Desmuntant la planificació natural

GTD és un sistema que permet introduir mecanismes que s’emmotllen a la nostra forma de ser. Assimilables per basar-se en el sentit comú i seguir la línea de certs processos  mentals. Un de les bases de la qual encara no havia parlat al blog era la planificació natural. El sistema que ens permetrà definir una idea en forma de projecte amb un major nivell de precisió que el sistema de planificació reactiva, el qual habitualment ens dona una visió parcial del que hem de fer a causa de condicionants del entorn, falta de temps, mala especificació dels objectius, omissió de factors que intervenen.  A continuació fem un cop d’ull a una de les claus mestres de Get Thins Done.

Imatge via OctopusHat sota llicència Creative Commons

Propòsit i direcció

Definim el propòsit i el marc del projecte. Darrera de tot projecte hi ha una finalitat, que no hem de confondre amb els lliurables del projecte. Per exemple si realitzem desenvolupem un programari per gestionar l’estoc d’una empresa, l’aplicació seria el lliurable, el resultat, el que s’entrega al client, però hem de tenir clar que la finalitat serà aconseguir una millor gestió de les existències. El matis és important, no és el mateix implementar una llista de funcionalitats acordades amb el client, que desviar-nos del pla de treball en un determinat moment del procés de producció per obtenir una funcionalitat que ens apropi més a aquest fi. En el primer cas implementem un producte, en el segon cerquem una fita.

Nivells clau i marc d’actuació. Amb quins nivells de perspectiva s’interrelacionen? Per una empresa no és el mateix desenvolupar una web comercial, que una estratègia comercial a la web. En el primer cas pot tractar-se d’un projecte a 1 o  2 anys  vista (9000 metres). Si parlem de l’estratègia comercial a la xarxa entrem en una visió a 5 anys (12000 metres), en aquest cas pot donar lloc a una àrea de responsabilitat pròpia, a varis objectius de 9000 metres etc… un major impacte en la organització.

La forma d’actuar durant l’execució del projecte serà condicionada per les normes que se’ns imposin i pels valors de la nostra organització. Hem de conèixer el marc de treball en que ens movem –reglamentacions i condicions acordades – i acomodar-hi l’execució del projecte.  L’acceptació del projecte i les decisions que es prenguin, ho faran condicionades pels nostres valors (15000 metres).

Definir una fita segons la visió

Tornant al concepte de definir el producte resultant per marcar el fi del projecte, si equiparem fita i lliurable correm el risc que se’ns escapi algun detall que obligaria a reobrir el projecte. Si pel contrari optem per visualitzar una situació d’exit, analitzant com arribar-hi, podem realitzar una recopilació de tots els factors que entren en joc. Si es tracta d’un projecte complex ho podem fer per escrit, mitjançant una descripció ubicada en un futur parlant de com es va aconseguir. La ficció ens ajudarà a assentar allò que intervé i adonar-nos del  seu abast real. Aquest exercici l’hauria de dur a terme cadascuna de les parts implicades en el projecte.

Si el projecte és senzill no cal arribar a aquest nivell de desplegament. Únicament plasmant sobre un paper el que es persegueix, en forma d’escrit o de gràfic.

Insistir en la importància de mantenir un nivell perspectiva adequat. Segons si necessitem centrar-nos en la acció, baixarem als nivells inferiors (0 o 3000 metres), i si necessitem una visió global pujarem a nivells de perspectiva superiors.

Creativitat i la pluja d’idees

Realitzar una pluja d’idees del tema en qüestió, clàssica o a través d’un mapa mental. Recopilem tot allò relatiu al nostre objectiu. El que s’ha de tenir en compte per materialitzar-lo, i el que no entra dins del seu abast, així com del marc en que es desenvolupa (recursos, dates, materials… ).  El fet de generar idees sobre un tema, interrelacionar-les i generar un plus que pot marcar la diferencia a l’hora de crear una planificació més robusta.

Organitzar

El torrent d’informació generat el pas anterior s’haurà d’organitzar en una planificació en forma de fases, subprojectes i accions. Tasques organitzades segons una jerarquia de prioritats i dependencies, entre les accions/projectes a realitzar.  Com sempre el sistema a utilitzar varia segons la complexitat de la feina a realitzar. Si treballem en un tema relativament simple, un microprojecte, podem predir i ordenar totes les accions a realitzar amb una breu revisió mental.

Pel contrari, un projecte de certa extensió requerirà de diagrames –de flux, de gantt, organigrames de personal-   i de llistes de control per les revisions o les reunions de seguiment. Tot el necessari per especificar i controlar. Una bona planificació ha de ser flexible, que permeti incorporar els imprevistos que es puguin plantejar, però aquest és un altre tema.

La força de l’acció següent

L’ultima etapa del procés és el pas previ per engegar la maquinaria. Es decidirà quina és la següent acció per cadascuna de les línies d’actuació que es poden emprendre. Entenem línia d’acció com els projectes que es poden iniciar ja que no depenen de la conclusió de cap altre component del sistema. Les següents accions inclouen les accions d’execució i de planificació.

En el moment que el projecte estigui fora de la teva ment és que has assolit un nivell de planificació suficient. Si encara et venen detalls al teu cap s’haurà de realitzar una segona ronda del procés per reforçar el pla de treball.

Deixa el teu comentari per explicar com apliques la planificació natural. T’ha costat deixar enrere els perjudicis adquirits per aplicar-la? ¿Ens els podeu enumerar?

Envia’m els teus 140 caràcters a @davidtorne