GTD. Detalls que marquen la diferencia

Fa temps vaig escriure un post titulat GTD on rails on explicava les pautes per intentar que  el teu sistema no es debilites davant els problemes del dia a dia. El post que llegiras a continuació és una continuació d’aquell, però fent referència a practiques clau a les que hauràs de fer front amb certa freqüència i que son claus per que el teu sistema de llistes funcioni de veritat, ja sigui per mantenir el control de la teva activitat, com per dissenyar les fites dels teus diferents nivells de perspectiva.

Imatge via droob sota llicència Creative Commons

Recopila-ho tot

Fes-t’ho com vulguis, escull les eines que et vagin més bé per recopilar, una llibreta, una PDA, una gravadora és igual, l’important és no deixar escapar cap de les ocurrències que et sobrevenen.  Crea l’hàbit  de registrar en el moment que es presenti el pensament, no caiguis en el parany de confiar en la teva memòria.

Processar el teu Inbox amb una regularitat suficient

 Segons la nostra activitat haurem de revisar l’inbox amb una regularitat o una altra. Jo ho faig cada 2 dies, però si tu gestiones un gran nombre d’assumptes, o estàs immers en una època especialment creativa que et fa generar un gran nombre d’idees potser ho has de fer cada dia. Deixar acumular assumptes al Inbox provoca que la teva llista de següents accions s’allunyi de la realitat.

Realitzar accions directament del Inbox és un indicador de saturació. És el moment de parar de FER, processar  les notes a l’inbox i depurar la teva llista de següents accions per restablir el sistema.

Realitzar la revisió setmanal

Del contrari no ets un bon usuari de GTD. Exagero? Doncs no. Si no et reserves dues hores per revisar el teu sistema de llistes i per pensar els assumptes que han anat sorgint durant la setmana, dones un pas enrere. Les teves llistes s’omplen de brossa i la teva ment ho fa amb idees que es converteixen en un problema per la teva eficiència. Fer la revisió és una forma de mantenir en forma el teu GTD.

No inventis, simplifica

Quan duguis a la practica el sistema sigues ortodox. La creativitat esta molt bé, però si les coses funcionen és per que es segueix al peu de la lletra una base. Si afegeixes més elements al sistema, com llistes complementaries o més passos al procés de revisió setmanal, pot ser que la complexitat provoqui la pèrdua d’eficiència.

Per altra banda, podem desmantellar certs elements del sistema i adaptar-los a la nostra rutina simplificant-los. Tens un exemple en aquest post sobre l’arxiu de seguiment. Tot i així s’ha de continuar sent operatiu sense tocar les llistes base, ni modificar els processos com la ja mencionada revisió setmanal o la planificació natural.

Puja per sobre dels 6000 metres

Definir les teves àrees de responsabilitat es fàcil, però ets capaç de fixar-te objectius a un any vista i estructurar els passos necessaris per aconseguir-los?  I dissenyar un estil de vida d’acord a una visió a 5 anys vista? Comença pel primer, que és allò que vols assolir en el terreny professional i professional? Marcat un nombre raonable de fites i dirigeix la teva activitat a fer-les realitat. Els objectius concrets i assolibles et donaran un major criteri a l’hora d’escollir que fas  i que no, descartant tot allò que no entri dins del pla d’execució, o no tingui que veure amb cap d’ells.

Fixa els teus valors, actua i decideix d’acord amb ells

Sobre els 15.000 metres, no entraré en el fet de descobrir el teu propòsit en aquesta vida, quelcom extremadament complex. En canvi si que et recomanaria que t’aturessis i dediquessis temps a redactar un document amb els teus valors, i una vegada fet ho guardessis en algun lloc fàcilment accessible per refrescar la memòria. Fer-ho equival a fer una declaració d’intencions, cada cop que es presenti una decisió, hi podràs recorre per saber si hi ha conflicte entre el que vols fer i com ho has de fer . Quines línies no estàs disposat a creuar i  que ha de transmetre la teva acció.

Fer el que realment has de fer

Els dos punts anteriors serveixen per filtrar l’activitat diària, la real, les accions i projectes que assumim.  Però has d’anar més lluny, procastina activament i de forma conscient. Cada cop que facis la revisió setmanal i bolquis la teva activitat a la llista de següents accions, preguntat si necessariament ho has de fer la setmana següent. Ho has d’entregar? Hi ha algú que ho espera? És realment el següent que has de fer per arribar al teu objectiu? Si la resposta a les tres preguntes es si, endavant.  Si no  potser es pugui esperar una setmana més, deixant espai per tasques que si que ho compleixin. Recorda, primer l’urgent, després l’important.

Porta aquest principi a l’activitat diària. Quan revisis cada nit aquesta llista de següents accions i escullis el que faràs demà. Preguntat  si demà és el límit o ho pots ajornar un dia més

Posa en practica la planificació natural

La nostra ment esta plena de perjudicis adquirits a través de l’educació i l’experiència. La solució és desaprendre. Aplica la planificació tal i com te l’expliquen a Organízate con eficacia i oblidat dels sistemes reactius o de passar directament a fer llistes de tasques i diagrames de Gantt. Evitaràs perdre de vista el propòsit final del projecte i reduir considerablement los canvis de rumb.

Estic segur del teu domini de moltes d’elles, però també que d’entre totes n’hi ha alguna que se’t resisteix, explica’m quina és i perque creus que passa. Tens a la teva disposició l’espai pels comentaris i el meu twitter @davidtorne.  Si el que vols es fer-me una pregunta, envia-me-la a l’apartat Qüestiona’m.