Qüestiona’m: Dubtes productius del mes d’abril

Ja fa un mes (més o menys) que vaig posar en marxa el servei Questiona’m. Aquí teniu un resum de les preguntes que han arribat, o que molts heu deixat en forma de comentari al bloc i que jo he publicat a Formspring per concentrar-les en un sol punt, ja sabeu major facilitat d’accés i tot això. Aquest post és la primera part, el proper dilluns publicaré un segon post amb les qüestions referents a GTD i gestió de projectes. Us animo a utilitzar el servei per publicar els vostres dubtes i interactuar entre nosaltres. No ho dubteu qüestioneu-me

La meva pregunta és més aviat una consulta d’opinió sobre la gestió del correu electrònic. Quan temps hem de dedicar? Ens roba productivitat?

El correu electrònic pot esdevenir un problema quan rebem una gran quantitat de missatges, o els que rebem – encara que siguin pocs – poden fer variar la nostra seqüència de tasques a realitzar. Aquestes dues variants del mateix problema són les que poden fer-nos perdre temps de manera directa o indirecta.

Si reps un gran nombre de correus, llegeix els més importants. Aprèn a utilitzar els filtres de la teva aplicació client de correu electrònic per classificar les subscripcions a pàgines web, les notificacions de xarxes socials i la resta de correu ‘automàtic’. Fixa’t un màxim de temps per revisar les teves mails i no ho el sobrepassis.

Si reps correus ‘importants’ que poden obligar a variar el teu flux de treball. En el correu del teu treball si reps un correu d’un client, pot resultar fàcil veure’s empès a interrompre el que estiguis fent per a contestar o per ocupar-se de la seva sol·licitud. En els dos casos una mica perjudicials per a la nostra productivitat, interrompem una tasca per començar una altra nova obligant-nos a fer un canvi de xip, dedicant recursos a adaptar-nos al nou treball.

Dos casos en que el mail es converteix en un lladre d’energia i temps, minvant la nostra productivitat. El temps que vulguis dedicar-li depèn del teu criteri, fixa’l en funció de teu volum de correus i la teva disposició de correus.

El tema de l’autocontrol, per evitar perdre el focus en el treball, és un tema complicat és sempre possible?

El problema que pot haver és que tu no tinguis capacitat de decisió davant la interrupció. En l’article parlo de totes aquelles petites temptacions que se’ns presenten en el dia a dia i que som nosaltres els que hem de fer-hi front.

És difícil, no intentis fer canvis radicals, dóna petits passos. Redueix la freqüència d’aquestes interrupcions. Si navegues, privat d’entrar en determinades pàgines o reserva mitja hora només per navegar … En aquest tema de canvis d’hàbits sempre se segueix el mateix principi: A poc a poc i bona lletra.

Per ampliar més sobre el tema aquí teniu el post sobre autocontrol.

Les tasques repetitives (per exemple, cada 3 dies a la mateixa hora) Com les processes? Les poses en el calendari?

Utilitzo Google Calendar per gestionar les meves cites i les meves tasques periòdiques. Aquesta eina em permet programar una cita que es realitzi amb certa periodicitat. En la mateixa aplicació podem configurar que ens enviï un avís al nostre compte GMAIL amb una certa antelació.

Jo utilitzo Evernote per gestionar el meu sistema GTD, perquè les tasques periòdiques entrin al meu inbox automàticament, configurar un filtre en GMAIL perquè es reenviï a l’adreça @m.evernote.com. En sincronitzar Evernote entren tots els avisos com accions sense que jo hagi de crear-les.

Fa temps que tinc pendent escriure un post sobre el meu sistema GTD, amb les últimes actualitzacions des dels post escrits durant novembre de l’any passat (part 1, part 2), però m’estic contenint, primer vull publicar una sèrie de post sobre Evernote i aquest ha de ser el que posí punt final a la sèrie.

Com evites distraccions quan estàs treballant? Creus que el escoltar música mentre treballes distreu o motiva?

Si fas un treball continuat i la música és suau i cadent pot fins i tot ajudar-te. Res d’estridències:)

Pel que fa a les altres distraccions, quan treballis et recomano que simplifiqui al màxim el teu entorn de treball. Fora tot l’innecessari. Fes un cop d’ull a aquest post prepara les teves sessions de treball.

Per acabar convidar-vos novament a utilitzar el servei i especialment a enviar els vostres suggeriments per millorar el bloc, en un comentari o en 140 caràcters a través del meu compte de twiter: @davidtorne