Com gestiono el meu GTD amb Evernote

El post d’avui és especial. Posa punt i final a la sèrie per explicar els fonaments d’Evernote, i no se m’ha acudit millor manera que escriure sobre com gestiono el meu sistema GTD amb aquesta aplicació. Us adverteixo que per la seva extensió és un post per llegir-lo amb temps. Espero que en pugueu fer un ús pràctic i que em feu arribar el vostre feedback. Abans de deixar-vos amb la lectura fer menció del article de West Hart que em va inspirar per  modificar les meves llistes (post original).  Espero que gaudiu de la lectura :-)

El perquè de l’elecció

Evernote permet la creació d’una estructura de carpetes i de classificadors (tags) molt flexible, el que ens permet convertir  una aplicació originalment pensada per emmagatzemar informació en un gestor de tasques. Senzill i ràpid a l’hora de registra les tasques,  gracies a ser una aplicació multiplataforma em permet concentrar la captura dels meus assumptes, unificant les meves inbox virtuals. Per acabar, el fet de tractar-se d’un arxiu documental  de facto permet mantindre el meu material de consulta dins la mateixa aplicació i relacionar-lo amb les meves tasques de forma senzilla.

Evidentment trobem els inconvenients d’una aplicació no orientada a GTD. No permet programar tasques periòdiques, quan atenc una acció d’un projecte no em passa la següent a la carpeta de pròximes accions de forma automàtica… Continuo utilitzant-lo perquè les avantatges que em reporta, pesen substancialment que els inconvenients.

Com veieu a l’imatge de les carpetes que utilitzo, aquestes estan numerades, no sequencialment sinó agrupades per la numeració que precedeix el nom. La intenció era ordenar-les de tal forma que les carpetes amb un major ús  quedessin al capdamunt del sistema per facilitar-ne l’accés.

Les llistes del sistema

A continuació faig un inventari de les llistes amb les que administro el meu sistema. Tot el gran nombre, intento sempre que sigui el més manejable possible. Notareu que la numeració de les llistes s’organitza en rangs, del 00 al 09 llistes de GTD, del 10 al 19 projectes, del 20 al 29 objectius. Del 99 al 90 carpetes d’arxiu i amb una lletra davant àrees de responsabilitat. Aquí en teniu una referència ràpida:

  • 00. Inbox: Entrada del sistema, on es creen i s’importen tot el que capturem en forma de notes.
  • 01. Proxim: Pròximes accions a realitzar.
  • 02. Projectes actius. Projectes que estem realitzan en aquest moment. Cada subcarpeta equival a un projecte, aquestes estan encapçalades per un nombre del 00 al 05 segons la seva prioritat.
  • 03. En espera. Tasques delegades o que depenen de terceres persones.
  • 04. Algun dia. Assumptes sense prioritat establerta.
  • 10. Material projectes. Material necessari per realitzar els nostres projectes. Es vincula amb l’acció mitjançant amb un link
  • 11. Cua de projectes. Projectes en espera. Definits i preparats per començar a realitzar.
  • 12. Revisions. Notes amb informació rellevant que haurem de tenir en compte durant la nostra revisió setmanal. Serveix per descarregar la ment de petits assumptes que no acaben de funcionar en la feina, en els nostres projectes o en el sistema.
  • 13. Llistes de control. Per la revisió de diversos assumptes. Utilitzades com a plantilla. Quan he de realitzar una d’aquestes tasques la copio, evitant redactar-la de nou, enviant-la al Inbox.
  • 14. Llistes de suport. Llistes especifiques, per a compres, lectures, preguntes, petites tasques o per recopilar temes en especial, per exemple les vacances. Destacar una llista que anomeno Localitza, i que  utilitzo per guardar notes amb la localització d’elements, eines, que utilitzo de forma poc freqüent. D’aquesta manera evito la frustració de no poder utilitzar quelcom quan ho necessito.
  • 20. Objectius. De moment amb dues notes per objectius de les perspectives a 3000 metres (projectes) i 6000 metres (àrees de responsabilitat). Guardo notes/tickets on marco el meu objectius i data limit si en tenen. Si el demoro o el desestimo explico perquè.
  • 97. Finalitzades. S’hi guarden accions desestimades i notes de la carpeta d’objectius finalitzades. Em serveix per analitzar els meus resultats durant les diferents revisions (setmanal, mensual…) del sistema.
  • 98. Links. Arxivador de links. Importats del meu compte de delicious.
  • 99. Arxiu. On guardo material de consulta, de referència i documents digitalitzats. Veure apartat d’arxiu.
  • Àrees de responsabilitat. Les meves 6 àrees de responsabilitat. Per distingir-les del arxiu i del sistema GTD , el seu nom va precedit d’una lletra A. Blogging, B. Finances, C. Identitat 2.0, D Formació, E. Professional, F. Personal. Veure apartat de les àrees de responsabilitat.

Treballant amb projectes

La complexitat de la gestió de projectes m’ha fet decidir a situar-la fora de grup de les llistes base de GTD.  He de diferenciar dos conceptes, Projecte en curs i Projecte en espera. El primer correspon aquells projectes que estic realitzant en aquest moment, les accions es van passant a la llista de pròxims a mesura que es finalitza la precedent.   Els projectes en espera son aquells que estan planificats, accions declarades i sequenciades , però que es mantenen en una segona fila per no interferir en el flux dels projectes en marxa. Si els tenim en el mateix lloc ens podem veure temptats a fer accions de projectes amb menor prioritat, pel simple fet de ser  més senzilles o més atractives que les que ens toca fer.  La gestió de projectes esta composada de tres stacks/notebooks diferenciats:

  • 10. Projectes: Projectes en curs. S’estan realitzant en aquest mateix moment.
  • 11. Material per projectes. Material de consulta  a utilitzar en el projecte. Podem vincular cada nota amb el seu material amb el nou sistema d’enllaços d’Evernote.
  • 12 Cua de projectes: Projectes que estan a l’espera per ser realitzats. Inclou carpetes amb les accions del projecte desglossades i preparades per ser mogudes a la pila de projectes en curs. La primera carpeta del stack 00. En espera hi ha les notes amb les idees de projectes per un futur immediat.

