Evernote. Gestiona el teu arxiu i material de suport

Ja fa més d’un mes que vaig migrar el meu sistema GTD a FacileThings. Una de les conseqüències és la completa reconfiguració del meu compte d’Evernote, convertint-lo en un arxiu documental pel material de suport dels meus projectes,  una eina per a la recopilació i un arxivador virtual.  Com en altres posts sobre implementacions explico els canvis realitzats i les motivacions que hi ha darrere de cadascun d’ells.

Imagen vía dahnielson bajo licencia  Creative Commons

Les motivacions que em porten canviar l’estructura és l’esperit del exposat en el  post Per un Evernote més simple, aconseguir una major funcionalitat a través de simplificar l’estructura per classificar, arxivar i accedir a la informació.

Continuo utilitzant Evernote com a Inbox per a la recopilació digital de totes les meves idees, notes i tasques. Un cop processades s’arxiven o es deriven a facilethings traduint-les a accions o projectes GTD.

Per mantenir l’ordre les carpetes, disposo les més utilitzades al top de la llista de la part esquerra de la pantalla a través de la numeració que precedeix cada nom.  Dividim els diferents conceptes en rangs numèrics per obtenir una identificació visual més ràpida. Aconseguim un sistema més intuïtiu. Els rangs utilitzats son els següents:Estructura de carpetes

  • Del 00. Al 09. Carpetes funcionals.  Des del notebook Inbox encarregat de rebre totes les anotacions i el material recopilat, fins a les carpetes de Seguiment, amb les anotacions del que tinc que tenir present.
  • Del 10. Al 19. Projectes en marxa. Notebooks que agrupen el material de cadascun dels projectes que estan en marxa. No en tinc mai més de 9 que necessitin recopilar material, del contrari ho ampliaria al rang 20-29. Son notebooks que s’obren i s’eliminen a mesura que s’obren i finalitzen.
  • Del 20 al 29. Anotacions i temes d’interès. Recopilació d’anotacions com apunts dels cursos de formació que realitzo. Llistes de recopilació de material sense una caducitat definida com els projectes.
  • Del 30 al 39. Recopilació d’idees de les diferents àrees de responsabilitat. Des de millores professionals fins a reptes personals i implantació d’hàbits.
  • 40. Blogging. En forma de pila de carpetes, emmagatzema tot el relatiu a la meva activitat com a blogger. Idees per post, materials i recursos a utilitzar o posts escrits per altres bloggers capturats amb Evernote Cleary per tenir-los sempre a la meva disposició.
  • 50. Algun dia. En forma de pila de carpetes. Projectes a emprendre a mig o a llarg termini. Els divideixo en notebooks per projectes que no puc posar en marxa de forma immediata, i coses que m’agradaria fer a llarg termini.
  • Del 80 a 89. Nivells de persepectiva. Definició de les arees de responsabilitat, els objectius a 1-2 anys i la meva visió de futur. L’unica part de GTD que encara continuo guardant a Evernote.
  • Del 90 al 99. Sistema d’arxiu. Es divideix en posts publicats, links, recursos i material d’arxiu.

Els notebooks amb el material que utilitzo més assíduament es col·loquen a la part superior.  Carpetes per la recopilació i per el material de projectes sempre estan a dalt de tot.  El principi també s’aplica per cada interval de numeració, especialment important per les carpetes d’anotacions (20-29) i les de recopilació d’idees (30-39). Busco els notebooks més accessibles per realitzar el processat del material del inbox i la seva organització dins del sistema més fluida.

Un altre punt important és la restricció de l’ús de stacks (piles de notebooks).  Només n’utilitzo per temes com la gestió del blogging (40), coses a fer Algun dia (50) o el sistema d’arxiu (90-99).

Hi ha carpetes  a les que accedeixo de manera menys freqüent, però és important no perdre temps buscant quan les necessito. Notebooks on defineixo els següents post a escriure o una carpeta de utilitats per la meva feina. Algunes estan dins de stacks, però creant un accés directe a la barra de favorits d’evernote hi accedeixo amb un clic.

Per vincular el material requerit per una acció o un projecte utilitzo un Evernote Link. L’adjunto al text de l’acció definida a facilethings i amb un clic obrirà l’aplicació i accedirà a la nota.

Les cerques programades han pres importància per extreure informació de forma transversal al sistema. Creo tags com Es_Interesant , Favorit o Actiu per classificar notes arreu del meu sistema de notebooks. Amb un simple clic recupero informació dispersa per varies ubicacions.  Sempre buscant la via més fàcil.

Una nova forma de veure Evernote com a sistema de suport dels meus projectes, i arxiu del meu material digital. Sense barrejar-lo amb les meves  llistes GTD per definir l’acció, guanyo concentració en el que he de fer i continuo puguen accedir al material que necessito amb un sol clic.  Espero el vostre comentari de la meva nova forma de veure les coses.

Vols més sobre Evernote? Aquí tens la guia d’Evernote

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m

  • Molt interesant la imatge de l’estructura de l’Evernote.
    Personalment crec que Evernote ha de ser com un arxiu de tot el que en pasa pel cap o trovem interesant. Pero per gestionar les tasques prefereixo una altre eina.

    Saluts!

  • Igual que jo Alejandro. Abans gestionava el meu GTD i el meu arxiu amb Evernote, pero finalment he trobat quelcom que em permet gestionar millor el flux de treball. Facilethings 

  • Jo després de probar-ne varis estic amb Wunderkit. Per ara m’encanta com es nota bastant pel meu blog jeje :)