No caiguis en la multitasca

Imatge via niezwyciezony sota llicència Creative Commons

La multitasca és una contradicció productiva. Ens basem en el fals precepte que  diu  “Si treballo més, sóc més productiu”, treballar  en paral·lel en varis assumptes ens dona la falsa sensació que som més productius. En tenim la sensació, però la realitat és ben diferent. Repartim la nostra energia i la nostra atenció en varis assumptes. Al no enfocar-nos cap a un tema concret ens veiem obligats afrontar altres complicacions, com el fet d’haver de desconnectar d’un assumpte i enllaçar amb un altre, no poder buidar la nostra ment dels detalls d’altres temes en marxa, les preocupacions que es derivin de cadascun d’ells… La multitasca és un miratge. En el seguen post repasso algunes situacions  que poden donar lloc a la multitasca.

Tancar un tema abans d’obrir-ne un altre. Treballar seqüencialment, una cosa darrera l’altra. Per fer-ho es indispensable comptar amb una llista de tasques clau a realitzar durant el dia. Cada cop que n’acabem una passem a la següent sense tenir que dedicar temps a decidir-ho, evitant que aparegui el dubte.  Ens imposem una rutina a seguir, el que ens evitarà saltar de tasca en tasca,  perquè no ens motiven o perquè n’hi ha una altra que resulta més atractiva. Hem de focalitzar en la tasca que realitzem en cada moment per evitar la dispersió i la temptació de passar a una altra sense haver acabat la primera.

Evitar els escenaris que donin peu a iniciar diverses tasques a la vegada. Si estàs davant l’ordinador i has de fer qualsevol trucada demora-ho, deixa-ho pel final del matí o de la tarda. Una trucada a un client per una consulta pot provocar que aquest et plantegi un dubte o un problema i que se’t obri un nou front de batalla abans que hagis acabat el que tens entre mans. Un altre exemple és l’ús del navegador i la possibilitat d’obrir múltiples solapes, on carreguem diferents pàgines per diferents temes i comencem a anar-nos en per les rames fins oblidar el que buscàvem … (veure el post del blog Thinkwasabi).

No cedir davant les peticions de terceres persones. Més d’un cop m’he trobat en la difícil situació d’haver de fer front a dues urgènciesa la vegada. Habitualment un client et pressiona perquè acabis un tema, i en aquell instant reps una altra trucada d’un altre plantejant-te un problema amb la mateixa insistència.  La sortida es troba a exposar-los la situació i fer-los entendre que hauran d’esperar. Si comencem a treballar en els dos temes no n’acabarem cap en un període acceptable. Tu esculls, tenir-ne un d’enfadat o els dos. Totalment aplicable a companys de feina i als caps.

Vigilem amb les tasques de background. En el món del software un procés que s’executa en background és una funcionalitat que utilitza una part dels recursos de la maquina per fer una feina sense impedir que l’usuari continuí treballant amb l’equip. En el nostre cas seria qualsevol tasca que podem executar sense que requereixi la nostra atenció: Realitzar copies de seguretat, descarregar arxius i altres processos informàtics similars… A priori podem deixar-los en marxa i dedicar-nos a altres coses, però si alguna cosa va malament requeriran la nostra atenció i es convertiran en una tasca més.  Dediquem temps a configurar l’entorn per minimitzar el risc de fallida i establim una periodicitat adequada per la seva execució.

No barregem feina i oci. El temps per treballar és per treballar, i el temps lliure per l’oci. Combinar activitats com treballar davant del ordinador i escoltar música. Recopilar informació a internet per projectes professionals mentre llegim els nostres feeds o el diari ens pot trencar el ritme de treball, ens distraurà i mermarà  seriosament el nostre rendiment. No combinem activitats dels dos tipus, reservem temps específic per cadascuna d’elles.

Cinc situacions per estar en guàrdia. Durant tot el post es repeteixen  es repeteixen una sèrie de conceptes clau que hem de manejar amb fluïdesa per fer front a totes aquestes situacions, i a moltes d’altres que se’ns poden presentar: focalitzar, planificar la nostra jornada, saber respondre als imprevistos, consolidar una metodologia de treball és el que realment evitarà que caiguem en la multitasca.

Si tens algun truc per no caure en la multitasca o pots identificar alguna situació més deixa un comentari en el post. Si t’agradaria que escrivís sobre algun tema en particular pots enviar-me un Tweet a @davidtorne