Revisió GTD: La revisió diaria

Imatge via Chris Campbell sota llicència Creative Commons

Les revisions, a diferents nivells, són les eines per depurar el sistema GTD. Detectem i polim els nostres errors.  Considero necessari realitzar-ne diferents tipus: diàries, setmanals, periòdiques per controlar els nostres projectes o endreçar el nostre material de consulta, o de seguiment d’objectius. Cadascuna d’elles s’enfoca a uns aspectes concrets de la metodologia. En les properes setmanes escriure  una sèrie de posts  sobre cadascuna d’elles, explicant en que consisteixen i com es complementen entre si.

Podem classificar les diferents revisions pel període de temps que abracen. Totes són importants, però per a mi la fonamental és la revisió diària. Quan pensem en una revisió diària de les nostres tasques, de com ens ha anat el dia, pensem en un període de reflexió més o menys llarg al final de la jornada. Jo no ho veig així. Per mi, la revisió diària te dues línies d’actuació, la primera de preparació i la segona de verificació:

  • Preparació. Identificació i planificació de les tasques a realitzar durant el dia:
    • Un cop hem iniciat la nostra jornada, en el meu cas mentre esmorzo, dedicar cinc minuts a enumerar totes les tasques que són imprescindibles realitzar durant el dia. Tasques claus. La intenció és que un cop identificades, recordem la seva transcendència i això ens ajudi a fixar-les en la nostra ment com una prioritat.
    • Abans de començar la jornada, un cop ja estem en el nostre lloc de treball, establirem les tasques a realitzar, i si és convenient en quines accions les dividim. Consultem la nostra agenda per recordar les cites importants. En el meu cas hem connecto al meu compte de GMAIL per llegir els avisos enviats per Google Calendar.
  • Revisió. Un cop finalitzada  jornada dediquem de 5 a 10 minuts a avaluar els moments més importants del dia. Quins problemes ens hem trobat, com els hem solucionat, quines decisions hem pres. Podíem haver-ho fet millor, i si és així quina hagués sigut la decisió més adequada. Fem-ho en positiu, sense castigar-nos pels nostres errors. Limitem-nos a identificar-los, a proposar una solució per ocasions futures i continuem endavant. Jo ho faig per escrit, m’ajuda a recordar de cara a la revisió setmanal, a més escriure m’agrada, el que em motiva a realitzar la revisió cada dia.

Presento una formula de revisió diària adaptada a les meves costums. Potser no és imprescindible registrar per escrit cadascuna de les nostres decisions productives, el realment important és assimilar el costum de identificar els moments clau del dia abans d’iniciar la jornada i desenvolupar un esperit crític que permeti avaluar-nos periòdicament per tal d’entrar en una dinàmica de millora constant.

Per acabar, fer èmfasi en la necessitat de realitzar la revisió del final del dia relaxat, sense ansietat, ni mal humor que contamini la nostra avaluació.  Repassem , corregim i continuem endavant.