La teva oficina a casa

Si ets un autònom, un freelance, o simplement algú que te la necessitat d’atendre els seus assumptes des de la seva pròpia llar aquest post t’interessa. L’entorn de treball afecta de forma determinant la nostra productivitat. Tant si treballes, desenvolupes projectes personals, o dediques temps a una afició, necessites definir un espai per centrar-te i treure el major rendiment al teu temps i energia. En les següents línies parlo d’algunes pautes per crear  la nostra oficina a casa, dedico el post a parla per tots aquells que poden disposar d’un espai propi, pels que no ja en parlarem en pròxims posts : )

Imatge via mkosut sota llicència Creative Commons

El primer, i més important, és crear una separació entre el lloc de treball i on realitzem la nostra vida personal. Si som professionals freelance o autònoms l’ideal seria comptar amb una oficina externa a l’habitatge, com que molts no ens podem permetre aquest luxe,  haurem de fonamentar una sèrie de costums que creïn una separació – mental – entre l’espai professional i personal.

Quan entrem al nostre espai serà per treballa, o per fer-hi quelcom relacionat amb la feina. Res de temps de relax,  ni escoltar música, ni videojocs etc… Porta el costum al límit, reserva el teu arxiu per temes de la feina, evitaràs les interrupcions de terceres persones que venen a buscar no se quin document, o ves a saber quin llibre. Que la canalla no hi entri, res de jugar amb l’ordinador, ni utilitzar els recursos de l’oficina. Si veus  aquest punt difícil marca unes hores determinades, deixant-los-hi clar que només s’hi entra per treballar i que el que hi ha allí són eines, no joguines.

Ens envoltarem del  indispensable per treballar,  apartant tot allò que no tingui una raó funcional.  Tot el que s’escapa d’aquest principi ens distreu i ens empeny cap a una zona de dispersió, on la nostra productivitat baixa i la qualitat del nostre treball es dilueix. Exten aquest principi als teus ordinadors.

Podem conservar fotografies de la família o algun record, però et recomano que no els tinguis en el teu escriptori, et poden arribar a fer perdre el fil del que estàs fent. Per exemple si mires les fotos dels teus fills, o la teva dona,  la carrega sentimental et pot fer pensar en temes/problemes familiars que tinguis en aquell moment.

Per mantenir la força de la simplicitat i que aquesta es converteixi en  eficiència , crea el costum d’ubicar les teves eines en un mateix lloc per que quan les necessitis, no tinguis que realitzar l’acció ‘buscar eina’. Crea l’hàbit de retornar les eines al seu lloc al final de cada jornada, o quan ja les hagis utilitzat i no les necessitis.

Ordenar periòdicament el nostre despatx ens ajudarà a mantenir l’ordre i la pulcritud. A part de la indispensable neteja setmanal hem d’establir revisions periòdiques del nostre arxiu físic i virtual per evitar, que enlloc d’ordenar es converteixi en un emplaçament on acumular o apilar. La sedimentació de documentació no és  una bona forma d’emmagatzemar la teva informació.

Converteix el teu emplaçament en un lloc atractiu, on et resulti fàcil estar-hi. Més enllà de la menció a la simplicitat del entorn podem crear un office at home amb certa sofisticació i simplicitat, només amb una capa de pintura, amb una bona combinació de colors i quatre detalls, crearem el nostre emplaçament a casa. Si no vols, o no pots invertir tot el que caldria, el meu consell és que et centris en descarregar el despatx de tots els mobles innecessaris,  reubica els que ja tens i maximitza l’espai útil de sobre l’escriptori (un escriptori massa ocupat ofega). Millora la il·luminació del habitacle, bombetes de baix cost i llum blanca i un plexo (o similar) per l’escriptori.

A part d’atractiu ha de ser un emplaçament agradable i tranquil. Si treballem a casa ens assegurarem de que estigui prou aïllat de la vida familiar. Parlem d’un lloc que fem nostre i que el dediquem a la feina, els nostres projectes. Si no comptes amb un lloc exclusivament per tu hauràs d’arribar amb acords amb la resta de la família, o personal que t’acompanyi, per crear un ambient idoni. Res de soroll, res de canalla (com a mínim mentre s’estigui treballant). I sisplau res d’aquelles costums tant molestes com fumar o menjar al lloc de treball. Una oficina no és un bar, tot i que només estiguis tu sol treballant, has de mantenir el costum de separar feina i altres activitats.

Quelcom cabdal per crear un entorn agradable, i per tant afavorir la productivitat,  és mantenir una temperatura constant i una il·luminació adequada. Si descuidem qualsevol dels dos factors degradarà la nostra energia i la nostra atenció al treball. Treballar amb una mala il·luminació ens pot generar mals de cap, i treballar amb una temperatura inadequada ens fatiga.

Només seguint la recomanació de dividir l’espai per la vida familiar i la feina, marcant unes pautes de comportament per tots els que l’utilitzen, simplificant i renovant una mica l’entorn experimentarem una millora notable. Les properes setmanes arribaran posts per tots aquells que no disposeu  d’un espai per treballar a casa, o pels que necessiteu un entorn mòbil que es desplaci amb vosaltres. Espero els vostres comentaris, sobre tot d’aquells que heu aplicat solucions innovadores per crear una oficina a casa, deixeu el vostre comentari.

Per comentar sobre el tema, parlar de productivitat pots seguir-me a twitter @davidtorne o plantejar-me la teva pregunta a l’apartat Qüestiona’m