Que pot aportar GTD a l’empresa?

Get Things Done tot i ser un mètode de productivitat personal  és una poderosa eina per l’empresa. El fet d’obrir les portes a aquest sistema pot millorar l’activitat a l’empresa a través de dinamitzar l’activitat de l’individu. El següent post va en la línea del publicat parlant de tots els factors que influeixen en l’èxit del projecte, no parlo del procés per implantar el mètode en la empresa i dels detalls funcionals, un tema que dona no per una sèrie sinó més aviat per un llibre. Parlo de tot allò que pot transformar GTD, des de l’activitat o la planificació, fins al pla estratègic.

Imatge via medialab_prado sota llicència Creative Commons

El flux individual i col·lectiu

El primer benefici és el fet d’implantar una metodologia per  gestionar el flux de treball. Habitualment les empreses compten amb programari per intentar gestionar els projectes, les tasques i els recursos per dur-los  a terme, però el fet de comptar amb eines per administrar el treball no vol dir que els seus usuaris segueixin el mètode, si no es tracta d’un simple sistema de distribució de tickets amb la tasca a realitzar.

El fet de comptar amb GTD obliga al individu a moure’s, a interessar-se per la seva feina. Un cop coneixes la mecànica i veus els primers resultats et motivaràs. Aquest mecanisme fa que la gent pari una major atenció a la seva feina, la percep d’una altra manera. El que ens du al que ja he comentat en alguna ocasió sobre la proactivitat:

No esperem que ens diguin el que hem de fer, som nosaltres qui ens preocupem de tancar el nostre pla de treball diari i setmanal. Movem les coses, dinamitzem el flux.

El fet de pensar en el que hem de fer i comptar amb una visió més amplia de la nostra feina, a causa d’haver d’analitzar tasca per tasca i veure quines dependencies es generen entre elles, farà que puguem realitzar una previsió més realista de la carrega de treball que hem de gestionar i de les conseqüències de les nostres decisions sobre una tasca en particular. Serem més fiables com a individus i com a grup.

Comunicació

Ens veiem obligats a augmentar la comunicació. GTD és un sistema de productivitat personal, no grupal. Si volem delegar tasques a un company o un subordinat, els hi hem de enviar al seu inbox. No podem tocar la llista de següents accions. Li correspon a cadascú organitzar les seves següents accions segons el seu criteri. Si les prioritats del supervisor son diferents, o a l’inversa, es veurà obligat a confrontar la situació amb l’altra part i arribar un acord. Ens obliga a ser conscients de les responsabilitats dels altres.

El fet d’haver d’interactuar amb els companys, interferint el seu flux de treball amb sol·licituds per la realització d’accions pot dur-nos a establir un criteri comú –pauta de comportament- a l’hora de gestionar les interrupcions o realitzar les mencionades sol·licituds.

Estratègia i planificació

Davant els projectes podem aplicar la planificació natural amb la intenció de donar un sal qualitatiu. El fet de marcar-nos una fita més assertiva, el ‘que ha de succeir per que això sigui un èxit’ o el ‘que implica i que no implica’ és una nova perspectiva que va més enllà de l’especificació i gestió convencional d’un projecte. El fet d’intentar donar un abast a la  planificació del projecte d’una forma molt més amplia ens evitarà l’omissió de detalls importants, i ens aporta una perspectiva orientada als resultats i a la qualitat dels mateixos. Enfocar els assumptes diferent, per fer-los millor.

Estratègia

Tractar les qüestions d’empresa amb el sistema de nivells perspectiva. Des de fixar un propòsit per l’empresa i uns valors a seguir fins a dissenyar un pla quinquennal compost de varies etapes  d’objectius a 1 i 2 anys que ajudin a fer el seguiment de la seva execució  en funció a la seva consecució. A partir dels 6000 metres podem definir les diferents àrees de responsabilitat de l’empresa, ja sigui per departaments o per indicar els nixos de mercat, games de productes, necessitats dels clients que aquesta vol satisfer.

Per part dels empleats és  molt més útil i usable els nivells de 6000 metres – àrees de responsabilitat, fins a la pista d’aterratge. Definim les responsabilitats del treballador en l’empresa i marquem la línea de la seva activitat per mitja dels projectes (3000 metres) i les accions. Els nivells d’acció s’integraran amb els objectius a 1 o 2 anys vista de l’empresa amb la intenció de orientar l’acció a la consecució dels mateixos.

Tinc la sensació que el món de la productivitat personal dins l’empresa és quelcom per explorar i que pot reportar grans beneficis, tant a l’organització com al membres que la composen. Si apliqueu Get Things Done a la vostra empresa o altres mètodes de productivitat personal fes me conèixer la teva experiència via comentari o via twitter @davidtorne