Els meus 5 pecats productius

Jo, com tots vosaltres, soc una persona que s’equivoca i falla. Soc coneixedor dels meus errors i intento donar-los-hi resposta per tal que no tornin a succeir, però l’home –sobretot l’home que busca la productivitat –  és dèbil i cau amb facilitat en velles costums. Avui us presento una revisió de consciencia on identifico els 5 esculls amb que topo repetidament, i que m’he plantejat solucionar d’una vegada. Aquí  els plantejo i hi proposo una solució. Us convido a tots a deixar la vostra sugerència per qualsevol dels punts.

Imatge via francisco.j.gonzalez sota llicència Creative Commons

COMENÇAR I NO TANCAR LES ACCIONS. Amb GTD he aconseguit passar del concepte tasca al concepte acció, una acció física simple i indivisible. Tot i així hi ha vegades que aquestes accions resulten extenses i feixugues, llegir documentació per exemple o la redacció de textos de tipus tècnic, es converteix en quelcom farragos que en cert punt convida a la distracció, i a l’abandó de la tasca durant 5 minuts…

Que em proposo:  En primer lloc restringir les interrupcions tant com pugui. Per aquelles tasques que propicien aquesta situació, canviar d’ambient de treball. Per exemple en les lectures treballar lluny del ordinador i la TV. Triar un lloc que convidi al recolliment. Tot i això continua sent qüestió de voluntat en un 80%.

NO SABER QUAN PARAR DE TREBALLAR. Una de les conseqüències  perverses de tenir una llista de següents accions ben estructurada en contextos, temps i nivells d’energia, és que sempre hi ha alguna cosa per fer. Quan acabes la feina que has de fer continues amb les accions que encaixen en aquella mateixa situació. Normalment treballo davant del meu ordinador , quelcom que potencia la sensació de necessitat de fer alguna cosa.

Que em proposo:  Marcar un màxim de tasques per sessió de treball (mati i tarda) i una hora límit a partir de la qual deixar de treballar. Si arribem a l’hora límit acabarem la tasca que tinguem entre mans i deixarem la feina per més endavant o per demà.  

NO DONAR PROU IMPORTANCIA A LA PLANIFICACIÓ. Concretament a les sessions de planificació natural. El primer a tenir en compte és que es tracta d’una tasca que vol dedicació completa en un entorn tranquil. La segona és que per a que  la planificació natural funcioni no ha de deixar la sensació de que quelcom ens queda pendent, i en aquest cas tornar a repetir el procés pas a pas (a l’inversa). Molts cops la fatiga provoca l’omissió del procés de l’evaluació i revisió de la planificació, deixant el procés incomplert i comprometent l’arrencada del projecte.

Que em proposo:  Com amb el tema de les interrupcions a l’hora de fer certes accions, desplaçar la realització de la planificació natural a un entorn aïllat on poder treballar sense condicionants i sense el pes del rellotge. En el cas de no estar segur d’haver completat el procés programar per 24 hores desprès – si es possible – una segona ronda on es revisi cadascun dels passos. No demorar-ho més de 48 HORES.

NO ACTUAR EN CONSEQÜÈNCIA EN LES SITUACIONS DE DISPENDI DE TEMPS. Tinc marcades, identificades, aquelles situacions en que perdo el món de vista i que fan que el temps s’escoli per l’aigüera. Em refereixo a les tant tòpiques connexions a Internet  o intercalació de pteites interrupcions (com clips musicals), mentre treballo. Ja sabeu, quan fas pop ja no hi ha stop… Començo, una cosa porta a l’altra i sense saber com han passat 45 minuts…. Et felicito fill! El problema és que tinc totalment identificades les situacions en si, però soc dèbil i caic.

Que em proposo:  Programar un temps definit per xarxes socials i la música online, que serà hàbil una vegada completada la feina. Durant la sessió de treball fer tot el possible offline, recopilant el material necessari de la xarxa prèviament i desconnectant-nos de Internet a posteriori.

EL PROBLEMA DE LES ACCIONS I PROJECTES QUE NO SON URGENTS. Aquelles tasques que requereixen de mitja hora o 15 minuts per realitzar-se i un nivell d’energia mig, sense una prioritat definida (a la part mitjana baixa de la nostra escala d’urgència) que queden sedimentades en la llista del que he de fer però que no surten perquè conscient o inconscientment dono més importància a altres coses.   Algunes vegades no fer una d’aquestes tasques significa bloquejar un projecte… Més desesperant encara…

Que em proposo:  Programar temps durant la setmana per aquest tipus de tasques. Tal i com  fem amb la revisió setmanal li destinarem dues hores per completar projectes pendents i tancar temes. Si hi ha tasques que persisteixin durant més de dues setmanes i no son prioritaries les mourem a la carpeta Algun dia.

Fes servir el teu ull crític per tal de fer saltar la meva previsió de treball pels aires. Una sugerència , un comentari sobre quelcom que no vegis clar, o una altra via d’acció possible. Aquelles coses que jo no he tingut en compte i que a tu t’han funcionat o penses que jo podria provar per tal de ser eficient. M’ajudes? Deixa el teu comentari o fes-me’l arribar per twitter @davidtorne

  • Daniel Aguayo

    Per al primer cas, has provat a dividir-ho en accions encara mės petites? Per exemple, llegir un text técnic segurament té capítols. Si ho tractes com un projecte més, pots posar un capítol a la llista de properes accions; si te l’acabes i encara vols continuar, fes-ho, i si no apunta la següent tasca del projecte (següent capítol) a les properes accions.

  • En aquest cas Dani no es divisible. Ho organitzo per llegir-ho tot de cop, em resulta més eficient per treure suc al tema del contrari em disperso.

    La solució es tenir una mica de disciplina combinant-ho amb mesures per evitar distraccions.

    Gràcies pel consell

  • Jordi Sánchez

    He trobat aquest artícle de fa temps, no l’havia llegit encara! Em sembla molt interessant la reflexió, i també això que comentaves sobre la disciplina: tant fàcil de dir i tant difícil de fer, a vegades! ;)

  • Tens rao, per molt experts en productivitat que ens pensem que som sempre tenim moments de flaquesa. Si fer quelcom ens costa massa potser millor que ens preguntem perquè, no creus?