GTD i com processar el teu Inbox

Processar el material de la teva Inbox pot semblar quelcom trivial, però com sempre darrera qualsevol acció simple sol amagar-se un cert grau de complexitat. Cal entendre el sistema de llistes i la filosofia de GTD de considerar allò que hi entra quelcom útil i per recordar. Gran part de la força del sistema ve donada per saber com tractar i on ubicar cada acció per que passi a ser part activa de la nostra activitat, sense que caigui en l’oblit i sense convertir-ho en un llast que destorba.

Imatge via Andy Ciordia sota llicència Creative Commons

1. Identificar i transformar

Quan estàs guerrejant amb la teva activitat no pots parar-te a fer segons que. Si se’t passa quelcom pel cap o sorgeix alguna cosa a tenir en compte a posteriori ho recopiles. Crees una anotació  que descrigui el que defineixi clarament el problema o la idea  i l’envies al teu Inbox. Una altra categoria és el material que vas recopilant i que per si mateix no defineix una acció a realitzar, una revista, la correspondència, una imatge a la xarxa, tota aquest utillatge acaba a les teves inbox física i virtual.

Abans d’introduir-ho les teves llistes cal transformar-ho a les magnituds que GTD utilitza: Accions i projectes. Per totes aquestes anotacions ens preguntarem quines accions calen per completar-ho . Si és una simple acció la redactem de forma clara, descrivint el que s’ha de fer. Si s’ha de fer amb més d’una acció obrim un projecte, i com a mínim establim la primera acció a realitzar,  si en podem entreveure més d’una les aboquem totes al nostre Inbox, juntament amb la primera.

Per tot aquell material físic que tenim a les nostres mans, pensem quina acció porta adjunta, una lectura, una revisió de les factures i posterior confirmació al emissor (2 accions, per tant projecte). Definim-les al nostre inbox d’entrada a GTD.

2. Catalogació

Cada acció s’ha de catalogar segons el nivell d’energia, el temps necessari per realitzar-la ,i els contexts en els que es pot dur a terme. Punt imprescindible per que quan ens centrem en FER sapiguem que escollir d’una forma ràpida i fiable. Una tasca sense algun dels tres conceptes passa a ser candidata a l’oblit, una mena de paper que queda al fons del calaix i que no en pot sortir simplement perquè quan filtrem per algun d’ells no apareix mai.

Us recomanaria que etiquetéssiu totes les vostres accions abans de sortir de l’inbox, incloent les múltiples accions que heu definit per un projecte. Per aquest últim cas recordeu que si no ho feu a ara, us tocarà fer-ho quan passeu les accions a la llista de Pròximes accions: (Quina mandra! , resta dinamisme, oi?)

Alerta amb abusar dels contexts. Si n’assignes massa crearàs confusió al sistema. Una  acció hauria de poder-se realitzar en un o dos àmbits. Si no és així és que hi ha quelcom que no funciona. L’altre extrem son els contexts massa genèrics, potser has de definir uns contexts més personalitzats, que s’ajustin millor la teva activitat.

3. Buidar l’inbox

O dit d’una altra manera classificar el contingut en les diferents llistes del sistema, o deixar-ho fora. Has desglossat tot el material del inbox en inputs assimilables per GTD, anem tractant cada item per separat i escollim una destinació per a la tasca:

  • Pròximes accions. El següent a realitzar.  Jo hi ubico les accions a realitzar durant la setmana + la següent acció del projectes actius.
  • Projectes. La primera acció a Pròximes accions, per a les següents podem crear una llista expressa pel projecte i enviar-les allí.
  • En espera. Tot allò que depèn de la  intervenció d’una tercera persona. Al processar l’inbox et pots trobar que una acció d’un projecte sigui confirmar quelcom per mail i que la següent acció a realitzar vagi a parar aquí fins a rebre la resposta.
  • Algun dia. Sense una prioritat establerta. Per aquelles accions a realitzar la setmana vinent o potser l’any que ve. Qui ho sap?
  • A la brossa o l’arxiu: En el cas del material es pot donar el cas que estigui associat a un projecte, o que simplement no s’hagi de fer res, només arxivar-ho o llençar-ho. No cometem l’error de guardar el que no necessitem, s’acabarà convertint en una carrega: Si no ho necessites a la paperera.
  • Agenda: Si s’ha de realitzar  en un dia i/o una hora determinada s’envia a l’agenda o al nostre calendar.
  • Seguiment: Quelcom molt personal, la utilitzo per enviar allò que tinc que tenir present però per accions sense una data de venciment.

Utilitzem la regla dels dos minuts per lliurar-nos de les minitasques durant el processat i ens en oblidem. Del contrari aquestes petites accions es poden convertir en un destorb o en un pretext per no fer el que realment es prioritari.

Un esbós del que representa processar el teu inbox.  No sembla que sigui tant el que s’ha de tenir en compte per  decidir sobre el que has de fer , oi? Estic a la espera dels vostres comentaris i preguntes.

Per la resta, la guia ràpida sobre  GTD del blog

  • @msayrach

    Hola David,
    Estic procurant introduint-me en la metodologia GTD, doncs les idees, projecte i tasques em sobrepasen… I m’ha agradat trobar aquest bloc on parles del tema. Està molt be!
    També soc usuari d’evernote i estava pensant emprar-lo com a eina GTD, tal com suggereixes en una de les entrades del bloc. L’altre dia però vaig sentir parlar de zendone com a eina de productivitat GTD http://www.zendone.com/ la coneixes? En cas afirmatiu la recomanaries?
    Gràcies,

  • Toni

    Moltes gràcies, els teus articles m’ajuden molt !

  • Te de dir que no l’he provat. Ara mateix he passat a utilitzar  http://facilethings.com/home/es facilethings. El que m’ha convençut és el fet de poder treballar en un entorn separat del meu arxiu i del material de suport pels meus projectes.

    ZenToDone crea carpetes al teu Evernote per gestionar les tasques, tot i que comptes amb una interficie diferenciada per gestionar les teves accions i projectes. Crec que serà qüestió que comparis tarifes. D’aquí poc escriure sobre el meu sistema GTD a facilethings

    Gràcies pel teu comentari