Per un Evernote més simple

Em trobo en una etapa de reflexió amb l’objectiu de simplificar al màxim la meva activitat. En aquest post parlo de com intento de treballar millor, deixant de banda el soroll que produeix tot allò que no es necessari. Reviso i racionalitzo el meu ús de les eines, i com no, també li toca una posada a punt a Evernote. A mesura que passen els mesos l’aplicació es va omplint de contingut i dades,  l’estructura s’havia tornat excessiva.  Tot i que encara estic en procés de reestructuració, si em permeteu us donaré 4 consells + una reflexió final per aquells qui gestioneu la vostra activitat amb l’aplicació.

Com estructuro la meva informació

“La clau és la simplicitat, entenent-la com allò que és suficient per fer quelcom funcional.”

És inevitable que a mesura que anem utilitzant l’aplicació, la nostra estructura d’Stacks, notebooks i tags vagi creixent. El problema es que si permetem que aquesta creixi en excés el nostre arxiu d’idees, anotacions i material interessant perdi claredat, i ens resulti menys atractiu treballar amb ell.  Et proposo una sèrie de mesures perquè les teves metadades (informació sobre la teva informació)  no se’t escapi de les mans.

  • Limitar el nombre de tags 3 per nota, més és confús a l’hora de fer cerques.  L’excés pot fer que es multipliquin els classificadors, i que al fer una cerca els resultats perdin precisió.
  • Purgar la nostra col·lecció de tags. És bo fer alguna revisió de tots els tags disponibles i unificar aquells que son similars (per un tema tipogràfic o conceptual). Elimina tots aquells creats per un error tipogràfic deixant un tag mig escrit o amb una descripció errònia.  Per fer-ho, ves  a l’apartat de tags i amb el menú contextual estableix ‘Mostrar etiquetas sin assignar’ per poder veure’ls tots.
  • Alerta amb la creació d’stacks. Un stack és una forma per agrupar i clarifica la nostra col·lecció de llibretes, a canvi de perdre un cert grau d’operativa . Si són unes dades  a les que accedeixes amb certa regularitat, el fet de fer un clic per obrir l’stack i un altre per accedir a la llibreta deixa de ser trivial i es converteix en una molèstia.
  • Realment necessito aquest notebook. Abans de crear un nou notebook, pensa si val la pena, si no seria millor organitzar-ho creant un tag per aquest grup de notes i una cerca programada per trobar-les.  Per llibretes amb un propòsit especial, com la preparació d’un event o un viatge, un cop tancat el tema s’eliminen, arxivant les notes que vulguem conservar en altres llibretes d’arxiu.
  • Quan utilitzar una cerca programada? Per trobar anotacions de forma transversal, en varies llibretes, o per a totes aquelles cerques d’ús freqüent, en ambdos casos reduirem quelcom complex o comú a un sol clic.

Utilitza’l pel que realment serveix

He escrit varis post sobre com implemento el meu sistema GTD amb Evernote,  fins al moment n’estic molt satisfet, però això no canvia que no es tracta d’una aplicació orientada  a aquest mètode.  Em satisfà perquè gracies a la seva gran flexibilitat he pogut desplegar tot el meu sistema, però el fet de no ser una aplicació especifica per aquest tema fa que no integri moltes de les funcionalitats necessàries, com per exemple gestió de l’agenda/calendari, o que no hi hagi cap mena de control sobre les estadístiques de les notes que s’atenen.

Per un ús eficient de l’aplicació hem d’assumir la funció per la qual ha sigut dissenyada i treure’n tot el suc. Utilitzar-la per altes qüestions, com per exemple la nostra activitat, especialment si ho barregem amb el nostre arxiu, pot crear soroll i afegir massa complexitat.

Particularment estic començant a valorar altre opcions per migrar el meu gtd a una aplicació especifica. De moment  Facliethings te tots els números.

Em sabrà greu deixar enrere la icona del elefant quan hagi de consultar les meves següents accions, però  és el més sensat.  M’agradaria saber perquè utilitzeu Evernote i quins son aquells trucs que us ajuden a organitzar i localitzar les notes, em podeu donar algun consell? Teniu l’espai de comentaris i el meu twitter @davidtorne per fer-me arribar el vostre plus productiu.

  • Ups, una disculpa per l’error tipogràfic a la imatge. Ho arreglaré al arribar a casa 

  • Enric

    Hola David, yo tengo un stack de proyectos activos y otro de finalizados, una libreta de documentación de referencia y otra de asuntos personales y finalmente otra de Inbox que es po donde entra todo siempre. Tags uso pocos y casi todos en la li reta de Referencia. Suelo encontrar todo po búsquedas escogiendo viendo el nombre de las notas. Saludos i molt bon treball

  • Gracies per la teva resposta Enrric