Tasques periòdiques amb Evernote i Google Calendar

Imatge via _Zeta_ sota llicència Creative Commons

Per donar fluïdesa al meu sistema GTD m’ho he fet vindre bé per no haver de recopilar manualment les meves tasques periòdiques. Això pot interessar a tot aquells que utilitzeu qualsevol aplicació per la gestió de tasques, o de qualsevol tipus, que permeti entrar informació a través de l’enviament d’un correu electrònic a una adreça indicada pel proveïdor per aquesta finalitat. A continuació repasso els tres passos necessaris per configurar aquest sistema. Ho explico il·lustrant-ho amb les aplicacions que jo utilitzo: Evernote per gestionar el meu sistema GTD, Google Calendar per les meves cites i tasques periòdiques,  Gmail per gestionar l’avís del calendari i reenviar-lo com a tasca a Evernote.

El primer pas passa per configurar la tasca periòdica a Google Calendar. Creem l’ event a la data que s’hagi de realitzar la tasca per primera vegada. Calendar ens permet configurar el tipus d’avís que volem rebre: Utilitzarem un Correu electrònic i indicarem que l’envií un dia, o varies hores, abans del inici de la tasca.

Per convertir l’event en una tasca periòdica fem clic al check Repetir i configurem la freqüència de repetició. Si defineixo un recordatori per avisar-me que em toca fer la revisió setmanal, l’event tindria la següent configuració:

Freqüència Cada setmana, el repeteixo cada setmana (si fos cada 15 dies escolliria repetir cada 2 setmanes), durant el dissabte i sense establir cap data de finalització per la tasca repetitiva. Aquest sistema ens permet assignar diferents periodicitats a la tasca periòdica, però no permet establir un interval de repetició del tipus: Realitzar cada x temps un cop finalitzada la tasca.

El segon pas passa per definir el reenviament de correu d’avís que envia Google Calendar a Evernote. La gran majoria de clients de correus permeten crear filtres per organitzar la nostra correspondència electrònica, i dins dels filtres acostuma a haver-hi una opció per reenviar una copia del correu a una altra adreça. He creat un filtre que m’arxiva el correu – el treu del Inbox – i n’envia una copia a l’adreça d’Evernote amb domini @m.evernote.com que et proporciona el servei per entrar notes a través del correu electrònic. Si no sabeu quina es la vostra adreça de correu la podeu localitzar a través de l’opció Herramientas > Información de cuenta.

Per crear el filtre de reenviament seguirem els següents passos:

  • Accedim al apartat de Configuració de GMAIL > Reenviament i POP/IMAP. En la secció de reenviament afegim l’adreça de correu a la que vulguem reenviar els nostres avisos de Google Calendar.
  • Al afegir-la s’envia un email amb un codi de verificació, el qual haurem d’entrar en aquest mateix apartat abans de finalitzar l’alta de l’adreça d’email per fer els reenviaments.
  • Un cop entrat el codi de verificació, si no volem que es reenviïn tots el correus que rebem a l’adreça d’Evernote, deixarem marcada l’opció Inhabilita el reenviament.
  • Dins l’apartat de Configuració > Filtres en creem un de nou filtre i establim que per tots els correus del remitent calendar-notification@google.com els reenvií a l’adreça que d’Evernote anteriorment donada de alta. Vegeu la següent imatge:

Moltes aplicacions específicament creades per a la gestió de tasques permeten recopilar mitjançant l’enviament d’un correu a una determinada adreça. Aquest sistema es pot utilitzar perfectament amb altres correus per aplicacions GTD com Facilethings o Nozbe.

El tercer i últim pas és configurar el nostre Evernote per que es sincronitzi com a mínim una vegada al dia. Aquesta futilesa és fonamental per no carregar la nostra ment amb detalls innecessaris, fer clic en el botó sincronitzar. Pot ser que se’t oblidi i no rebis les teves tasques periòdiques a l’Inbox.

Per configurar-ho accedim a Herramientas > Opciones > Sincronizar. Aquí activem sincronitzar Todos los días.   Pots establir una freqüència major si tens una gran activitat.

Es tracte d’un truc desenvolupat per alleugerir les tasques d’administració del meu sistema GTD. Totalment aplicable en altres àmbits que parteixin del mateix principi: Correus d’un remitent que automàticament transformem en tasca.  Per acabar el post m’agradaria que tinguéssiu en compte el següent:

  • L’important de tot aquest sistema és l’ús de la creativitat per fer més senzill i reduir l’esforç dedicat a un procés habitual. En altres paraules usar l’enginy per augmentar la creativitat.
  • Pràcticament totes les aplicacions de correu  poden definir filtres per al reenviament de dades.
  • Per qualsevol aplicació que ens permeti entrar informació amb l’enviament d’un mail a una determinada adreça. Jo he mencionat Facilethings i Nozbe, segur que vosaltres en sabeu alguna més, no cal que siguin aplicacions per gestionar tasques.

L’ideal seria trobar una eina que ens permeti programar tasques periòdiques per  enviar un avis a una adreça concreta, sense tenir que passar pel pont creat a Gmail… Si en sabeu alguna o voleu donar el vostre comentari sobre el sistema, o sobre la vostra forma de gestionar les vostres tasques periòdiques deixeu el vostre comentari o feu-me’l arribar pel meu comte de twitter @davidtorne

P.D. S’accepta tot el feedback dient-me que soc un freaky i que em complico massa la vida. Això si, feu-ho d’una forma enginyosa i divertida  ; )

 

  • Efectivament, m’has aportat bones alternatives enginyoses que no hi havia pensat. No en el concret cas que descrius, ja que les tasques periòdiques queden perfectament recollides en altres sistemes (eines) del tipus GTD, sinó pel que fa a l’elemental solució de ultilizar les regles de correu i l’enviament a Evernote per emmagatzemar coses en Evernote que fins ara o bé no ho feia o bé m’ocupava molt de temps. Exemple: Fitxers adjunts que rebs periodicament i que no sempre penses en guardar.
    Em quedo amb el teu “enginy per augmentar la productivitat”.
    Gracies i Enhorabona.
    XavierSola

  • Moltes Graciés pel teu comentari Xavier. Si vols compartir les teves experiencies amb Evernote no dubtis en fer-me-les arribar.