Aprima l’Inbox del teu mail

Materialitzar alguns dels beneficis/objectius que persegueix la productivitat personal pot ser complex. La quantitat d’informació amb que treballem i d’inputs que rebem, ho fa cada cop més difícil. Una de les claus és fer que les eines que utilitzem de forma habitual juguin al nostre favor.  Una de les més freqüents, i indispensable, és el nostre client de correu. Continuant amb la filosofia del post de la setmana passada per passar informació automàticament del nostre correu a Evernote, avui continuo amb una sèrie de pautes per automatitzar al màxim el processat del Inbox del nostre correu electrònic.

El nostre objectiu a mig termini serà reduir a la mínima expressió el temps i l’esforç dedicat al nostre mail. El primer pas reduir el volum del nostre inbox. Ens ajudarem de carpetes i dels filtres, per classificar automàticament la major part dels correus entrants, a més d’establir practiques per reduir-ne el nombre. Un cop aconseguit ens fixarem objectius més ambiciosos, com reduir la freqüència de consulta del mail.

Per començar centralitzarem la gestió del correu en un client concret. Jo utilitzo Gmail. Dóna la teva adreça de correu només a gent de confiança. Per a la resta, crea diferents adreces de correu gratuït, per les subscripcions, les notificacions, o persones amb un lligam més casual.  Si vols donar una imatge més corporativa, promocionar la teva marca personal, crea diferents alias en el teu domini. Un cop creades les adreces, les centralitzarem configurant la importació de comptes que tenen la majoria de clients de correu (En Gmail Configuració > Comptes i importació)

El primer és deslliurar-nos de totes les notificacions que ens arriben de les xarxes socials i altres webs on estem donats d’alta. Crearem filtres per arxivar-les totes en carpetes, revisant-les setmanalment durant el primer mes, concloent quines ens són realment útils i quines podem desactivar.

Un cas similar és el de les subscripcions, newsleters, blogs, noticies, i altres temes del nostre interés. La mecànica és similar a l’anterior. Les llegim un cop per setmana, al cap d’un període raonable –un més- ens plantegem quines dona de baixa. Ens decantem per aquelles que no revisem freqüentment.  Perquè el sistema funcioni és bo aplicar la regla del 30 minuts. Marcar un màxim de temps de lectura (30 minuts) i al finalitzar-ho donar-ho tot per llegit.

Poden donar-se casos que aquestes notificacions preguin certa importància, per exemple si estem buscant feina ens interessarà tornar a rebre les notificacions de xarxes com LinkedIn, Xing o pàgines com Infojobs al inbox.

Pels Correus generats automàticament, si no coneixem l’origen i en el primer cop d’ull no ens interessa el seu contingut -només l’examinarem una vegada- el marcarem com SPAM.  Si coneixem l’origen i no ens interessa premerem el link per donar-nos de baixa de la subscripció, pot ser que es tracti d’un nou servei que ofereixi una web coneguda que ja ens envií algun tipus d’informació, i ens hagin donat d’alta a la llista de correu. Si tenim un email de l’emissor li enviarem per indicar que ja no volem rebre més missatges d’aquest tipus.

En el cas que el contingut ens pugui interessar modificarem algun dels filtres per reenviar-lo a una de les carpetes auxiliars.

En el cas de correus de persones que no coneixes, no generats de forma automàtica, tens dues opcions. Ignorar-los, si no els hi has donat la teva adreça no tens perquè contestar-los. Radical però cert, i efectiu.  La segona opció és fer un triatge segons l’assumpte del missatge. Crea’t una carpeta amb aquesta finalitat i processa el correu. Envia-hi els correus que vulguis llegir desprès. Al processar no perdis el temps llegint-los, jutja’ls per l’assumpte. La resta els elimines, i si l’emissor continua insistint el marques com SPAM o li envies una petició perquè desisteixi.

Un cop aplicats els consells anteriors, la carga de treball generada pel nostre correu ha baixarà considerablement. El correu que queda al Inbox serà realment important, permetent-te focalitzar. Principi de Pareto en acció. Quins son els teus trucs per classificar el mail i per reduir el pes que  te en la teva rutina? Deixa’m el teu comentari o fes-me’l arribar en 140 caràcters a @davidtorne

Si tens algun dubte me’l pots fer arribar a través de l’apartat Qüestiona’m