Elimina la sobrecarrega d’activitats

Imatge via Surat Lozowick sota llicència Creative Commons

El post de la setmana passada parlava de com aprofitar millor el temps del que disposem. Podem anar omplint tots els forats de la nostra jornada, atapeint-la del tot, però arribar fins aquest extrem, dedicar tot el nostre temps a produir, a aprendre o realitzar activitats que requereixen de la nostra participació directa va contra el mateix concepte de productivitat. Per mi una de les afeccions de la definició de productivitat personal és guanyar la màxima qualitat de vida mantenint el ritme a la nostra feina. Generar el mateix  o més sense invertir-hi més recursos, temps o energia. Si ens col·lapsem amb un sense fi d’activitats perdrem l’equilibri entre el professional i el personal, o enfocant-ho des de la perspectiva GTD podem descompensar els recursos que invertim en les diferents àrees de responsabilitat presents en la nostra vida. Les següents línies pretenen ajudar a identificar les situacions de sobrecarrega, i presentar una llista de possible accions per fer-hi front.

La situació és molt comuna. Utilitzaré la meva experiència per il·lustrar-la. Després d’introduir GTD i canviar alguns dels hàbits que més em llastaven, vaig  experimentar un augment de la meva eficiència, del meu temps i de la meva creativitat. Era justament el que havia estat buscant,  després de molt de temps vaig notar que avançava. Vaig generar una corrent d’optimisme que m’ajudava a fer front al meu dia a dia amb entusiasme i il·lusió, una cosa que mesos enrere era impensable, i per fi em vaig sentir amb prou forces per fer front a nous reptes. Ja sabeu que quan es solucionen alguns problemes el que acostuma a passar es que se’n generen de nous.

Vaig començar a fer coses que m’interessaven i que havia posposat feia temps, ho combinava amb la meva feina i les meves rutines diàries, el meu planning es va anar omplint, però cada cop que iniciava una nova activitat més s’alentien el meus projectes. “Quien mucho avarca poc aprieta”, us sona? El fet de tenir cada cop més fronts oberts em va fer perdre la perspectiva i m’impedia focalitzar en el que era realment important. Per una part gaudia de les noves sensacions que em proporcionaven les noves activitats, però per l’altra els resultats no arribaven. La meva productivitat tornava a caure, havia arribat el moment d’aturar-me, analitzar i desfer-me de tot el que sobrava.

Tots som diferents però estic segur que poc o molt us haureu sentit identificats amb aquesta situació. Hi ha vegades que els sentiments ens emboiren la ment i la percepció. No veiem el problema fins que hi estem ficats de ple. O pot ser que la mateixa dinàmica de la nostra vida t’ hi arrossegui. Un cop reconeixes que estàs en una situació com la descrita arriba el moment de reflexionar i actuar en conseqüència. Us proposo el seguen pla d’acció:

En un post anterior vaig parlar de com muntar el nostre planning d’activitats. Torneu-lo a llegir, i reviseu el procés descrit. El primer pas és el de crear una llista amb totes les activitats que fem i que hi volem incorporar. Només amb aquest esforç per recopilar tot el que hi ha en la nostra vida, ens adonarem que algunes coses sobren o simplement no hi encaixen. A continuació col·locarem les activitats obligatòries, i les que considerem que són més importants per nosaltres.   Per fer-ho tindrem en compte:

  • Quines són les nostres àrees de responsabilitat i les obligacions que impliquen.
  • Dins l’àmbit professional, quines són ineludibles.
  • Dins l’àmbit personal – també professional si treballem per compte propi –  quines són aquelles amb un major retorn, quines poden resultar més estimulants i creatives.

Els criteris per fer el triatge utilitzant els tres punts els hem d’establir cadascun de nosaltres, segons els nostres valors i les nostres prioritats. Un altre punt essencial és marcar un límit al temps dedicat a FER, reservant temps de qualitat per a nosaltres. Un cop haguem ubicat les activitats que forment la base de la nostre planning arribarà el moment del més dur, fer neteja de tot el que és innecessari. Hi ha varies vies per reduir el nostre excedent d’activitat:

  • Delegar tasques. Si treballem en equip, no és estrictament necessari realitzar la feina, i la pot fer algú altre deleguem-ho. Alliberarem temps per dedicar-ho a tasques prioritàries, les que només pots fer tu.
  • Renegociem la realització d’alguna tasca que es pugui fer a posteriori amb les persones que en depenen. Si només depèn de tu aplaça-la. Si treballes amb GTD et serà útil comptar amb una llista de projectes en espera o simplement un tag per marcar-los en la llista Algun dia.
  • Engeguem un pla per optimitzar processos per intentar reduir el temps dedicat a temes que no son transcendents. Per exemple, m’estic plantejant deixar de consultar el meu mail personal cada dia, de fet llegeixo els feeds 1 sola vegada a la setmana…
  • Subcontracteu part de la vostra activitat. He acabat de llegir el llibre de Tim Ferris la setmana laboral de 4 hores on es presenta aquesta opció. No tinc un volum de feina tant elevat com per usar serveis de subcontractació com Try Ask Sunday (per temes personals) o b2kcorp (per serveis d’empresa). En els dos casos atenen en anglès, en castellà tens aquest web per trobar alguna referència més propera.

És un tema molt extens, intens i interessant. El post d’avui pot considerar-se una pinzellada de caire general, en les properes setmanes continuaré escrivint sobre els punts que s’han exposat avui. Us recomano que seguiu els blogs Una vida senzilla i Simplizidad Extrema per introduir-vos en el món del minimalisme, els dos donen pautes per simplificar les nostres vides. Us convido a aportar les vostres formules per simplificar la vostra vida i en especial la vostra feina, deixeu el vostre comentari o envieu-me un tweet a @davidtorne, m’agradaria que m’expliquéssiu si alguna vegada us heu trobat en una situació com la que he relatat en el post o similar.