Productivitat sense estrés. Retorna l’equilibri a la teva rutina

Nois, hi ha coses que no funcionen. Després de dissenyar un planning d’activitats, posar-lo en marxa i acostumar-te a la nova rutina hi ha coses que no encaixen. Els imprevistos ,i allò que no va com tu pensaves, fan que els engranatges de la teva rutina es vagin desencaixant gradualment fins que t’adones que tornes a estar enmig d’un bassal amb l’aigua fins als genolls. Ha arribat el moment de fer un cop d’ull a la teva rutina i buscar el punts que poden generar un desequilibri que permeti reconduir la situació.

Imatge de alancleaver_2000 via photopin sota llicència Creative commons

Que és el que acostuma a fallar?

Que és allò que requereix de la teva atenció i demanà una inversió de temps que no estàs disposat a assumir? T’has d’adonar que abans d’assumir nous compromisos, introduir noves activitats, i embarcar-te en noves aventures hauràs de renunciar a quelcom que actualment ocupa el teu temps. I quan dic abandonar vull dir completar el procés d’anàlisi del que tens entre mans, valorar que representa per tu i per la consecució de les teves fites, prendre la decisió de deixar-ho, i tancar el tema definitivament.

Molts cops, sobre tot si hi ha terceres persones implicades, pot resultar difícil fer entendre la decisió.  Un altre problema  és l’autoengany de pensar que podem amb tot, ignorant el temps que hauríem de reservar per disposar d’un marge prudencial en la nostra jornada per assumir imprevistos , o  per invertir-lo en nosaltres o en la nostra família (temps de qualitat en diuen).

Si afegim el que ens van proposant un cop redissenyada la nostra rutina, ja tenim la recepta pel desastre. L’art de dir no resulta imprescindible per no caure en l’estrès i l’angoixa de no arribar allà on ens proposem.

Que pots fer per solucionar-ho?

L’ideal seria eliminar aquelles activitats que representen un dispendi de temps i energia, sense representar un retorn significatiu. Però evidentment les coses no són blanc o negre, sinó una escala de grisos. Per les activitats que impliquin terceres persones, el kit de la qüestió és no tancar la porta a futures col·laboracions. Tant per decisions que hagis de prendre en grup, com per aquelles que prenguis tu sol, fes-te les següents preguntes:

  • Ho puc eliminar? Puc prescindir de l’activitat en la meva rutina sense una gran repercussió en els meus objectius, les meves relacions  professionals (o personals) i sense que representi un greuge per la meva imatge de marca? Si es així, el següent pas és  plantejar la sortida.
  • Es pot renegociar-la? Podem simplificar la feina perquè disminueixi la carrega de treball periòdica que representa, o obtenir un canvi d’horari que permeti encaixar-la millor en la nostra rutina.  Plantejant el nostre problema a l’altra part i fent valer el valor que hem aportat amb el nostre treball es pot arribar a acords que no ens despengin dels projectes interessants o que no castiguin la nostra imatge.
  • ¿Es pot externalitzar?  Per aquelles tasques de menor valor afegit , com les d’administració. O més mecàniques, relacionades amb la recopilació de informació, la creació d’informes… Podem buscar professionals externs que ens ajudin a realitzar-les.
  • Puc trobar un substitut? Una via per deixar de banda  un projecte en grup pot ser la de buscar una alternativa per no mermar l’equip. La resistència del responsable sempre serà menor si compta amb algú de confiança, però tingues en compte que ha de donar la talla.

Pot optimitzar-se?

Pots realitzar moltes de les teves activitats  de forma més eficient  buscant l’automatització i pautes de treball que ja he comentat en el blog anteriorment. Variar com fem la nostra tasca. Una de les millores substancials en la meva rutina a vingut  arrel de muntar un sistema que em permet aprofitar els  racons del dia. Porto a sobre una llibreta amb  la llista de correus i trucades, tinc a ma el meu e-reader amb les lectures pendents, sempre duc paper i bolígraf per realitzar planificació que calgui…

El simple fet d’ajustar amb més precisió els teus contexts de treball a la teva realitat et pot fer adonar de noves formes de produir. La creació d’un context pel meu treball a realitzar en les xarxes socials va ser el primer pas per començar a automatitzar la publicació de contingut a través de Hootsuite i així obtenir un plus de temps per poder-ho dedicar a altres coses.

Comptar amb plantilles per contestar correus, per completar els teus post pot ser un altra via per simplificar la teva feina. De fet la xarxa esta plena de trucs com aquests, fa setmanes vaig trobar aquesta fulla de càlcul que permet controlar la nostra despesa. Simplement fantàstica.

Per evitar caure en la trampa de la sobrecarrega el millor és tenir clar que busquem, quins són els  nostres objectius i conèixer els nostres limitis per saber quina és la carrega que podem suportar, a partir d’aquí ser ferm en les nostres decisions i basar la nostra evolució en l’acció.

T’has col·lapsat algun cop? Has assumit massa compromisos o la teva activitat s’ha desbocat per altres raons? Si és així o simplement vols explicar la teva experiència personal ,deixa el teu comentari.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m