GTD. Crea els teus propis contextos

 

He rebut alguns correus on la gent pregunta sobre els contextos i com definir-los. Més enllà de la rigidesa dels conceptes habituals, oficina, casa, ordinador… hi ha tot un món que molts cops no aconseguim fer encaixar en aquesta estructura.  He escrit un post mostrant part dels meus contextos, aquells més personals, per mostrar fins a quins racons de la nostra rutina és pot dur aquest concepte.

Imatge via atermath sota llicència Creative Commons

PAPER I LLAPIS. El context amb el que classifico totes les activitats que he de fer sobre el meu bloc de notes o  per escrit en general. Inclou totes les tasques de reflexió que soluciono amb un mapa menta o una pluja d’idees, la planificació natural de projectes, totes aquelles qüestions que requereixen un  esbós previ  per preparar el que s’acabarà convertint  en un documento o en un guio per una reunió.

Definir un context específic per aquest tipus de tasques m’ha permès organitzar  petites tasques a realitzar durant els forats del dia, aquells on tens de 5 a 15 minuts lliures. Implícitament és una forma per declarar la nostra intenció de dedicar temps a planificar de forma intensiva, no una mera reflexió del que hem de fer, desconnectant de els nostres dispositius i creant un entorn de treball on poder abocar les nostres idees sobre paper.

EMAIL TRUCADA. Dos contextos similars. Permeten organitzar una pila d’accions que defineixen els correus electrònics a contestar i les trucades a realitzar respectivament.  És tracta de dos tipus d’accions que sovint ens prenen pocs minuts cadascuna, però que tenen la virtut de trencar completament el nostre ritme de treball.

A l’hora de contestar un correu has de recordar la situació i l’assumpte, el seu estat actual i planificar la següent acció o comentar quin es el curs de l’actual, quelcom que descentra a qualsevol. Per això és recomanable concentrar la realització d’aquest tipus d’accions al final del matí o la tarda. Fent-les a la vegada evitem aquest efecte desconnexió tant perniciós.

ORDINADOR, ONLINE, OFFLINE Vaig començar treballant amb el context ordinador per totes aquelles tasques que per fer-les tenia que utilitzar el meu PC, però no era suficient. Em vaig adonar que hi havia tasques per les quals necessitava un gran nivell de concentració i no podia compaginar amb altres amb una major tendència a la dispersió, com totes aquelles que tenen a veure amb la navegació.  A més, tenint en compte que m’agrada treballar en llocs on no disposo de connexió a la xarxa, no em va quedar més remei que dividir el context ordinador en dos.

OFICINA I DOMÈSTICS. Un context per les qüestions de la feina i un altre pels temes que puc atendre des de casa. Per aquest àmbit  utilitzo el relatiu a la oficina per temes laborals, però pels temes de casa utilitzo els definits anteriorment. En el meu sistema no existeix  un context per temes a realitzar a casa, es reparteix entre els existents.

PER UBICACIONS. Els contextos d’àmbit geogràfic. En el meu cas n’utilitzo 3, un per la localitat en que treballo,  en el que recullo totes les activitats i encàrrecs que he de satisfer fora de la feina. Un segon context per la localitat on resideixo, creat amb la mateixa finalitat que l’anterior, controlar accions que tenen a veure amb temes d’intendencia i logística. Finalment n’hi ha un tercer per una localitat on vaig freqüentment per temes d’oci totalment equiparable a la resta.

No creo contexts geogràfics per a viatges o llocs on vaig esporàdicament. Per aquests casos prefereixo crear una llista especifica que m’ajudi a  emmagatzemar totes les notes amb informació sobre el viatge en qüestió + un projecte amb les tasques a realitzar per la seva preparació.

Un context ha de ser d’us general, representant unes condicions de treball determinades. Ja sigui una ubicació o una eina amb la que treballem,  ha d’estar present en la nostra rutina de forma habitual, del contrari val més buscar altres formules com la mencionada llista auxiliar.

Espero els vostres comentaris, preguntes i exemples dels contexts que considereu més personals, creats per a satisfer alguna característica especifica de la vostra activitat. Deixeu el vostre comentari o envieu-lo a través de twitter a @davidtorne