El teu GTD funciona de veritat?

La relectura d’un llibre a vegades és mortal, et descobreix aspectes que abans no percebies a la lectura anterior, o que des d’una altra no entenies. Varia el moment,  el context i tu. És el que m’està passant a mi amb Gestiónate con eficàcia, el llibre de David Allen que em va convèncer per començar a practicar GTD amb l’objectiu d’organitzar-me d’una forma més eficient per obtenir resultats del meu treball. Fins al moment havia desenvolupat l’eix horitzontal – execució d’accions i projectes – deixant de banda altres aspectes com els 6 horitzons de perspectiva i  o el sistema de planificació natural. Al considerar-me eficient a l’hora de FER vaig decidir entrar en aquestes facetes del sistema de forma seriosa, i quina ha sigut la meva sorpresa quan poc a poc han anat caient algunes de les creences que havia forjat sobre parts essencials de GTD.

Imatge via Freddy The Boy sota llicència Creative Commons

Revisió setmanal ampliada

La primera de totes elles ha sigut la revisió setmanal. Un dels consells que donen els experts és seguir el mètode de la forma més ortodoxa possible, no incorporar coses de collita pròpia.  Dins de la revisió havia incorporat elements com la revisió del material d’arxiu, o la costum de fer un petit resum de la meva setmana productiva, detectant els problemes, reflexionant i plantejant possibles solucions. A priori sembla una gran idea, però la veritat és que per cada accessori que afegim al seguiment el torna més feixuc  i pesat. Costa més fer-lo i en tens poques ganes, fins que un dia el deixes de fer o el fas malament.

Solució: Fer una revisió completament ortodoxa, sense afegir cap tasca addicional. Buidar l’Inbox, revisar les nostres llistes traient i recolocant totes aquelles tasques que ho necessitin i fixant-nos en els compromisos de les setmanes vinents que hem de començar a preparar. Punt i final. Per la revisió del arxiu creo una tasca periodica especifica al meu calendari, i per el resum de la setmana productiva crearé l’hàbit de registrar els problemes de la jornada al final del dia per tal de poder-los revisar en un  moment concret durant el cap de setmana (registrem-ho com una altra tasca).

Entendre l’esperit de GTD

Tots hem sentit alguna vegada l’expressió “la ment com l’aigua” però ens costa experimentar-la de forma habitual.  He arribat a la conclusió que és tracta d’un problema de percepció. Veiem en GTD com un sistema de gestió de tasques, que ens dona un gran rendiment, però res més. GTD va més enllà, no tant sols ens pot ajudar a administrar el nostre flux de treball i allunya l’estrès de la nostra vida, és un sistema per dissenyar el nostre estil de vida. A curt termini ens ha de permetre buidar el nostre subconscient de preocupacions inútils derivades de la mancança d’una infraestructura per administrar-nos. A llarg termini ens ha de permetre definir, de forma més assertiva, les nostres fites  i el camí per arribar-hi.

Crec que el gran problema és que fallem en un dels aspectes fonamentals del sistema, la recopilació. Tots la realitzem, però de forma superficial. No ens agafem el temps necessari per posar en ordre els nostres assumptes i per reflexionar amb tranquil·litat,  el que provoca que no relacionem idees, detalls i conceptes que tenim al nostre abast impedint que sorgeixin un nombre important d’assumptes que continuaran soterrats al nostre subconscient.

Marcar-nos unes metes reals

L’error més comú és començar a treballar amb la distribució de feina amb les llistes GTD, sense preocupar-nos d’enfocar-los a unes metes concretes. En un primer moment no és el més important, s’ha d’adquirir l’estil de GTD. Però si un cop interioritzats els fonaments del sistema no els  enfoquem a un fi concret, la nostra progressió es tallarà.

El segon gran problema és intentar definir una jerarquia de fites des del nivell més alt fins als nivells de projecte i acció sense haver realitzat una especificació prèvia de les nostres àrees de responsabilitat.  Sembla una estupidesa, però el fet de marcar-nos fites  d’un a cinc anys sense haver realitzat aquest pas ens durà a oblidar algunes àrees importants. Algunes de les que queden a l’ombra són la de salut i benestar personal o millorar el nostre background financer, essencials però secundaries davant els objectius professionals o de alguns de caire personal (com la faceta sentimental).

Projectar els meus objectius i activitat des del nivell de 6000 metres- àrees de responsabilitat, m’ha permès ajustar el sistema a la meva realitat i començar a dissenyar l’estil de vida que desitjo.

En definitiva, per molt madura que creguis que està la teva implementació sempre haurem de mantenir un cert sentit crític que ens permeti escrutar-la i veure si realment ens dóna el rendiment que n’hauríem de treure. Recorda, no et quedis  amb un GTD reduït que només et serveix per gestionar la teva activitat, perdries una gran oportunitat de créixer.

Pots comentar el post per oferir el teu punt de vista, o fer-me’l arribar per twitter @davidtorne per tal d’iniciar una discussió 2.0, que et sembla?