Tot el que hi ha a projectes son assumptes per executar a curt termini. Les idees a mig plaç es guarden en les carpetes de àrees de responsabilitat, i les que no tenen plaç de realització en la carpeta algun dia.

Arxivant

L’arxiu és la part del sistema que s’escapa una mica de la qüestió GTD.  Utilitzo la capacitat d’arxiu Evernote com a gestor documental i per guardar tota aquella informació generada amb les meves tasques que val la pena conservar.  Amb els seus diversos sistemes de captura deso els meus documents dins d’una estructura de carpetes el més simple possible. Cada cop que la informació dedicada a un determinat tema creix notablement, es crea una carpeta especifica. La resta es gestiona a través de les carpetes Referència o Consulta, i amb una jerarquia de tags ben definida.  Gracies al seu sistema de cerca i classificació és fàcilment manejable.

Àrees de responsabilitat

He creat una carpeta per cadascuna de les meves àrees de responsabilitat per guardar-hi totes les idees i assumptes que sorgeixen. És un contenidor que utilitzo per administrar de forma separada cadascun  dels aspectes de l’àrea de responsabilitat, per exemple en l’àrea de finances distingeixo administració, inversió i gestió del estalvi. A part de l’estructuració hi guardo totes les idees, o temes de caràcter creatiu que es poden convertir en alguna cosa tangible. Perquè no utilitzo la llista Algun dia? Precisament per la falta de definició.  Un article en un blog, una pregunta anotada en la meva llibreta i una aplicació a la web poden donar lloc a un projecte…

Gestió de temes clau en Evernote

– Recopilar –

Com vaig explicar en un post anterior, per gestionar les tasques periòdiques i les programades a l’agenda m’ajudo de Google Calendar, el qual em permet configurar l’enviament d’un e-mail  que es diposita en l’Inbox del sistema. Desenvolupar aquest sistema m’ha ajudat a automatitzar i descarregar-me de portar una agenda. Sumem-hi el fet de poder entrar informació a través del mail, i la captura de carpetes del sistema, permetrà recopilar amb garanties totes les nostres notes i idees. Al centralitzar-ho en un inbox ens estalviem la feina d’haver de repassar tots els nostres repositoris amb material i moure’l a la nostra entrada.  Per acabar-ho d’arrodonir necessito entrar les meves notes manuscrites directament sense transcriure, hi estic treballant…

– Processar –

Per processar les notes del Inbox aplico el diagrama de flux de GTD. El més habitual és que acabin a una llista del sistema GTD, a l’arxiu o en l’apartat de material de consulta de projecte. En aquest aspecte cap secret, només comentar algunes particularitats a l’hora de treballar:

  • Abans de passar una nota a la llista de pròximes accions, la classifiquem amb un tag que indiqui context (@ordinador, @online, @oficina…), nivell d’energia (H,M,L) i temps (5,15,30,45,60,+60). Així ens serà senzill filtrar les nostres següents accions segons les condicions en les que ens trobem.
  • Si tinc una idea per un projecte, o verifico que la nota no és composa d’una acció física, la declaro com a projecte. Creo una carpeta a la Cua de projectes o a projectes en curs i desglosso les tasques ordenant-les a través de la numeració. Si no es prioritari passa a la carpeta 00. Espera de la cua de projectes.
  • Les tasques que no tenen prioritat passen a Algun dia, però aquelles que he de fer a mig plaç les passo a la carpeta de l’àrea de responsabilitat que correspongui, allí agrupo aquestes idees i les converteixo en quelcom més tangible que pugui acabar traduint-se en un, o varis, projectes a realitzar. Per exemple he arribat a crear una biblioteca d’idees per posts, les quals acabo combinant per convertir-les en un escrit.
  • Per petites tasques com compres, lectures, preguntes que em faig, que no tenen una prioritat definida i que vull guardar agrupades, creo una llista especifica a  Llistes de suport.

-Revisió  –

Pel que fa la part del seguiment setmanal que te a veure amb la integritat del sistema, revisió les accions de les carpetes GTD i els projectes en curs, eliminant aquelles que s’han realitzat i aquelles que es desestimen. Al mateix temps em serveix per planificar la feina de la pròxima setmana, passo a la carpeta de projectes en curs tots els que vull realitzar, i a la llista de pròximes accions tot el que cal per posar-los en marxa + les accions simples que pertoquen.

Un post descomunal en quan a extensió  i contingut. Espero que em disculpeu, però trobo que s’ha d’explicar tot de cop,  pensava que el fet de no tenir l’estructura amb els mètodes per usar-la li restaria força. Sempre us demano que deixeu el vostre comentari, avui ho faig especialment, que us sembla i quines critiques li feu, creieu que es massa complex? Deixeu el vostre comentari.

Pots ampliar el tema de com gestionar GTD amb Evernote llegint el post Pautes per implementar GTD amb Evernote.

Per comentaris a través de twitter  aquí teniu el meu compte @davidtorne

Per preguntes sobre productivitat, GTD o Evernote teniu l’apartat Qüestiona’m

  • Great post, David! Will take me a while to think through it all.

  • Nice to read your comment Weszt. Do you used the google translator for understand the post?