Converteix les teves notes en informació útil

Des de un temps ençà m’he acostumat a llegir prenent notes sobre el contingut del llibre, el que  em permet treure un major profit de la lectura.  Prendre notes és un costum que ha anat estenent-se per les diferents activitats de la meva rutina, reunions, realització de tasques, xerrades… Això em permet treure un major profit d’aquestes activitats, tinc presents detalls els quals m’ajuden a convertir una bona feina en una feina de qualitat, i que si no romanguessin sobre paper escrit s’oblidarien.   Les següents línies parlen sobre com prendre notes i de com treballar-les per treure’n profit.

Imatge via sergis blog sota llicència Creative Commons

Dissenyem el nostre propi sistema per prendre notes. Jo acostumo a acompanyar les meves lectures  d’un foli plegat per la meitat on vaig escrivint seqüencialment les idees que extrec i que vull treballar a posteriori. En una conferencia faig el mateix però amb el meu bloc de notes.  A mesura que expresso la idea per escrit em van sorgint més idees, d’accions a realitzar, referències a consultar o possibles contactes… Ho anoto tot en la llista, diferenciant cadascun dels conceptes canviant el símbol que precedeix el text:

  • Guió (-) per distingir diferents idees.
  • Asterisc (*) per definir una tasca a realitzar.
  • Coixinet (#) per una referència. Una web, un llibre…
  • Arroba (@) per emplaçaments, llocs o dates assenyalades.

Un altre punt a tenir en compte és el context en el que es prenen les notes.  En una reunió o en una conferencia, on tu no controles el flux de l’acció, has de telegrafiar el que vols escriure i no estendre’t per no perdre el ritme del que parla.  En una lectura, habitualment paro i anoto la idea a recordar en 3 o 4 línies. Acostumo a explicar que em sembla significatiu, i com ho puc utilitzar.

Un cop s’hagin pres les notes s’hauran de treballar i processar per convertir-les en informació útil. El primer a tenir en compte és el temps que deixem transcorre entre que anotem i processem, jo prefereixo fer-ho el més aviat possible en el cas de les reunions i setmanalment quan es tracta de lectures. En el primer cas el fet de tenir-ho tot molt més fresc ens donarà una major facilitat per relacionar i desenvolupar conceptes, recordant la intenció amb la que va ser feta l’anotació. En el cas de les lectures és quelcom secundari, la descripció de la idea s’ha fet en el mateix moment que l’anotació.

Per treure un profit real de les notes que he pres, han de derivar-se’n accions/projectes a realitzar, o en material de consulta. Les accions han de servir per complementar el material o per conèixer més sobre el tema, si es aquest el cas ens em de fixar uns objectius per obtenir un retorn fiable… ja sabeu, gestió de projectes. Pel que fa al material de consulta, el secret és no ampliar-lo de forma desmesurada i presentar-lo adequadament, en un esquema o amb una edició del text que sigui fàcil de llegir.

Prendre notes equival a extreure el més important, filtrar i escollir. Tot i que existeixen moltes aplicacions que es poden adaptar a les nostres necessitats jo continuo escollint la nota manuscrita sobre paper. Rapida, senzilla i assimilable per qualsevol. Una altra solució practica per aquelles situacions on nosaltres marquem el ritme, és la gravadora de veu. Pot ser més ràpida i practica que el paper i bolí. Ex: Quan llegim un informe o examinem un projecte anirem enregistrant els nostres pensaments per repassar-los a posteriori. Penseu en la típica escena d’un forense fen una autòpsia i com grava les seves impressions.

Altres formats interessants per explorar són les aplicacions semblants al bloc de notes que ens permeten fer anotacions mentre treballem a l’ordinador, o segons el context la fotografia i el vídeo. Utilitzar els medià com a forma d’anotació pot servir per tots aquells que volen tenir un exemple visual d’alguna cosa, per exemple com es distribueixen els mobles d’una habitació o algun detall en un treball de camp, o en el cas del vídeo com es realitza una acció en concret, Ex: Com es fa anar un tipus concret de maquinaria. Això si, sempre sabent que sempre podràs confiar en el teu bolígraf i el teu bloc de notes.

Com i en quines situacions prens notes? Que t’aporta? Has anat més enllà de la nota manuscrita?  Deixa el teu comentari.

Per continuar parlant de temes relacionats amb la productivitat personals tens el meu twitter @davidtorne, i per enviar-me les teves preguntes el servei Qüestiona’m