Administra les àrees de responsabilitat

Imatge via Tito_Pedro sota llicència Creative Commons

Si fa temps que llegiu el blog, o si no ja us ho explico jo, he intentat donar una visió funcional sobre la productivitat i en especial sobre el mètode GTD. Explicar els conceptes des d’una visió personal on la meva experiència servis per il·lustrar la teoria. Donar-vos les gràcies perquè ha tingut força acceptació, però una de les seves mancances  és que alguns conceptes bàsics s’han quedat a l’aire. Avui pensava escriure un post sobre les àrees de responsabilitat, per sort per tots vosaltres Jeronimo Sanchez – autor i editor del blog sobre productivitat el Gachupas- va escriure un post sobre el tema fa uns dies dins la seva sèrie GTD per a Dummies. L’article que teniu a continuació sobre les àrees de responsabilitat és pot concebre com una extensió del seu. Un punt de vista més funcional.

Que són les àrees de responsabilitat?

Són totes aquells aspectes, temes de la nostra vida sobre els quals tenim capacitat de decisió. Tots tenim responsabilitats, ja sigui per pròpia voluntat o imposades per altres, i aquestes ens motiven a fixar-nos unes fites, a marcar-nos uns objectius que hem d’aconseguir.  Cadascuna de les àrees on nosaltres intervenim i hi juguem un paper actiu.

Per arribar-hi haurem de traçar un camí, i per fer-ho haurem d’escollir quines accions concretes hem de realitzar. Que fer, i que no fer és el que marca la diferencia. Escollim, prenem unes decisions que tenen unes conseqüències i que comporten una responsabilitat.

Acostumen a ser poques, menys d’una desena. En el meu cas es divideixen en:

  • Professional. Tot allò que fa referència a la meva feina. Horitzons dins la empresa, gestió de futurs projectes i expectatives, temes en curs…
  • Programació. Hi incloc tot el que te a veure en reciclatge per mantindre en forma la meva faceta professional, projectes personals, esta al dia amb les novetats del sector etc…
  • Formació. Cursos, estudis reglats i activitat que se’n deriven.
  • Blogging. La meva activitat com a blogger. Gestió del blog personal i els seus articles, així com col·laboracions en altres blogs.
  • Finances. Administració de les finances personals.
  • Personal i social. Temes de família, relacions amb amics i altres persones. També hi incloc tot allò que em permet conèixer gent nova, sociabilitzar.
  • Desenvolupament. Tot el que m’ajuda a créixer i ser més eficient. Promoció de la meva faceta 2.0. Estudi i interès per aspectes que s’acaben convertint en material per formació. Aprenentatge sobre productivitat i GTD. Revisió continuada del meu sistema GTD.

Com administrar-les?

GTD fixa diferents revisions periòdiques per activitats a un nivell inferior. Per exemple una revisió setmanal per mantenir en forma el nostre sistema. Amb una periodicitat major  – de 4 a 6 mesos – hauríem d’establir una revisió de les nostres àrees de responsabilitat per verificar quin pes tenen cadascuna d’elles, evitant que  alguna prengui un protagonisme excessiu i viceversa. Per altra banda ens adonarem si estem avançant cap als nostres objectius, o estem estancats.

Per mesurar la importància de cadascuna d’elles, hauríem de portar un registre de projectes finalitzats des de l’última revisió. Hem de poder quantificar d’alguna manera el pes relatiu de cada àrea en la nostra vida. Temps, esforç i quantitat són magnituds que poden ser calculades i que per tant, poden donar-nos una idea dels resultats obtinguts. Els nostre sistema GTD hauria de comptar amb un apartat d’estadístiques per facilitar-nos-ho.

Per tenir una referència visual i intuïtiva, podem utilitzar un mapa mental –per cada àrea de responsabilitat – on es mapegin/dibuixin els camins a cadascun de les fites que ens hem marcat.

El dibuix il·lustra una branca de la meva area de responsabilitat dedicada al blogging, concretament la millora del contingut del blog. Es va descomponent en objectius cada cop més detallats, a mesura que ens allunyem del node central (blogging), i que finalment es converteixen en projectes. Les fulles de cada branca – els nodes més externs – són els projectes que s’han de completar per arribar a l’objectiu.  Per fer-vos-en 5 cèntims:

  • Cada cop que finalitzem un projecte el marquem en negreta i inserim la creu verda indica que l’hem completat. Si encara hi estem treballant inserim la bombeta.
  • Quan completem tots els projectes fem el mateix amb el node de nivell superior.
  • Totes les rames han de tenir el mateix nombre de nivells. Normalment des del node central fins a les fulles que representen el projecte hi ha 4 o 5 nivells. Si hi ha alguna branca que no ha arribat, pot ser perquè s’hagi abandonat, completat o encara no s’hagi especificat.

El tema dona per un post, però el que vull que noteu es tremendament visual. El sistema de marques ens permet saber com avancen els nostres assumptes amb d’un cop d’ull. Pot semblar redundant definir els projectes amb un mapa mental i en una aplicació però augmenta el rendiment a l’hora de fer les teves revisions, sobre tot les de projectes i àrees de responsabilitat. Per fer mapes mentals, utilitzo l’aplicació FreeMind.

Un cop tingueu les dades a la mà, us toca a vosaltres transformar-la en informació útil que pugueu utilitzar per prendre decisions, canvis de rumb en segons quin aspecte de la vostra vida, o recalibrar els vostres objectius. Insisteixo en que us hauríeu de llegir el post de Jeronimo Sanchez primer i desprès aquest com a complement. També us recomano la seva sèrie GTD per a Dummies, on repassa tots els conceptes necessaris per entendre aquest sistema.

Espero els vostres comentaris. M’agradaria que em comentéssiu com  realitzeu la revisió de les vostres àrees de responsabilitat, quelcom que fem tots, encara que no seguim cap sistema. Per comentaris o suggerències sobre el blog podeu enviar-los al meu compte de twitter @davidtorne.

Per dubtes relacionats amb el tema feu la vostra pregunta a l’apartat Qüestiona’m

 

  • m’h agradat molt l’article i m’ha donat algunes idees de com millorar el meu sistema GTD, moltíssimes gràcies!

  • Gràcies a tu Oriol : )