GTD per a rookies

Imatge via Chris Campbell sota llicència Creative Commons

Aquest és un post per tots aquells que esteu començant a implementar GTD, o que esteu llegint i aprenent sobre el tema. Uns comentaris per tenir en compte durant les primeres etapes del viatge. Marcar-se una meta, triar la primera implementació, tot i que no sigui la més còmoda,  aprendre a revisar i desplegar el sistema en la seva totalitat són quatre consells, bastant evidents, però que serveixen per millorar el procés d’aprenentatge que tots vivim al començar. Podreu ampliar els conceptes als que faig menció, a través de les vincles que trobareu dins del post.

Saber el que busquem

Abans de llençar-nos a implementar GTD, hem de tenir clar amb quina finalitat ho fem. Ja sigui per gestionar la nostra feina amb més eficiència, per disposar d’un sistema que ens ajudi a materialitzar els nostres projectes, o per intentar reduir la carrega de treball descartant tot allò que està fora de les nostres àrees de responsabilitat, i de les nostres metes. Hem de conèixer la motivació que ens empeny. Materialitzar un objectiu a mig-llarg termini evitarà que abordem el nou repte com quelcom merament funcional que incorporem a la nostra rutina. Cerquem una motivació i convertim-la en un canvi d’hàbits orientat a la nostra gestió, evitant que es converteixi en una simple eina de llistes on anotar les nostres tasques.

Una de les plusvalues obtindrem –si estem disposats a cercar-la – és el salt a la proactivitat. Si som persones reactives, que reaccionen un cop es generen els problemes, canviarà la nostra actitud.

La primera implementació

Usem una implementació en baixa tecnologia. No ens deixem arrossegar pel ‘glamour’ d’aplicacions informàtiques, que poden alleugerir certs processos però també crear mals hàbits. En fase d’aprenentatge no fer correctament la recopilació, el procés de les tasques o la organització en llistes pot ser un handicap per l’eficiència del sistema. Per exemple, quan si augmenta la quantitat de la informació a gestionar.  El nostre objectiu ha de ser conèixer i entendre correctament tots els passos de GTD, així com els conceptes bàsics, i implementant-los tal i com recomana David Allen al seu llibre.

D’aquesta forma assimilarem els conceptes tal i com son, no com ens els mostra un programari específic. Creem els hàbits de recopilar i processar, entenem tots i cadascun dels mecanismes del mètode perquè els hem de realitzar a mà, apuntar les tasques, passar-les d’una llista a una altra, organitzar els nostres projectes… Més endavant ja buscarem l’eficiència de l’automatització.

Utilitza un bolí i una  llibreta para recopilar. Una de las bases de GTD és la captura de tot el que tenim en ment.  Podem utilitzar-la per gestionar les nostres llistes i per que no se’ns oblidi cap idea. La part de davant per recopilar, la de darrera per administrar les llistes i els nostres projectes.

No t’oblidis de revisar i auditar

Sense revisió setmanal no hi ha GTD, potser tindràs llistes amb accions apuntades però serà una altra cosa.  Crear l’hàbit de revisar setmanalment les nostres llistes, projectes i altres assumptes, com per exemple preparar l’activitat de la setmana següent, evitarà l’erosió del sistema, i ens mantindrà en guàrdia davant les tasques i potencials problemes als que haguem de fer front. Tant important és mantenir la periodicitat com trobar la forma correcta de fer-ho. Escollir el lloc i el moment, entendre que es tracta d’una reflexió i no d’un tramit.

El nostre GTD mai serà estàtic, sempre ha d’estar en continua millora. Utilitzem el nostre sentit crític per auditar i polir el nostre sistema. Preguntem-nos que és el que no acabem de fer bé i com ho podríem corregir. Més endavant –al utilitzar programari– ens permetrà  valorar com utilitzem la nostra eina, com podem treure-li més partit, o si ha arribat el moment de passar-nos a una altra…

Desplega el sistema completament

GTD no és només  un sistema de llistes, però són molts els que es queden aquí. Accions i projectes i ja esta. Creem un sistema d’arxiu simple, per ordre alfabètic pels nostres documents i material de consulta. Una altra part important  es la del arxiu de seguiment, la part del mètode encarregada d’ajudar a sincronitzar les nostres llistes amb l’agenda d’activitats. Torno a recomanar la sèrie GTD para Dummies del blog el Gachupas per fer una aproximació complerta a tots els components de GTD.

Hi ha molts conceptes que mai s’arriben a assimilar i que forment una part essencial del sistema. Els objectius a diferents altures marquen el camí a seguir més enllà de les accions i projectes més immediats. Entendre el sistema d’àrees de responsabilitat ajuda a segmentar la nostra vida, i a distribuir –tractar- els nostres assumptes de forma clara.

Segur que se’m  escapa alguna cosa. Si ets practicant sènior de GTD quins conceptes afegiries al post? Els Rookies podeu recorre al apartat Qüestiona’m per plantejar-me els dubtes que us sorgeixin, o compartir-los amb els lectors via comentari.

Pots seguir la meva activitat al meu compte de twitter @davidtorne, on comparteixo les meves lectures i els meus comentaris sobre productivitat