No oblidis res més amb GTD

Una de les coses més molestes, com a mínim en el meu cas, és aquella situació en que se’t passa una cita i això condiciona negativament el teu planing de treball. No parlo només del oblit, el que en el millor dels casos ens obliga a fixar una altra data, o ha excusar-nos quedant en evidencia amb les altres parts implicades i haver d’assumir les conseqüències negatives. També parlo de no tenir constància amb prou temps de quelcom que hem de fer, el que pot minimitzar les conseqüències però ens trastoca el pla de treball d’igual manera, fent que les tasques que es veuen afectades pel retall d’atenció perdin qualitat en el resultat final. GTD ens dona una sèrie de recursos perquè sempre tinguem presents els nostres compromisos.

Imatge via xdebx sota llicència Creative Commons

Arxiu de seguiment

Podem definir l’arxiu de seguiment com un repositori de compromisos. Una estructura de carpetes (43 concretament) que tenen com a objectiu emmagatzemar totes les cites. Es divideixen en 31 carpetes numerades del 1 al 31, una per cadascun dels dies del mes, se li sumen 12 carpetes per cadascun dels mesos del any. Cada cop que tinguem una cita, un esdeveniment, o quelcom a fer amb en una data concreta fora del abast immediat de les pròximes accions, el dipositarem en la carpeta que pertoqui amb la documentació necessària.

La mecànica es senzilla, molt semblant al d’una  una agenda o un calendari. Rebem una cita pel 22 de novembre, la col·loquem en la carpeta del més de novembre  i de moment ens en oblidem. Al canviar de mes dipositarem les cites del pròxim més en les carpetes numerades del 1-31.

El sistema ens permet treballar amb les cites i la documentació que hem de tenir en compte per alguna tasca en especial. Com veieu es possible implementar-lo amb un sistema de carpetes o de separadors, tot molt analògic. Si voleu ampliar sobre el tema us deixo l’enllaç al post d’Optima Infinito sobre l’arxiu de seguiment.

El meu arxiu de seguiment

Jo no utilitzo arxiu de seguiment com a tal. No el trobo prou eficient. De ben segur que us heu adonat que es tracta d’una agenda, una divisió per dies i mesos on emmagatzemar els nostres compromisos. Creem un conjunt d’espais, de cel·les en una taula, on cadascun d’ells correspon a un dia. En un anterior post vaig explicar com gestionava les meves tasques periòdiques amb Evernote i Google Calendar. Es el mateix que utilitzo per gestionar els meus compromisos. En resum:

  • Creo una cita a Google Calendar
  • Estableixo els avisos que m’ha d’enviar. Normalment un mail que s’envia 2 dies abans de la data en qüestió. Si he de preparar quelcom per la data indicada programo un avis per entre 7 i 10 dies abans, per tal de poder emprendre les accions necessàries.
  • Google Calendar envia l’avis-mail a la meva adreça de GMail aquesta la reenvia al meu inbox d’Evernote.
  • Al revisar l’inbox aquest avis es transformarà en una acció o en un projecte.
  • Si és una qüestió d’especial rellevància puc configurar l’enviament d’un avis directament al mòbil.

Un sistema molt més automatitzat que evita tenir que crear una infraestructura especifica per gestionar les nostres cites o compromisos.

Recordar qüestions sense data

A més del que hem de recordar per una data determinada, també pot ser que necessitem tenir presents una sèrie de coses que no tenen una data límit especifica. Questions com revisar les factures de telefonia mòbil per veure si s’aplica el descompte acordat, realitzar el registre del nostres despeses diàries, passar les notes en paper a format electrònic… Assumptes que es perllonguen durant temps o que hem de tenir presents de forma regular i constant.

És una forma de descarregar la nostra ment d’aquelles coses que tenim presents però que en certa manera no encaixen en el nostre sistema de llistes, ja que poden donar lloc a accions a executar amb una periodicitat irregular.

En el meu sistema de llistes he creat una llista amb el nom Seguiment  amb tot aquest tipus d’anotacions. Durant la revisió setmanal la reviso i se si he d’actuar, enviant la tasca que correspongui a l’inbox.

Convertir cita en acció

L’últim component del sistema antidescuits es com es dona format al títol de la tasca-recordatori a l’hora de passar-la a la llista pròximes accions. Normalment passo la tasca a la llista de pròximes accions amb aquest format:

DATA + NOM PROJECTE + ACCIO A REALITZAR

16/08/11 – DAPOST – Redactar post el post

La data que encapçala  la definició és la del dia que s’envia a la llista de pròximes accions, de tal manera que al ordenar les tasques sempre queden primer, les que primer es van enviar. Amb això vull evitar que romanguin accions durant setmanes a la llista pel fet de quedar en un segon pla, ocultes per altres més recents. En el cas de les accions recordatori que s’han d’executar un dia determinat les passem amb el següent format:

#RECORDA>> 17/08/11 – Dimecres – Visita psicologa

El símbol # al principi de la descripció fa que els recordatoris quedin sempre en primera posició. Seran els primers que vegem quan carreguem en pantalla. Per evitar sobrecarregar la llista amb accions d’aquest tipus, només passem els de la setmana en curs (tasca a realitzar la revisió setmanal).

La veritat és que vaig deixar d’usar a les primeres de canvi l’arxiu de seguiment, em resultava molt carregós. He optat pel sistema descrit, encara en evolució. Si algun de vosaltres treballa amb un arxiu de seguiment o amb un sistema propi, m’agradaria que me’l expliquéssiu. Sempre es pot millorar i treure partit de l’experiència dels altres.

Pots seguir la meva activitat productiva a través de twitter @davidtorne o preguntar-me el que vulguis sobre productivitat personal, GTD o Evernote des del servei Qüestiona’m