La meva implementació GTD. Part I

Screenshoot de les meves aplicacions per a la gestió GTD

Us vull explicar com implemento GTD. No tant sols quines eines utilitzo, també quines petites variacions he introduït en el sistema per adaptar-lo a les peculiaritats de la meva feina, i els meus projectes. Fa pocs mesos que vaig començar seriosament amb el sistema vaig polint les imperfeccions de la meva implementació buscant una base solida sobre la que desplegar la meva creativitat i desenvolupar les meves habilitats.

El primer és el primer, un Inbox.  Es tracta d’una caixa de cartró on deixo tots els documents i correspondència que rebo durant la setmana, durant el seguiment setmanal els processo o els arxivo segons convingui.  Simple i funcional.

M’he decantat per Evernote com a software per  gestionar les meves llistes. Tots els que l’utilitzen fan enfasis a la seva capacitat per sincronitzar contingut en els diversos equips i dispositius que utilitzen. En el meu cas, he deixat de banda aquesta faceta del programari, només treballo amb un equip i he descartat el seu ús en dispositius, per no comptar amb una tarifa plana pel meu mòbil.  L’utilitzo per la facilitat a l’hora de crear tasques, organitzar-les per carpetes/notebooks i  classificadors/tags, i el fet de sincronitzar el contingut amb el núvol permet compta amb una copia de seguretat de la meva informació.

Últimament he començat a utilitzar OneNote per gestionar els meus projectes. Gracies a la seva versalitat per organitzar les tasques en seccions i subseccions. Puc crear un projecte anomenat Blog, Finances personals, Feina… que podríem anomenar línia de treball i dins seu crear una secció per cadascuna de les tasques de varis passos a realitzar, el clàssic projecte de GTD. Evernote és més limitat en aquest aspecte.

Per prendre notes quan no compto amb un accés a Evernote a prop, tinc el meu smartphone amb OneNote Mobil instal·lat. Recullo totes les tasques i idees que van sorgint,  m’agrada la possibilitat amb la que compta el programari de crear notes de veu, i capturar  imatges.  Un cop obro Evernote les bolco totes al InputBox del programa.

Imprescindible comptar amb un calendari. Google Calendar hem permet programar les meves cites i les tasques repetitives, com els seguiments setmanals, la revisió mensual del material de consulta o la resta d’accions de manteniment.  Desfer-me de la preocupació de planificar-les repetidament és una preocupació menys a la que he de fer front.

Utilitzo un quadern moleskine per fer  un repàs del meu dia a dia, quins problemes i imprevistos m’he trobat, com els he solucionat, i si alguna de les decisions no ha sigut totalment adequada , com podria millorar-les. Aqueta  practica m’ajuda a l’hora de fer el seguiment setmanal. Recordo tots els detalls de la meva activitat setmanal i hem permet fer correccions del meu comportament. Utilitzar un moleskine és un incentiu per no saltar-me  la revisió diària i el seguiment setmanal. Escriure m’agrada, i amb aquests quaderns milloren l’experiència d’usuari J.

Es un sistema en evolució, que encara ha de patir ajustos. Actualment té alguns inconvenients importants que haure de solucionar per treballar eficientment, com per exemple el fet de treballar amb 3 Inbox, la del meu smartphone, la d’Evernote i la física. En un futur s’haurien de reduir a 2, física i virtual. La setmana que be complementaré el post amb els problemes i els errors més comuns que m’he trobat a l’hora de posar en marxa GTD.