GTD: Planificar i passar a l’acció

Tots tenim dues animes, la d’operari i la d’estratèga. La primera és la que ens empeny a passar a l’acció, la segona la que prepara un pla d’atac per resoldre els nostres assumptes d’una forma més eficient. Les dues  són presents en cadascun de nosaltres, però sempre n’hi ha una que pren més força, segons el nostre caràcter, a causa de les nostres responsabilitats … Quina és la que et domina i com podem trobar un equilibri per maximitzar l’eficiencia de la nostra activitat? Les següents línies parlen de com conviuen les dues facetes,  com hem de treballar perquè no prenguin un protagonisme excessiu i s’acabin convertint en un problema

Imatge via Libertinus sota llicència Creative Commons

Com he dit sempre, hi ha una de les dues facetes que de forma natural preval per damunt de l’altra. Si som gent d’acció, un cop interioritats els principis de GTD, ens ajudarà a augmentar el nombre de qüestions tractades i solucionades, però l’increment d’accions processades no te perquè ser quelcom positiu. Si ens mantenim amb la perspectiva d’acció al nivell més baix –accions i projectes–  no hi veurem més enllà, no enfocarem aquesta força en una direcció concreta, la dispersarem i continuarem perdent temps i energia.

Pel que fa a l’estratèga, corre el risc de quedar-se en fora de joc per un excés de planificació. Com pot ser possible? Al pensar en els nostres assumptes de forma desmesurada, la seva planificació es converteix una tanca que l’impedeix saltar al camp a jugar.  GTD marca un sistema de revisions pel manteniment del sistema i la planificació dels nostres assumptes. Si no complim amb l’esperit de les revisions, per posar en ordre els assumptes i depurar al sistema,  pretenen detallar en excés el procés i realitzar tasques  que no pertanyen a la planificació com tal (documentar, trobar material pel projecte…) acabarem per esgotar-nos, perdent energia i motivació que hauríem de dedicar a actuar.  Correm el risc de desestimar projectes per la inacció en la que hem caigut.

Quan vaig començar a implementar l’eix vertical de GTD, que engloba els diferents nivells de perspectiva, em veia incapaç d’indicar quins eren els meus objectius més enllà de les àrees de responsabilitat (6000 metres),  em marcava algunes metes a 1 o 2 anys però eren anècdotes, objectius inconnexos. Al no comprendre-ho em centrava en l’acció, en afinar l’execució de d’accions i projectes per allunyar l’estrès de la meva vida.  Aquesta situació em va permetre dominar l’eix horitzontal de GTD (l’acció, els projectes i la seva administració) però va arribar un moment que vaig ser conscient de que m’estava movent en cercles.

De forma reiterada insistia en projectes i assumptes similars que m’estancaven. Per exemple insistia en continuar uns estudis de caràcter tècnic que ampliaven coses que ja havia après, o em dedicava a millorar el disseny del meu bloc enlloc de  promocionar-lo per atraure més públic i per tant més feedback, a la feina insistint en millorar la meva qualitat com a programador enlloc de profunditzar aspectes com l’analítica i la gestió… Vaig sortir d’aquest cercle viciós en el moment que vaig entendre que és el primer que cal fer per estructurar els teus objectius: Decidir quins son els teus valors i fixar-te els objectius a 15000 metres. Un cop descobertes les  línies rectores que volia seguir al llarg de tota la meva trajectòria, em va resultar més fàcil assignar objectius a 12000 i 6000 metres. En aquest moment vaig començar a enfocar la meva força de treball cap a l’objectiu, avançant en línia recta i no en diagonal, com havia fet fins llavors.

El revers de la moneda son els amics de la planificació, sobretot els de l’especificació. L’excés de detall a l’hora de planificar els projectes que realitzarem durant la setmana, intentant definir el temps que els hi dedicarem, quan hi treballarem, analitzant la descomposició exacta en tasques (hi ha cops que no podem assegurar exactament les accions, ja que alguna depèn d’una situació condicional) … Això només aconsegueix esgotar-nos, perllongar els nostres seguiments setmanals de forma gratuïta, creant una sensació inconscient de rebuig  cap aquesta activitat que pot motivar-ne l’abandó, posant en perill el nostre GTD.  L’altra conseqüència negativa és la frustració generada al veure com és impossible complir amb tots els requeriments i especificacions que ens hem imposat.

Els imprevistos i les accions que vagin sorgint mouen els horaris, i al final res acaba sent com s’esperava.  Per aquests casos recomanaria que durant la revisió setmanal, o quan planifiqueu la feina a fer, feu al peu de la lletra el que us toca –el que diu el sistema – revisar l’estat dels projectes, les llistes d’accions, de material de referència i limitar-vos a descompondre el projecte fins al nivell d’acció física. Un cop he finalitzat aquests passos, moc els projectes que realitzaré durant la setmana, o les vinents, a la carpeta de projectes actius. No assigno ni el temps, ni el moment en que els faré, únicament la pròxima acció a la llista de següents accions. Amb això, i recordant que al completar-la he de fer el mateix amb la que la succeeixi en la seqüència d’execució en que estan ordenades en tenic prou per arrancar…

Deixem per un altre post tot el referent a com afrontar la planificació dels nostres objectius i fites a diferents altures. Això és mereix un post apart.

Et consideres més un operari o un estratega?  Passes a l’acció o tens més facilitat per planificar? Explica’m com  ho fas per trobar l’equilibri entre les dues facetes. Deixa el teu comentari o envia-me’l a través de twitter @davidtorne