Get Things Done en família

Seguint amb el tema del post de la setmana passada sobre desdibuixar la línea entre el que és personal i el que és professional, avui dedico a explorar dues vies per implantar GTD en la nostra rutina, unint ambdues facetes. Un sistema únic, o dos sistemes de llistes en convivència. La segona part del post versa sobre com implicar a les persones més properes, família i amics, en l’organització d’assumptes personals en comú seguint la filosofia GTD, il·lustrant-ho amb exemples ajustats al que pot ser la teva realitat.

Imatge via coolinsights sota llicència Creative Commons

Un sistema GTD únic

Si ets freelance o tens la sort de treballa en una empresa on pots administrar el teu material i les teves eines, busca un sistema que et permeti treballar a casa i a la feina de forma fàcil, sense tasques de manteniment, com la sincronització de dades. Anteriorment vaig escriure sobre la meva implementació GTD amb EVERNOTE que permet administrar les accions, projectes, material i arxiu independentment de la ubicació i el dispositiu utilitzat, tot gracies al núvol. Una altra opció és Facilethings, alternativa web orientada totalment a GTD.

En qualsevol dels dos exemples accedirem a una estructura de llistes única sobre la qual desenvoluparem la nostra activitat. Evitem duplicitats i molestes tasques de manteniment com el traspàs de activitat del teu GTD personal al professional i viceversa. Seria el marc de treball ideal.

Dividir GTD entre personal i professional

Si treballes en una empresa es probable que et restringeixin l’accés a les aplicacions del tipus Evernote, Dropbox… o totes aquelles que son susceptibles d’ajudar a treure informació de l’empresa sense consentiment èxplicit. Tot i que no hi hagi una prohibició en aquest sentit s’ha d’admetre que el fet de treure informació (material de projectes) pot ser quelcom que se surti de les bones practiques, sent una falta de professionalitat per part nostra… Si treballes per un altre i no tens el seu permís per fer quelcom així,  NO HO FACIS!

En aquest cas construirem dos sistemes de llistes. A continuació descric dos dels sistemes que he anat a implementar per vincular gtd personal y professional:

  • 2 sistemes, 2 aplicacions. A casa utilitzo una aplicació determinada que gestiona tot el meu sistema, amb les vessants professional i personal. A l’oficina utilitzo un sistema reduït de llistes, les bàsiques (Inbox, Següents accions, Projectes, Algun dia, En espera) per gestionar el flux de treball específic d’aquesta ubicació. Per intercanviar informació envio notes a la meva inbox del sistema domèstic, ja sigui per informar del estat dels projectes importants, cites o accions a realitzar.
  • Aplicació informàtica + Quadern i boli. Fora de l’oficina utilitzo la meva aplicació, i per registrar el flux dels meus assumptes utilitzo una implementació en baixa tecnologia de GTD que em permet  portar el control amb la mateixa estructura bàsica de llistes que he comentat en el punt anterior.  La gran avantatja és que puc endur-me el quadern a casa i integrar la informació al sistema principal de forma més completa, ja que disposo de totes les dades. El desavantatge és que es tracta d’un sistema més laboriós a l’hora d’administrar les llistes.

En ambdós casos hem de tenir en compte que ens veurem obligat a realitzar una tasca de sincronització, electrònica o manual, i una revisió especifica del sistema professional per depurar les llistes de tasques que complementarà la revisió setmanal.  Eliminem tasques i  organitzem aquelles que hi han d’estar, les noves idees, qüestions sobre els projectes i cites a tenir en compte, ja les tractarem durant la revisió setmanal.

GTD en família

Get things done ens ajuda a controlar els nostres assumptes diaris, entre ells els de l’àrea de responsabilitat de la família. És precisament en aquest area on podem convertir GTD en quelcom més que una metodologia de gestió personal, podem crear un vincle amb els altres integrants de la nostra família. T’ho explico amb uns exemples pràctics, tot i que no segueixin estrictament la filosofia d’una revisió setmanal si que tenen una certa afinitat. S’adscriuen a la línea de pensar en els nostres assumptes:

  • Revisió d’accions i projectes. Tens fills i vols portar un control de les seu progrés acadèmic i de la seva activitat extraescolar.  Cada setmana passeu revista, tu i la teva parella, dels seu deures, dels comentaris que els anotin els professors, de la feina per les properes setmanes i d‘altres compromisos fora de l’àmbit escolar.  Pel nen pot ser una pallissa si no se l’implica en el procés amb un estat d’igualtat, convida’l a realitzar les tasques de preparació de la revisió com posar ordre en els seus compromisos. Si el tractem com un adult i aconseguim que percebi que confiem en ell, crearem les condicions per un feedback positiu.
  • Controlo de les àrees de responsabilitat. Els teus pares comencen a tenir problemes de salut propis de la seva edat. Els teus germans i tu us heu d’implicar en la supervisió i actuació dels problemes que se’n derivin. Ja sigui per motius de distanciament, geogràfic o pel simple de viure la rutines diferents, fa que ens costi ficar en comú el nostre parer i arribar a acords sobre el tema. En aquest cas es pot establir una reunió periòdica, per revisar els assumptes que es desprenguin del seu estat de salut i definir línies d’actuació i distribuir responsabilitats .
  • 9000 metres objectius a un any vista. Prepareu unes vacances amb amics. Preparar les coses amb temps acostuma a equivaldre a evitar-se problemes i obtenir una millor experiència final. Utilitzem la planificació natural per conèixer en que consisteix realment l’objectiu que ens ocupa, que representen, i que no, aquestes vacances en comú. Recopilem tot el que implicarà fer-les i ho estructurem en forma de tasques a realitzar, i si és necessaris ens marquem fites per revisar la marxa de la seva preparació. Repartim la feina i periòdicament ens reunim per acordar els ajustos necessaris per assegurar-ne un bon desenllaç.

Tres casos en que el mètode ens serveix per posar en comú quelcom amb gent propera i assegurar la bona marxa dels nostres assumptes. Un benefici indirecte és la transformació del temps de preparació i supervisió en temps de qualitat que passes amb gent propera, que t’importa.

Redueixes GTD al teu àmbit professional o el desplegues a totes les àrees de la teva vida? Expliqueu-me quines avantatges trobeu a l’hora de d’aplicar el sistema per la totalitat dels vostres assumptes. Podeu deixar-me el vostre comentari o enviar-me’l al meu twitter @davidtorne