Distribuir la nostra feina en franges

Imatge via atermath sota llicència Creative Commons

En els últims posts he fet referència al sistema de treball per franges. No te cap secret, agrupem tasques d’un mateix tipus amb la intenció de fer-les totes dins del mateix bloc de treball. He pensat que seria útil reflexionar sobre el tema, afegint una nota a la que dirigir-vos quan es tractin temes del flux de treball en posts que vindran a continuació. El post d’avui justifica perquè incorporar aquest mètode al nostre sistema de treball, i quins son els detalls més importants que hem de tenir en compte a l’hora d’implementar-lo.

En que consisteix treballar per franges, o per blocs?

Molt fàcil, agrupo les meves accions per un mateix tipus de tasca (llegir email, trucades, feina davant l’ordinador, sortides de l’oficina… ), i   els hi assigno una hora o un segment del meu horari per dur-les a terme. D’aquesta manera, evitarem fer-les de forma individual al llarg de la nostra jornada desaprofitant el nostre temps i la nostra energia.

Quin valor aporta incorporar el treball per franges a la nostra rutina?

Parlant des de la meva experiència personal diria que la gran millora és l’augment de la focalització en les nostres tasques. A l’hora de processar tasques d’un mateix tipus ens estalviem el canvi de xip que fem cada cop que saltem a una feina d’un altra tipus. El fet de processar una llista de tasques de la mateixa família ens ajuda a mantenir-nos centrats en la seqüència d’accions a realitzar. Sens dubte la principal motivació per dur-ho a la practica, però  hi ha altre motius que et poden ajudar  a millorar alguns punts febles de la teva productivitat:

  • Evitem procastinar tot aquelles tasques que no ens motiven o que ens resulten  fatigoses. Estem marcant un moment del dia per dur-les a terme. Ens ajuda a assumir-les com una part de la nostra rutina diària, reduint així el refús que ens generen.
  • Concentrem la execució de totes aquelles tasques que poden condicionar-nos a l’hora de canviar les nostres prioritats de treball. Em refereixo a les trucades que hem de retorna i el processat del correu electrònic. Reduirem les possibilitats de que un factor extern ens convenci per canviar la nostra rutina i ens obligui a fer el conseqüent canvi de xip.
  • Posem un límit de temps a totes aquelles tasques menja estones. En el meu cas, tot el que te a veure amb navegar per internet, llegir feeds, twitter… i el visionat de la TV per passar l’estona…. Marca una hora d’inici i una de final, i evitaràs llençar el teu temps per l’aigüera.
  • Ens obliga a planificar mínimament les nostres tasques pendents. El simple fet de pensar en agrupar-les ens permet repassar el que hi ha per fer, i que processarem en el següent lot. Fem una selecció implícita d’accions següents, mentre executem les tasques d’una franja sempre sabrem que és el següent que hem de fer.

Com ho duc a la practica?

Mantindrem tantes llistes obertes com franges o blocs de treball executem. Cada cop que sorgeixi una d’aquests assumptes el convertirem en una acció i el deixarem en la llista. En el cas que l’execució d’aquesta acció requereixi alguna preparació redactarem les tasques i les realitzarem abans d’entrar a processar totes les tasques de la llista. En GTD crearíem un projectevaries accions per realitzar una tasca – fent primer aquelles que son necessàries per preparar l’assumpte, i tancant-lo quan executem tot el bloc d’accions del mateix tipus.  Per exemple, a l’hora de redactar els text d’ajuda que aniran dins del manual d’usuari per una aplicació, procuro tenir tots els recursos a l’abast per fer aquesta feina (anotacions tècniques, imatges que utilitzarem, vincles a webs per enllaçar…). Això em permetrà centrar-me en les diferents accions de redactat.

Per les activitats que realitzem dia a dia, com revisar el correu o trucar tornades, el més pràctic és comptar amb llistes per escrit que tinguem sempre a mà. Per tasques a realitzar en franges de treball en dies posteriors, o que realitzem setmanalment, podem gestionar-les amb la nostra aplicació de tasques: Springpad, Evernote o FacileThings.

Per a quin tipus de tasques ho puc utilitzar?

Jo ho utilitzo per dos tipus de tasques, petites tasques repetitives i tedioses que em motiven poc, i les que realitzo amb una certa periodicitat. Les primeres poden ser les ja anomenades: tornar trucades de telèfon, processar els meus correus electrònics o gestionar les meves respostes a twitter. Les segones poden ser activitats que realitzo regularment però amb una menor freqüència, com revisar mensualment el meu estat de comptes, feina a realitzar fora de l’oficina (és un bon exemple tot i que no és el meu cas) o revisió de les correccions a aplicar als productes que desenvolupa la meva empresa  (el meravellós món de la programació d’aplicacions per a la gestió…).

Com sempre desitjo que aquesta informació us sigui útil, però sobretot que hagi quedat clar el concepte de treball amb franges. Si hi ha alguna cosa del post que vulgueu comentar, que no us hagi quedat clar, o sobre el que vulgueu aportar quelcom podeu fer-ho a través dels comentaris o enviar-m’ho a través del meu compte de twitter @davidtorne.

 

  • En part, GTD ja busca que treballem per franges, el que anomena “contextos”, i la seva filosofia ja ve a ser aquesta. El teu enfocament és molt interessant, doncs afegeiges el factor ‘projecte’, que pot servir com una mena de context temporal (sempre i quan no creï mals hàbits de psicològicament començar a confondre les llistes). Molt bon article.

  • Com tu comentes Daniel el problema és no recarregar el nostre sistema GTD amb un excés de llistes, o en duplicitats d’aquestes. Diguem que primer hauríem de treballar amb franges/blocs realitzant totes les accions que tenen quelcom en comú seqüencialment i desprès d’interioritzar-ho augmentar-ne la complexitat.