GTD ha de reflectir la teva activitat real

Una de les causes d’abandó del nostre sistema GTD és la pèrdua de confiança en el que reflexa.  Les nostres llistes tenen que mostrar la nostra activitat real. Em vaig adonar d’aquesta circumstancia al revisar els meus projectes, aquests no reflectien tots els assumptes que tenia entre mans. Pel motiu que fos havia passat per alt la conversió de temes oberts, que requerien de més d’una acció física, en entrades a les meves llistes per deixar-ne constància. Aquest  fet provocava que inconscientment procastines certes tasques, per falta de memòria o perquè les evitava. El següent post parla de com evitar es creí una bretxa entre la nostra activitat i el nostre GTD.

Imatge via alpoma sota llicència Creative Commons

Projectes

Els projectes son l’estructura d’activitat a col·locar per darrera les accions. L’acció és el més immediat a resoldre, el que passa a la llista de pròximes accions. El projecte dibuixa el background de la nostra activitat més immediata. Si no definim els projectes al complert, no disposarem d’una imatge que s’ajusti a la realitat. Oblidarem i aplaçarem coses a fer.

Sembla mentirà,  però el fet de descompondre les accions d’un projecte poden representar una barrera. Si només te dues accions, passo o millor, el registro com una sola acció. GTD es dilueix i perd efectivitat, els detalls són la clau.

Cada cop que se’m passa una idea pel cap que es pot convertir en un projecte, redacto una nota dirigida a la meva aplicació per gestionar GTD. En el títol escric projecte: nom del projecte el que em permet crear  una entrada sense complicació, envio la idea al meu inbox a l’instant. Durant el vespre processo les meves noves tasques i desglosso les notes-projecte en accions físiques concretes. Si no he de començar el projecte immediatament el moure a la llista Algun dia i durant la revisió setmanal següent ja decidiré que en faig.

Pròximes accions

Per que la llista de següents accions sigui realment un indicador del que hem de fer a  continuació, i no del que voldríem fer, seguirem els tres punts següents:

  • No deixem que s’acumulin accions sense realitzar durant un temps massa perllongat, acostumem-nos a renegociar els nostres compromisos. Permeto que una acció es quedi durant dues setmanes a la llista. Si passat aquest temps i encara hi és, m’obligo a fer-la o la moc a la llista Algun dia. Causes: procastinització o falta de temps a causa d’altres prioritats.
  • Un cop enllestida una acció pertanyent a un projecte, enviem la següent a la llista de pròximes accions de forma automàtica. Tot i quedar en segon pla, sempre tindrem el projecte present, evitant que es pari. Una forma per empènyer els nostres assumptes cap a la resolució.
  • Convertim les cites de la nostra agenda en accions, enviant-les a la llista pròximes accions amb una antelació suficient per fer les constar en el sistema. De no fer-ho així les oblidarem o les executarem sense registrar-les. En aquest últim cas, tornem a caure en la trampa de no relaxar part de la nostra activitat en el sistema.

Si duem a terme aquestes pautes aconseguirem que cada cop que revisem la nostra llista de proximes accions el nostre inconscient no fugi en busca d’altres fonts on poder trobar temes pendents o compromisos a complir que encara no estiguin registrats pel sistema.

Revisió setmanal

En la vessant de millorar la visió real de la nostra activitat la revisió setmanal és clau. Durant la revisió hem de decidir sobre l’estat dels nostres projectes i accions pendents.  En el meu cas m’asseguro de tenir preparats tots els projectes a realitzar durant la propera setmana. Registrar cadascuna de les accions i passar-ne la primera a la llista de pròximes accions.

Eliminem del sistema pròximes accions i projectes aturats que sabem que no es realitzaran. Per fer-ho hem de realitzar una tasca de verificació prèvia.  En el meu cas, deixo de banda tot allò que porta massa temps en les llistes sense realitzar-se i que no hem serveix per acostar-me als meus objectius.

Amb paper i bolígraf llistem els projectes en marxa i avaluem quins avancen, i quins s’estan demorant. Si un projecte es para, preguntem-nos perquè i com podem dinamitzar-lo. Finalment creem una llista de control amb els projectes a finalitzar, o amb fites importants, per puntejar-la durant la revisió de la setmana que bé. Apliquem control al nostre sistema.

Tots els apunts ens ajudaran a evitar a que s’obri una bretxa entre el nostre sistema de llistes i la nostra activitat. GTD es més que un conjunt d’accions apuntades, és una forma d’estructurar i dinamitzar el nostre flux de treball que només funcionarà si ajustem els seus engranatges regularment.

Quins són els problemes a l’hora de posar en marxa els vostres projectes? Sempre ho registres tot? Si vols compartir la teva experiència pots deixar el teu comentari.

Per seguir la meva activitat productiva tens el meu twitter @davidtorne, pels dubtes tens el meu servei de preguntes i respostes Qüestiona’m.