Practica GTD, utilitza les llistes de control

Imatge via AlanCleaver_2000 sota llicència Creative Commons

Una de les pedres amb les que he anat ensopegant durant tota la vida han sigut els oblits. La meva memòria és un desastre, em resulta extremadament fàcil dispersar-me i oblidar qualsevol cosa. Ho he provat tot, els post-it’s, recordatoris, fins alarmes al mòbil, sempre hi havia lloc per l’error. Quantes vegades hem sortit a comprar, anat de viatge o fet qualsevol desplaçament per motius de feina, i al arribar ens en adonem que hem oblidat quelcom important. A part de la cara d’idiota, et queda un regust realment desagradable. Avui vull parlar del recurs que he trobat dins de GTD per pal·liar aquest defecte, les llistes de control.

Si un dels objectius de GTD és alliberar la nostra ment del soroll de pensaments i problemes, les llistes de control són una de les eines més efectives per convertir molts d’aquests entrebancs en un simple tràmit. Una llista de control consisteix en crear una llista d’accions a realitzar per completar una tasca. Igual que quan rebem una comanda amb varis articles revisem l’albarà per cerciorar-nos que hi es tot, la mecànica d’una llista de control – o checklist – consisteix en puntejar cadascuna de les accions que la composen com a senyal que s’ha completat. Podem usar-les en situacions similars a les següents:

  • Tasques a realitzar de forma periòdica i que no varien substancialment. Tot tipus de tasques repetitives, per exemple rutines per la neteja de la casa – imprescindibles per solters – o per realitzar el nostre seguiment setmanal.
  • Per tasques esporàdiques. Em resulta de gran utilitat tenir una llista de tot el que he de preparar per la meva cita anual amb hisenda. Una llista confeccionada de forma espontània abans de conèixer GTD.
  • Altres temes enfocats a la recopilació, per exemple una simple llista de la compra on apuntem tot el que necessitem i anem tatxant-ho a mesura  que ho fiquem a la bossa.

Posar en pràctica l’hàbit d’utilitzar checklist és una via per evitar els oblits i descarregar la nostra ment de preocupacions innecessàries, però a la vegada ens permet convertir-nos en persones més detallistes a través de l’ús d’una metodologia per sistematitzar processos. Cada cop que ens trobem davant una situació – que com les descrites en els punt anteriors – creiem que ens pot donar problemes crearem la nostra llista de control. Sistematitzem reduint el nombre de factors que queden a l’atzar.

Si els procés és  poc variable serà difícil que la llista canvií, per tant dedicant una mica de temps el primer cop podrem guardar-la i recuperar-la cada cop que la necessitem. Sóc un partidari de treballar amb paper i llapis sempre que es pugui però en aquesta ocasió recomanaria guardar les llistes en suport informàtic i imprimir-les cada cop que les necessitem. Recomano crear-les amb un editor de textos i guardar-les en una carpeta reservada per aquesta funció. Si voleu elaborar-ho una mica més podeu recorre a Evernote i la seva opció per crear checklist. Una altra opció és recorre a una aplicació mòbil com Onenote als terminals Windows Mobile (ve preinstal·lada) o GTD Agenda per iPhone o Android.

GTD m’ha ensenyat que una mica de burocràcia pot arribar a ser bona, la necessària per ordenar les nostres idees i sistematitzar les nostres accions. Les llistes de control en són un dels exemples més clars. En el meu cas me serveixen per no oblidar cap eina en els meus desplaçaments laborals, realitzar la recopilació de tot el necessari per a tràmits burocràtics, o per comprovar tot el que he de tenir en compte abans d’una sessió de treball sense interrupcions. M’interessaria que compartíssiu l’us que feu vosaltres i quines eines utilitzeu. Compartiu la vostra experiència en forma de comentari o si ho preferiu envieu-me un tweet a @davidtorne ; )

  • Xavi

    Hola David, acabo de descobrir el teu blog i et felicito. Primer per la informació que hi ha i segon per escriure-la en català (és l’únic que he trobat sobre productivitat).

    Per fer les llistes de control faig servir l’outlook. La versió del 2010 és bastant configurable i m’ajuda a tenir-ho tot controlat. No està al núvol, però ja m’està bé, així només ho puc veure quan estic a la feina.

    Podries fer alguna recomanació sobre l’ús de l’outlook i el GTD?

    Gràcies.

  • Gràcies pel teu comentari, fa temps vaig escriure sobre la implementació de GTD en Microsoft One Note, http://blog.davidtorne.com/2010/10/implementant-gtd-amb-onenote/ un dels post que vull escriure en un futur inmediat va sobre implementar GTD utilitzant varies eines d’office…