GTD on rails: Productivitat a tota màquina

“Tota acció conscient implica una sèrie de reaccions inconscients. El fet d’anotar les nostres ocurrències, d’externalitzar la nostra memòria, implica que aquests pensaments no seran oblidats, i si son importants no tornaran al nostre cap repetides vegades, minant la nostra concentració i la nostra energia”

Començo citant un dels principis de GTD. quan t’inicies en la disciplina creant les teves llistes, administrant les teves tasques i projectes tot sembla senzill. A mesura que les setmanes passen i la rutina esvaeix aquella agradable sensació que aporten els beneficis d’aplicar el mètode, la cosa entra en la fase gris. Aquella en que la persistència crea l’hàbit sense cap gran recompensa a curt termini.  Fa més d’un parell d’anys que viatjo utilitzant GTD per marcar el rumb, si em permeteu compartiré amb vosaltres una sèrie de punts imprescindibles per que el vostre sistema no descarrili quan estiguis en una d’aquestes fases de monotonia i fastigueig.

Imatge via Sergio Rozas sota llicència Creative Commons

Revisar i actualitzar la nostra activitat. La nostra llista de projectes setmanalment ,  mantenim el nostre GTD en forma. El que reflexa el nostre sistema s’ajusta a la nostra realitat, quelcom fonamental perquè li tinguem la confiança com a mitjà per externalitzar part de la nostra carrega mental.  El fet d’actualitzar els projectes setmanalment ens permet verificar la marxa de la nostra activitat, dels passos que estem fent cap els nostres objectius.

Llista de control i recopilació creativa. Durant la setmana afegirem a una llista de control tot el que haguem de revisar o recordar. Serà una referència que podrem utilitzar durant la revisió setmanal per evitar oblits i donar un cop d’ull tot el que tenim pendent. Complementem la revisió amb una recopilació creativa d’idees. Si no utilitzes els mapes mentals és imperatiu que els coneguis i intentis aplicar-los. El poder per generar i vincular els nostres pensaments no es pot comparar a la d’una pluja d’idees. Et deixo aquest link que em va fer arribar un lector a un curs de creació de mapes, totalment recomanable.

La forma i el fons.  No n’hi ha prou amb conèixer els principis i les regles de GTD, per que funcioni com un rellotge s’han d’interioritzar. Un cop interioritzat, quan entenguem com actuen i el que hi ha darrere serem capaços d’aplicar-ho a diferents aspectes de la nostra vida. Serà en aquest moment quan puguem aplicar-ho amb total llibertat, i flexibilitat. En altres paraules, implementem el sistema, apliquem-lo a diari i de la forma més ortodoxa fins que obtinguem el control del nostre flux. Quan ho haguem aconseguit podrem mirar endavant i centrar-nos en els diferents nivells de perspectiva, fixar-nos objectius i avançar a velocitat de creuer cap a les nostres metes. En aquest moment entendràs com GTD és pot convertir en quelcom més que un sistema per  dominar el teu dia a dia, és un sistema per crear  el teu propi estil de vida.

Aprendre a dialogar amb un mateix. Aprendre a renegociar les accions, tasques i activitats a realitzar. Pregunta’t a tu mateix, Que és el pitjor que pot passar si no acabo això? Quines són les conseqüències reals que comportarà? Pren-t’ho com un primer pas en el procés per aprendre a distingir entre lo urgent i lo important, a marcar la línea entre el que es necessari i el que no.

Crear un compromís amb la nostra activitat. No buidar la ment és una excusa per no afrontar els nostres reptes. Si no ens comprometem a realitzar els processos bàsics de GTD, Recopilar, Processar, Organitzar , Revisar, Fer de forma ortodoxa i sistemàtica ens estem enganyant a nosaltres mateixos. Si iniciem el nostre camí de cerca de la productivitat personal, si volem implementar  GTD per ser més eficients i allunyar l’estrès ens em de comprometre a seguir les regles que ens marca. Abans de començar pensa si estàs disposat a seguir la línea que se’t se’ns marca i en cada revisió setmanal si has recopilat, revisat i reflexionat sobre la teva activitat com ho tenies que fer.  No deixis les coses a mitges, no t’enganyis a tu mateix.

Comprendre el concepte estar en la zona i buscar-ho permanentment. Un estat de focus permanent. Centrar-nos en l’activitat que tenim entre mans en aquest moment, sense fissures. Si podem treballar en un sol assumpte a la vegada, reduirem el nivell d’energia i el temps que li dediquem a cada acció realitzada. És impossible sintetitzar en un paràgraf el que representa aquest concepte, aconseguir-ho equival a convertir-se en un Ninja de la productivitat personal

Descobreix el poder de la següent acció. Tant important com saber que és el següent que has de fer, és saber com declarar aquesta següent acció. Sent precís i centrant la teva atenció en  l’acció, registra la teva següent activitat de forma concreta descrivint el que s’ha d’executar. No és el mateix dir Parlar amb en Joan sobre els pressupostos, com Trucar en Joan per parlar sobre els pressupostos pendents de resposta. Descrius quina és l’acció a realitzar, fas que passi alguna cosa enlloc d’haver de pensar en el tema  i decidir l’acció quan llegeixes l’anotació a la teva llista de pròximes accions. Per configurar la següent acció pregunta’t:

  • Que te que passar primer?
  • Com s’està desenvolupant?
  • On esta succeint, en quin àmbit, en quin context?

Troba l’equilibri entre la part visionaria i la part operativa. La part de planificació del sistema –Projectes, Algun dia – ha d’estar vinculada i interactuar de forma eficient amb la part dedicada a l’execució, les pròximes accions.  Si planifiquem però no actuem ens aturem, si actuem però no planifiquem (orientant l’activitat als nostres objectius), a la nostra visió de futur, perdrem energia i no avançarem a prou velocitat cap a la línea de meta.

Hi ha una infinitat de conceptes a destacar. A dia d’avui encara em sembla increïble que un sistema funcionalment tant senzill, amagui una complexitat i un nivell d’elaboració tant elevat. La practica continuada, la ortodòxia i perfeccionament  continuat en la implementació són els rails per on fer passar la nostra locomotora productiva.  Els consells que us dono serveixen per mantenir la maquina. Compartiu amb mi, amb els lectors, els punts que considereu crítics del sistema. Creem coneixement de forma conjunta a través dels comentaris.

El meu Twitter  està a la teva disposició @davidtorne

Per preguntes sobre els temes exposats en el blog Qüestiona’m