Revisant GTD: Desglossant la revisió setmanal

Imatge via stuartpillbrow sota llicència Creative Commons

El moment culminant de la setmana arriba els dissabtes quan miro enrere i em disposo a fer la revisió setmanal. És la forma que tinc de resintonitzar el meu sistema GTD, polint totes aquelles imperfeccions i corregint els desviaments que van sorgint. Desincronització. Una part important del sistema consisteix en aplicar de forma estricta els seus preceptes bàsics, adaptant-los –de forma creativa- a la nostra manera de treballar. En qualsevol dels dos casos es freqüent provocar un allunyament del patró d”aplicació, i per tant una pèrdua d’eficiència a l”hora de gestionar les nostres tasques. Fa temps ja vaig dedicar un post a aquest tema, a continuació en desglosso el procés i presento les particularitats que hi he afegit.

Per començar reviso tot el que tinc pendent, em refereixo a tot el que m”ha caigut a les mans durant la setmana, correspondència, correus electrònics que han quedat pendents de contestar o que he separat per rellegir i contestar amb més calma. Miro el calendari i afegeixo a la llista per processar totes les cites de la pròxima setmana. Un cop finalitzat aquest procés previ, estic llest per llençar-me al seguiment setmanal.

Primer processo la meva inbox física, convertint tots els papers, correspondència, cites i altres assumptes pendents en una nota en la meva inbox virtual a Evernote. Reconec que gran part de la meva correspondència real i virtual –email- acaba a la paperera, però concentrar la seva revisió en un sol dia permet dedicar-hi el temps (quantitat) i l’atenció (qualitat) necessària per avaluar si se”n derivà alguna acció, o es pot desestimar.

El segon pas és la revisió de les llistes GTD. La revisió del contingut de les llistes ens permetrà reubicar tasques, desestimar-les i agrupar-les per evitar duplicitats. El procés inclou les llistes comuns de GTD i les llistes de control que haguem creat per gestionar tasques especifiques. La gestió del material de consulta en queda fora. Revisarem els nostres arxius periòdicament, una vegada al mes. No entren directament en joc i per tant no són vitals per el seu bon funcionament, i el moviment de contingut no és tant dinàmic per tant la seva organització no es deteriorarà a tanta velocitat.

El tercer pas consisteix en realitzar una recopilació creativa que ens permeti realitzar un bolcat d’idees, un buidat mental de totes les nostres ocurrències i possibles projectes. Personalment integro aquest pas en la resta d’etapes de la revisió, per mitja de la relació d’idees i conceptes m’he adonat que puc treure’n més suc. A l’hora de revisar i analitzar els diversos temes en curs durant la revisió em venent a la ment tots aquells detalls pendents, formes per millorar el resultat de qualsevol activitat o ocurrències que poden acabar convertint-se en futurs projectes.

El quart pas és la clau per la millora dels nostres hàbits productius. En la part final de la revisió avaluarem les decisions preses durant la setmana en l’àmbit productiu. Per això és important comptar amb un registre d’activitat diari. Si no en disposem correm el risc d’oblidar o passar per alt detalls importants. Repassem cadascun dels problemes i valorem la solució aplicada, si aquesta no ha sigut del tot optima en proposem una d’alternativa. Mirar-ho en fred, des de la distancia, ens permetrà aplicar una major perspectiva. És important remarcar que hem de realitzar l’avaluació sense culpabilitzar-nos, entenent que no podem canviar de costums d’un dia per l’altre, variant cada setmana detalls que sumants – al cap d”algunes setmanes – facin que les millores siguin perceptibles.

Per acabar, i com a pas addicional, enumero totes aquelles tasques de creixement que he realitzat durant la setmana i que m’han aportat alguna cosa nova. Totes les accions que realitzem les podem dividir en tasques de manteniment, que serveixen per tirar endavant les nostres tasques i projectes habituals, i les de creixement, noves experiències o coneixements que ens donen una nova perspectiva per afrontar les nostres obligacions. En el meu cas és un costum que hem serveix per no perdre l’entusiasme en la cerca de la millora continuada, una manera d’estar prou atent a les oportunitats i als canvis.

Per acabar, recordar la importància de dedicar un temps predefinit, en un lloc tranquil, durant el qual puguem centrar-nos a realitzar la revisió sense interrupcions. Si la realitzem de forma difusa, descentrats, o de forma parcial, perdrà tota l’efectivitat, no comptarem amb la perspectiva crítica suficient per decidir quins canvis cal aplicar per restablir el nostre sistema.