he creat un parell d’addicionals per anotacions amb un interès especial, #blog, #configuracions. Abans de moure una nota a alguna de les llistes d’arxiu, les classifico amb un o dos tags per localitzar-les mes fàcilment.

Com processo i administro les tasques

De totes les llistes mencionades n’hi ha una que és lleugerament diferent, la llista pròxim/següent.  Processo les meves tasques del meu InputBox  dues o tres vegades a la setmana. No utilitzo un sistema GTD unificat per  processar tasques de la feina i personals, per aquest motiu vaig acumulant tasques en l’Inbox, i generalment les processo a mitja setmana, quan comença el cap de setmana, i abans d’acabar-lo (un cop ja he realitzat el seguiment setmanal). En aquest últim processat omplo la carpeta pròxim amb totes les tasques que realitzaré durant la setmana – entre 15 i 20 –  i les subdivideixo en tres grups: A,B,C segons la seva prioritat.

A mesura que les finalitzo, en vaig pujant al grup de rang superior. Si en finalitzo una del grup A en moc una del grup B a l’A i del C al B i així successivament.  Això hem permet identificar en cada moment les meves prioritats, evitant que hem perdi entre tanta tasca. Si sorgeixen tasques realment urgents, entren en la llista pròxim com a membres del grup A.

La diferencia entre línies de treball i projecte.

Un dels grans problemes que he tingut a l’hora de practicar GTD de forma eficient, sense perdre pistonada, és bastir un sistema de gestió de projectes suficientment jerarquitzat. Segons David Allen, un projecte és una tasca que implica més d’una acció física. Si hagués seguit aquest precepte, i obris un projecte per cada tasca amb varis passos, calculo que hagués acabat gestionant un total de cinquanta projectes setmanals des de Evernote. Massa confús. Per tant he optat per realitzar una administració dels meus projectes a través de dues aplicacions:

  • Evernote. Obro una carpeta per cada gran projecte que realitzo. Ex: Projecte davidtorne.com, Projecte financespersonals, Projecte Networking, Projecte UOC Enginyeria de programari, Projecte productivitat… Dins de cadascun d’ells registro les diferents tasques a realitzar, siguin d’una acció simple o de múltiples accions.
  • OneNote:  Per cadascun dels projectes tinc un Grup de seccions, i cada secció conte un dels projectes de múltiples passos. Per definir cadascun dels passos utilitzo pàgines  i subpagines (Pots llegir el post sobre GTD amb OneNote per entendre millor aquests conceptes)

Pot semblar redundant, però el màxim avantatge és una esquematització de la feina que evita confusions, i permet realitzar un millor seguiment dels projectes.

Hora de revisar el que faig…

Per mantenir en forma el nostre sistema necessitem realitzar un seguiment dels elements que el componen. A continuació repasso  les tres revisions que realitzo amb certa assiduïtat:

  • Revisió Diària: Repàs ràpid de 5 minuts abans de començar la jornada, identificant totes les tasques clau. Al finalitzar el dia, si s’ha produït alguna incidència destacable o s’ha presentat algun ocasió per aplicar els meus coneixements productius l’anoto. Ideal per refrescar la memòria en el seguiment setmanal.
  • Seguiment Setmanal.
    • Reviso tot el meu sistema de llistes
    • Realitzo una recopilació creativa de tasques i noves idees.
    • Processo la meva inbox física.
    • Valoro les decisions preses durant la setmana. Si he comes errors, intento plantejar una possible solució.
  • Seguiment periòdic dels meus projectes. (Cada dos mesos) Revisem la execució dels projectes de llarga duració. Si hi ha una acumulació excessiva d’accions a realitzar les reestructurem, eliminant les innecessàries o fusionant les que tenen un denominador comú. Pot semblar críptic… aviat hi dedicaré un post.