Fes que cada dia compti

Arribes a l’últim dia de la setmana i veus com la feina segueix acumulant-se i els teus projectes no avancen.  Ser capaç d’aconseguir que els nostres assumptes es solucionin és una qüestió d’anar completant els passos que els composen, ja siguin accions o projectes. Potser imprevistos i ajustos fen la nostra rutina facin aturar temporalment els nostres projectes, però tot i així sentim que l’esforç realitzat durant la setmana ha valgut la pena. ¿Quina és la diferencia? Sabem que hem fet quelcom profitós, tot i haver-nos sortit de la nostra planificació.  Avui et parlo sobre com aconseguir que cada dia compti i no te’n vagis a casa amb aquella sensació d’haver desaprofitat la jornada.

Imatge via Theen sota llicència Creative Commons

Identificar i atacar les tasques clau

Pot ser que a la teva llista de següents accions a fer hi hagi més de 30 o 40, però a dia d’avui no totes tindran la mateixa prioritat. Identifica les tasques clau a resoldre durant el dia, aquelles subjectes a un venciment imminent o les que afecten de forma negativa al treball de terceres persones: Un client que no pot treballar sense quelcom que has de resoldre. Més enllà dels venciments i urgències establirem les prioritats, començant per les tasques més rellevants dins dels nostres projectes.

Aquesta estratègia ens permetrà reduir l’estrès evitant problemes en els dies d’entrega, i atacar el gruix de les nostres responsabilitats. Segons el principi de Pareto, el 20% de les tasques representen el 80% de la carrega de treball, un cop identificades i realitzades només haurem de polir detalls per tancar el tema.

Identifica-les abans de començar a treballar, dedica-hi 5 minuts al iniciar la teva, crea una llista de control a completar durant el dia. No crec que sigui bo planificar la rutina de forma més intensa, la experiència m’ha portat a la conclusió que com més planificació, més insatisfacció al incomplir-la.

Registra la teva seqüència de treball

Per evitar la insatisfacció que em produïa el fet de no acabar amb les tasques que havia de treure’m de sobre durant el dia vaig començar a treballar amb una fulla de paper davant meu,  sempre sobre la taula entre el teclat i jo. En ella creo un checklist amb les tasques clau a completar durant el dia i a mesura que les vaig completant les tatxo. Si pel que sigui sorgeix quelcom, un imprevist o un altre assumpte derivat del que estic fent en aquell moment,  ho apunto a continuació, com si fos una altra tasca.

Aquest mètode em permet portar un registre de tot el que faig durant el dia. Tenir-ho apuntat em permetrà realitzar una valoració més ajustada a la realitat al final del dia. Imagina’t que arriba l’hora de plegar i no has acabat res del que tenies que fer, ¿Quantes vegades te’n has anat a casa amb la sensació de que no has fet res i que a més se’t acumula la feina? Certament una sensació molt desagradable. El registre evita l’oblit i la seva lectura et permetrà valorar l’esforç realitzat i estructurar la següent jornada sense oblidar el que queda pendent.

Avalua el treball sense castigar-te

Segons li vaig sentir dir a J.M. Bolivar en la seva ponència de les Jornades GTD, un avio amb el trajecte Londres-Nova York només segueix estrictament el seu pla de vol en un 20%, aproximadament. Ho podem extrapolar al nostre pla de treball, les turbulències provocades per interrupcions i imprevistos ens desviaran.  Si hi sumem la nostra falta d’autocontrol per mantenir-nos en la zona possiblement ens culpabilitzarem afegint llast al remolc on duem la nostra carrega professional, projectes, responsabilitats, entregues…

És aconsellable realitzar una revisió al final del dia, encara que només sigui en forma de checklist per revisar el que hem fet i el que ens queda pendent.  En la línea del punt anterior, avaluem de forma neutra, sense que els incompliments ens carreguin de preocupacions i castiguin la nostra autoestima. Permeta’m que abandoni el post durant un segon i et comenti quelcom important:

“Ets un bon professional, a l’hora de fer la teva feina ofereixes el millor que tens, i el fet de dedicar part del teu temps a aprendre sobre productivitat personal indica una voluntat de millora.”

 Si no has assolit els teus objectius diaris o setmanals no t’enfonsis, deixa la queixa a un costat – no t’aporta res – i analitza, busca un perquè i planteja una solució, apunta-te-la en un postit i mantén-la  a la vista durant la jornada següent. Ho tindràs present de forma permanent i no oblidaràs el que has de fer.  Treballa sempre en positiu, del contrari enlloc d’anar endavant t’enfonsaràs, quelcom que no et pots permetre.

Son tres consells per intentar racionalitzar una jornada difícil. Habitualment percebem  un mal dia, com quelcom que computa en contra de la nostra activitat, però en segon terme hi ha molt més que fa que valgui la pena. Com sempre m’agradaria que em parlessis de la teva rutina i de la teva experiència en aquest tema,  tens a la teva disposició l’apartat de comentaris.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.

Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m