Bases per a la gestió de projectes amb GTD

Imatge via 427 sota llicència Creative Commons

En un dels meus primers post sobre el sistema GTD feia un repàs dels motius que em van empenyem a cercar recursos i posar en practica una metodologia per augmentar el meu rendiment. La sensació que desaprofitava el meu temps lliure, el qual invertia en projectes de caire personal, es va fer cada cop més intensa. Després de quasi bé un any la situació ha canviat substancialment. Han desaparegut els buits i l’avorriment en el meu temps no-laboral. Per primera vegada en molt de temps avanço, i això em satisfà.

Però tot i mirar enrere i apreciar el camí recorregut soc conscient que encara tinc molt tros per endavant. El meu proper repte és optimitzar la gestió i execució dels meus projectes. En el proper post mostro alguns dels problemes més habituals, i com els estic solucionant aplicant GTD al peu de la lletra.

No espereu un decàleg de com afrontar un projecte, ni una llista de consells i recomanacions. La primera fita és aconseguir entendre i consolidar els conceptes bàsics: Que entenem en GTD com  projecte i amb que ho confonem habitualment.

En GTD un projecte és qualsevol tasca composta per varies accions simples i indivisibles. Per qui no practica una metodologia  de gestió de tasques un projecte pot ser  quelcom més extens i complex, per exemple: Crear un blog. Sense GTD crearem una llista titulada Blog Personal on enumerarem les següents tasques:

  1. Buscar un CMS i un servei de hosting.
  2. Dissenyar el blog.
  3. Crear comptes en les xarxes socials per promocionar-lo
  4. Començar a crear contingut
  5. Iniciar campanya de promoció
  6. etc….

Passos poc concrets, que costa diferenciar-los i que poden estar compostos d’una gran quantitats d’accions individuals i indivisibles. Probablement si tingues que crear un blog i usar GTD per gestionar el procés cadascun dels anteriors passos seria un projecte, el primer potser el podria dividir en dos de diferents, localitzar un hosting i triar un CMS per estructurar el contingut. Utilitzant GTD agafaria el pas 4 Crear contingut /Escriure un post, el transformaria en un projecte i  la llista d’accions seria quelcom similar al següent:

  1. Escollir un tema pel post
  2. Crear un esquema del contingut
  3. Buscar documentació i referencies
  4. Redactar el text
  5. Maquetar el contingut.
  6. Cercar imatge, o material multimèdia per il·lustrar-lo
  7. SEO: Escriure una breu descripció i classificar-lo amb tags.
  8. Fer un avançament del contingut a xarxes socials com Twitter
  9. Programar-ne la publicació

Per cadascun dels temes que es perllonguen en el temps, no tenen una data de finalització concreta, com el desenvolupament del nostre blog, seguir els nostres estudis (Ex: un postgrau), la gestió de finances personals… és millor ubicar-los en llistes separades fora del sistema GTD bàsic. Per cadascuna de les tasques relacionada amb un d’aquests assumptes que vulguem tirar endavant, obrim  un nou projecte i en sequenciem les accions a executar. Entre els principals avantatges que m’aporta seguir aquesta rutina hi ha els següents:

  • Simplifiquem el problema. La divisió en accions senzilles ens permet desglossar la feina i l’esforç que hi dedicarem.
  • Llistar totes les accions del projecte  ens marcarà la ruta a seguir fins al final. Tenint sempre clar la següent tasca a fer evitarem confusions i pèrdues de temps decidint que hem de fer. Al mateix temps ens ajudarà a visualitzar el final del projecte.
  • Ens ajuda a mantenir la motivació. Cada cop que finalitzem una de les accions experimentarem part del plaer de finalitzar una part de la tasca,  i en veurem més a prop el final.
  • No embrutem el sistema de llistes GTD. Cada tema permanent disposa de la seva llista fora del sistema, evitant que tasques vinculades es barregin en les carpetes algun dia, o quedin dipositades a Següent ad eternum.

Com a punt i final del post, subratllar un parell d’idees. Remarcar que aplicant al peu de la lletra els conceptes acció simple i projecte com a conjunt seqüencial d’accions simples facilitarem el acte de FER, d’executar i acabar les nostres tasques. Per altra banda, el fet de mantenir llistes separades del sistema GTD per als temes permanents col·laborarà a mantenir el dinamisme del nostre sistema de gestió de tasques.

És una part del sistema de gestió de projectes amb el que treballo. M’agradaria que compartíssiu les practiques que utilitzeu al posar en marxa un projecte. Com sempre podeu fer-ho a través d’un comentari en el post.