Pautes per implementar GTD amb Evernote

Fa uns mesos ja vaig escriure una sèrie de posts de com implementar GTD amb varis sistemes, uns de més clàssics i altres més actuals,  tancant-la amb  un post sobre la meva gestió de  GTD (part 1 | part 2). Mesos després he treballat el meu sistema i l’he simplificat. Utilitzo una sola aplicació combinada amb un sistema d’anotacions manuscrites en una llibreta que sempre duc a sobre. El fet és que no volia tornar a escriure –de moment– un post sobre com implemento el sistema, però si que volia compartir amb vosaltres algunes pautes que m’han ajudat a convertit Evernote en el meu gestor d’accions, projectes i arxiu virtual.

Utilitzar racionalment Stacks, Notebooks i Tags. El que busquem és crear un sistema organitzat, fàcil d’utilitzar i de mantenir.  Hem de controlar-nos a l’hora de crear carpetes per classificar qualsevol tipologia d’accions, des de que es va incloure la possibilitat de crear stacks (piles de carpetes) és quelcom molt llaminer i que pot dur el sistema a un nivell de complexitat excessiu. Per no perdre’ns pel camí us suggereixo:

  • Stack/Carpeta principal. Per agrupar carpetes amb una funció comú. Jo tinc les següents piles de carpetes: llistes del sistema GTD, Projectes, Llistes de suport, Arxiu i material consulta i àrees de responsabilitat.  De cadascuna pengen les subcarpetes de cada tema, on hi ubico les notes/accions adscrites. Un avantatge addicional es que amb un clic podem ocultar/mostrar les carpetes que conte. Útil per mantenir visibles només les imprescindibles per treballar, evitant distraccions innecessàries.
  • Subcarpeta. Per un tema en concret dins la línea marcada pel Stack. Ex: carpetes Pròxim, Algun dia, InputBox, A l’espera per GTD, o una carpeta per cada projecte dins de l’stack Projectes. Si no es absolutament imprescindible i podem solucionar el tema amb classificant amb un tag i una Cerca guardada, evitarem crear la carpeta. Els elements innecessaris creen confusió.
  • Tags. Per assignar una classificació més explicita a les notes.  Fa poc parlava de la llista de petites tasques, assignant el temps a la nota en un tag: 10min, 15min podríem ometre la llista. En un altre ordre de coses classificar de forma assertiva les notes, al treure-les l’inbox ens facilitarà localitzar-les si treballem amb una gran quantitat, o quan les  col·loquem al nostre sistema d’arxiu una vegada finalitzades. No més de 3 per nota, sinó podem acabar creant confusió.

Conèixer a fons la cerca i utilitzar Cerques Guardades. A través d’una cerca guardada podem obtenir una llista de resultats amb un sol clic. Definirem la cerca un sol cop a traves da Arxiu > Nova cerca guardada. Per aprofitar al màxim les seves possibilitats hem de dominar les paraules reservades que s’utilitzen, us recomano la lectura dels post  31 evernote ninja tricks i libretas inteligentes, per introduir-vos en aquesta disciplina. Per la meva part em comprometo a escriure un post sobre la cerca en Evernote les properes setmanes ; ). Recordeu que amb la opció prèmium la cerca avarca el contingut dels documents adjunts, incloent imatges amb text. Podem fer una foto amb el mòbil a una targeta de visita i quan la passem a la aplicació reconeixerà el text capturat (Increïble, funcionalitat de pagament, però increïble)

Crear plantilles per projectes. Molts dels meus projectes són bastant repetitius, escriure un post, realitzar una copia de seguretat, o per qualsevol projecte que inclogui un nombre de tasques comuns en cada execució.  Per estalviar-nos la redacció de les tasques del projecte cada cop creem una carpeta amb el desglossat de les accions i amb la opció Arxiu > exportar l’exportem a un arxiu amb extensió .enex.  Cada cop que realitzem el projecte, o un de semblant, només haurem d’importar (Arxiu > Importar) l’arxiu .enex creat en una ocasió anterior.

Utilitzar caselles de verificació per crear llistes de control. Dins el nostre magatzem podem crear una carpeta, o utilitzar un tag, per emmagatzemar les llistes de control. La llista només la crearem una vegada ,recuperant-la i imprimint-la cada cop que la utilitzem. Les crearem utilitzant la casella de verificació que trobem a l’editor de text.  Disposen de la seva paraula reservada a les cerques. [todo : false | true | * ]

Utilitzar l’email d’usuari @evernote.com per sincronitzar les nostres idees.  A cada usuari que és registra amb Evernote se li assigna una adreça de correu amb el domini de l’aplicació. Podeu trobar la vostra a Eines > Informació del compte. Al enviar un correu, el contingut d’aquest es descarregarà a la carpeta marcada com a principal.  Es una opció ideal per recopilar, per a tots aquells que no utilitzen un smartphone amb l’aplicació instal·lada, o que no poden accedir a l’aplicació durant la seva jornada laboral. Una o dues vegades al dia  enviem un correu amb totes les idees registrades de 9 a 18.   Admet  documents adjunts.

En cada post us demano que compartiu els vostres punts de vista i opinions, però avui voldria anar una mica més lluny. Se que molts de vosaltres utilitzeu Evernote per gestionar GTD o com a magatzem virtual, la qüestió és que m’agradaria que em féssiu arribar els vostres trucs, aquelles practiques que us permeten automatitzar tasques, o que us faciliten més la feina. Vull recopilar-les totes en una guia de referència ràpida d’Evernote. Si me’ls voleu fer arribar, podeu utilitzar els comentaris, el  meu compte a Twitter @davidtorne, o el formulari de contacte del blog.   La idea es crear el document sota llicència Creative Commons reconeixent l’autoria de tots els que hi ha participat, distribuint-lo gratuïtament.

T’interessarà llegir més sobre la meva implementació del meu GTD amb Evernote (2011)

K3QW5PYWCSNY