La teva Inbox a zero amb Trusted Trio

En un anterior post vaig parlar de com reduir els correus a processar a la mínima expressió  utilitzant el sistema de filtres per autoclassificar tots aquells que corresponen a subscripcions, o que rebem regularment.  Implementar el sistema ens permetia deslliurar-nos de tot el soroll que provoquen els emails-avis i les notificacions promocionals per revisar-los un cop per setmana, concentrant la nostra energia en processar el material que entra a l’Inbox.  Així ens asseguràvem que el temps dedicat al correu era per aquells  realment importants.  El post d’avui va sobre com processar el grup de correus que arriba a la nostra Inbox del correu, com organitzar-los i com processar-los.

Per il·lustrar l’exemple utilitzaré gmail, el client web que utilitzo habitualment. El primer que farem és ubicar tot el nostre arxiu d’etiquetes/carpetes on desem els correus processats automàticament pel nostre sistema de filtres  dins d’una carpeta que anomenarem Revisió setmanal, o similar.

Apartem de la nostra vista tots els items sense llegir que ens poden temptar a revisar una carpeta quan no toca. El problema es el numerador que apareix al costat d’un arxivador de nom suggerent com twitter o faceboko. Ens informa que hi ha alguna cosa nova i ens convida a descobrir-ho, a fer clic.

Amb aquest senzill gest només veurem la carpeta que els engloba tots amb un nombre –elevat- al costat, una massa amorfa que no podem identificar , ni associar a res i que per tant serà més senzilla d’ignorar. Un cop per setmana recuperarem i farem un triatge dels més importants, borrant tota la brossa de notificacions que arriba dels nostres comptes i subscripcions

Volem que les carpetes del nivell principal siguin realment importants i funcionals. Ens han d’ajudar a ser més eficients enlloc de promoure la procastinització.  A l’arbre de carpetes del client de correu  tindrem la mencionada Revisió setmanal acompanyada de les següents:

  • Arxiu. Tot aquell contingut que ja ha sigut tractat i tancat. Consultes, seqüències de correus relatius a un projecte i informació útil que podem utilitzar en un futur. Es tracta d’un arxiu de referència a llarg termini. Utilitzar el sistema de cerca de GMAIL o la classificació amb etiquetes, farà que localitzar i extreure informació sigui quelcom senzill.
  • Seguiment. Correus que generen una acció a realitzar, que no poden ser contestats al moment perquè volem dedicar-hi temps. Els mantenim en seguiment per poder-los passar a la nostra llista de tasques o aplicació amb la que gestionem la nostra activitat.
  •  En marxa. Per assumptes que tenim entre mans o dels quals esperem rebre informació importants en breu i necessitem tenir-los a l’abast, sense realitzar cerques ni cap acció que requereixi més d’un o dos passos.

Aquest mètode s’anomena Trusted Trio, i el vaig descobrir a lifehacker. Si feu clic al link podreu ampliar informació amb l’article original.

Alguns pensen en la lectura del correu electrònic com una tasca que han de fer diàriament, o varies vegades el mateix dia. Jo penso que la seva gestió s’ha convertit en una responsabilitat més de la nostra rutina. No és un projecte del qual es desprenguin tasques a realitzar,  és una via de comunicació per on els nostres contactes ens fan arribar els seus inputs (tasques o material) per incorporar-los a la nostra activitat.

Es un sistema senzill que ens permetrà reduir el temps que passem dins del gestor de correu, evitant distraccions en forma de correus no llegits, o deixar-nos portar per l’impuls de continuar navegant, tot i tenir altres coses per fer.   Si comptem amb un sistema per gestionar tasques els correus d’aquestes tres categories probablement es transformaran en contingut que passarà  a  les nostres llistes ‘d’acció’.

Per acabar una última recomanació, buida la teva Inbox cada dia.  Avalua de quin tipus de correu es tracta i mou-lo a una de les tres carpetes. Si pots donar resposta al remitent en menys d’un o dos minuts, fes-ho i oblida-te’n .  Si t’arriben correus de forma reiterativa que han d’estar a la carpeta de Revisió Setmanal, crea un nou filtre. Finalment, si és informació que no et  serveix per a res borra’l o classifica’l com spam (si no reconeixes l’adreça emissora!).

Trusted Trio és un sistema senzill i eficaç per racionalitzar el teu correu, que te com a objectiu mantenir una estructura simple i intuïtiva per organitzar el nostre mail. Com menys elements, menys paranys per caure en distraccions i en la procastinar. Espero que us sigui útil o com a mínim que us aporti idees a l’hora d’organitzar la vostra correspondència.  Deixeu-me les vostres impressions en forma de comentari o envia-me-les a través de twitter @davidtorne

Pels vostres dubtes sobre productivitat, gtd o Evernote deixeu-me’ls a la bústia Questiona’m