GTD: Revisions i manteniment

Imatge via claspingwalnut sota llicència Creative Commons

Les revisions de manteniment no són res més que revisions ordinàries a material de segon ordre, dit d’una altra manera revisar dades amb un menor moviment per extreure informació del nostre sistema, i conservar l’ordre en el material auxiliar de consulta. El post versa sobre tres possibles tipus de continguts administrats des de GTD, o que hi intervenen d’una forma indirecta, argumentant la motivació que ens dur a realitzar-la i indicant la periodicitat recomanable per dur-la a terme.

El material de consulta i d’arxiu. Un arxiu pot acabar convertint-se en un pou sense fons en el que la nostra informació es va sedimentant en capes fins a formar un feix intel·ligible de documentació. Amb un abandó progressiu dels nostres hàbits a l’hora de tractar les tasques finalitzades, les que no requereixen de cap acció/projecte, o tot el material necessari per dur a terme quelcom. Un petit descuit, arxivant material allí on no correspon, o un dubte en un moment donat que ens empeny a crear un receptacle amb un nom com varis o temporal pot ser el desencadenant per que passem d’arxivar a apilar. Revisar amb certa periodicitat permetrà corregir tots els inevitables errors, i descuits, que tots cometem. Un cop tinguem clara l’estructura del nostre arxiu – ja en parlarem del tema un altre dia – revisarem el seu compliment, solucionant els petits – o no tant petits – inconvenients ocorreguts des de l’última revisió, i generant les tasques via Inbox per totes aquells problemes més costosos, que no poden ser resolts en una sola sessió. Periodicitat recomanada: Mensual, Trimestral.

Seguiment dels projectes. Important. Per progressar hem d’assolir els nostres objectius i per fer-ho és indispensable una revisió, o un seguiment periòdic. Enfocant el tema a través de la seva vessant temporal, si classifiquem per data d’entrega els nostres projectes podem dividir-los en dos grups: Els que tenen una data d’entrega i els que no. Evidentment, els criteris per realitzar el seguiment seran diferents. Si hi ha una data límit aquesta pesarà decisivament l’hora de decantar la valoració. Si no en té, per exemple un projecte com blog o finances personal, podem jutjar el seu desenvolupament per altres criteris com la consecució d’objectius. Per aquest segon cas, res millor que definir una llista secundaria associada a la llista del projecte, on enumerem tots els seus objectius. A mesura que es completin les tasques o accions necessàries els anirem eliminant. Una forma ràpida de realitzar un seguiment de les nostres línies de treball, que no implica la complexitat d’altres  sistemes que requereixen de recursos com, diagrames de Gantt o balanços de resultats. Periodicitat recomanada: Setmanal (per petits projectes), Mensual (per projectes de més abast).

Revisió periòdica de llistes de control. Entre les moltes llistes de control que creem, pot haver-ni algunes que valgui la pena revisar amb una certa periodicitat. Totes aquelles que acumulin tasques que no tenen la prioritat dels nostres projectes, o de les llistes convencionals, sense arribar a ser classificades com tasques que algun dia es faran. Per posar algun exemple llistes amb tasques per al nostre temps d’oci, amb direccions URL, lectures pendents, gravar algun cd… Desestimades inicialment per ser incorporades alguna llista de control més convencional com @ordinador, @oci o similars. Recomanable per aquells àmbits en els quals tenim un cert interès i que a causa de les prioritats del dia a dia queden en un segon pla. Amb aquesta formula evitem que caiguin en l’oblit i s’abandonin. Periodicitat recomanada: Bimensual.

En resum hem de comptar amb uns criteris clars per obtenir una valoració de la revisió, establir una periodicitat adequada per no fer excessivament repetitiva la tasca i perdre el temps amb seguiments sobre canvis massa minsos. Com ja he mencionat la periodicitat que mostro en cada apartat pot variar segons el volum de dades que movem, el nombre i la tipologia de projectes que administrem, com sempre hem d’adaptar el sistema a les característiques de la nostra feina.  La cirereta al pastis, serà comptar amb una eina que ens permeti programar les revisions per tal d’oblidar-nos d’elles. Us recomano Google Calendar: gratuït i que permet crear tasques amb repetició, i amb enviament d’avis. Una pinzellada superficial a l’àmbit de les revisions periòdiques en GTD, la part més grisa però necessària per que el mecanisme continuí en marxa.