GTD. Estar en la zona

Una de les claus de la productivitat és desenvolupar la capacitat de buidar la nostra ment per evitar perdre energia en detalls que ens carreguen la memòria. Un cop arribem a aquest punt podrem donar una passa al següent esglaó, focalitzar tota l’atenció i energia en l’assumpte que estiguem tractant en aquest moment. El nostre objectiu serà aplicar el mateix principi a cada assumpte a tractar, perllongant l’estat d’alta concentració tot el que puguem. D’això se’n diu estar en la zona. A continuació teniu uns quants consells que ens  poden ajudar a arribar-hi, o com a mínim a atansar-nos-hi.

Imatge via u16panthers sota llicència Creative Commons

Consolidar GTD, cuidar la següent acció

Per saber en que ens hem de centrar, hem de saber que hem de fer. No només en aquell moment, també durant tota la jornada. Aprenguem a definir la següent acció i la continuïtat, em refereixo a definir una breu llista de tasques – entre 5-8 – que realitzarem durant la nostra jornada de treball.  Si la teva llista de següents accions passa de les 50 ( o si no veus el final) és una practica imprescindible, t’ajudarà a tenir present el camí a recorre durant el dia , evitant caure en la temptació d’escollir tasques de la llista de pròximes accions perquè siguin més simples o fàcils de dur a terme. Si caus en el parany, endarreriràs el que has de fer, i hi continuaràs pensant. Es trenca la concentració.

Per arribar aquest punt s’ha  de comptar amb un sistema de llistes ben consolidat. Parlo de haver assolit els mecanismes per recopilar, processar, dividir tasques en projectes/accions, i sobretot organitzar les nostres tasques (saber passar-les d’una llista a una altra). Exemple: Crear l’automatisme per passar una llista d’un projecte en marxa a pròximes accions just després que s’hagi acabat la precedent.

Saber separar els assumptes

Comencem i finalitzem una tasca. En el moment d’iniciar-la pensem únicament en l’acció en marxa, i quan acabem la tanquem deixant-la enrere. Sentit comú aplicat a la rutina de treball, però tots sabem que portar aquesta idea a la practica és un dels reptes més complexos que existeixen.

La nostra ment ha de percebre que es tracten d’assumptes diferents, i ho ha de fer de forma conscient i inconscient. Tanquem un assumpte de forma conscient al finalitzar-lo, al resoldre el problema satisfactòriament, sense cap detall per concretar. Personalment ho percebo quan he acabat una feina amb la qualitat suficient per ser entregada al client, potser no es perfecta però se que no és queixaran, ni crearà insatisfacció. Si no ens és possible, podem recorre a tècniques com crear una nota el més detallada possible amb l’estat actual de la tasca, això apaivagarà la veu interior que crida la nostra atenció quan estem treballant en una altra cosa.

Pel que fa a la percepció inconscient, establirem l’hàbit de realitzar una petita pausa desprès de cada tasca. No val deixar la feina per fer un solitari o consultar el correu. Aixecat, fes un cafè o simplement dirigeix la mirada a una finestra durant un parell de minuts. El resultat és un petit reset que permet descarregar la memòria més immediata i preparar-la perquè deixi entrar els nous assumptes.

Una altra vessant es la separació dels assumptes familiars/personals  de la feina. Quan surts de la feina, tot i que hi hagi problemes, els assumptes laborals es queden a l’oficina  o el taller. A partir d’aquest moment, centrat en els teus i en tu mateix. Hi ha molta gent que pensa en el que ha fet, o el que ha de fer i  és incapaç de centrar-se en el moment. Són els que se’ls hi escapa la vida.

Consolidar hàbits productius

Hem d’acostumar-nos a combatre els imprevistos. Sol·licituds que varien el nostre flux de treball. Saber reaccionar, programar la tasca per realitzar-la a posteriori. O més difícil encara saber dir que no es pot fer en aquell moment i deixar-la en espera amb el beneplàcit de l’altra part.  Aquest costum pren més importància quan treballem sota pressió, l’entorn i les seves condicions no ha d’afectar la nostra concentració en la feina.

Dues de les meves obsessions són eliminar les distraccions, tallant d’arrel allò que les genera, i aconseguir desenvolupar un autocontrol suficient per no saltar d’un assumpte a un altre, o per distreure’m amb futileses, com obrir el navegador quan estic treballant per fer qualsevol consulta absurda. L a primera evita que l’entorn interfereixi en la meva feina, la segona reforça el meu compromís amb les meves responsabilitats i la meva seguretat en mi mateix. Ambdues però evitaran que es talli de forma artificial el nostre flux de treball.

Tot compta, sobretot les nostres hores de son. Podem reduir el tempo de descans nocturn durant un període de temps limitat, a partir d’aquest moment observarem com ens dispersem amb major facilitat, com estem més irascibles i la nostra tolerància a l’imprevist minva. Un llast que ens traurà de la zona. No estar en plena forma ens suposa no poder aplicar l’energia que correspondria als nostres assumptes i treballar amb una menor focalització.

Heu assolit aquest estat? Us hi heu apropat? Es molt difícil arribar-hi i pràcticament impossible mantenir-lo durant un període perllongat. Explica’m com ho fas per mantenir-te a la zona, que es el que te més pes per aconseguir-ho?

Pots seguir-me i continuar parlant de GTD, productivitat i hàbits via twitter @davidtorne, o em pots fer arribar les teves preguntes sobre aquests temes a través de la secció Qüestiona’m