Solucions GTD per a no iniciats

El post d’avui t’interessa. Ja se que pels que no practiqueu Get Things Done aquest tipus de post resulten avorrits i us queden una mica fora de context, però avui és diferent. En les següents línies us mostro una sèrie de problemes que es poden plantejar en el dia a dia a la feina, i com poden ser solucionats aplicant els principis de GTD. No cal que apliquis el mètode, simplement que llegeixis els exemples pràctics que es mencionen en el post i deixis que t’inspirin per solucionar els teus propis problemes, i si estàs d’humor al final del post tens un enllaç para introduir-te a GTD ;-)

Imatge via jazzmasterson sota llicència Creative Commons

Projecte, acció i següent pas: He de dur a terme una tasca de certa complexitat, y moltes vegades se’m escapa alguna cosa. Sol ser un detall, un pas de la seqüència que se m’ ha passat per alt i que m’obliga a tornar enrere amb la conseqüent pèrdua de concertació i de temps.

Abans de començar a treballar fes-te un croquis de tota la seqüència d’accions a realitzar. Un cop completada, per cadascuna d’elles pregunta’t si realment és la següent acció o n’hi ha alguna altra abans. Evidentment se’ns pot passar, i se’ns passarà el detall, però l’exercici d’enumerar el que hem de fer farà emergir qüestions que a priori no teníem en compte.  Si et repeteixes la pregunta  Quina és la següent acció? Desprès de cada pas/acció realitzada un cop ja has iniciat la tasca, els descuits es reduiran pràcticament a 0.

Recopila-ho tot i processar regularment: Tens temes oberts que no son prioritaris però no s’acaben de finalitzar. Sovint hi penses, et venen al cap detalls que podrien ajudar a solucionar algun aspecte de la teva feina o d’aquelles qüestions que estan en espera. La combinació d’experiència i  coneixement que sintetitzen et dona moments de genialitat. Per desgracia aquesta espurna que podria marcar la diferencia, o com a mínim aportar-te quelcom nou, es perd perquè confies en excés en la teva memòria…

El kit de la qüestió és implantar l’hàbit de recopilar. Cada cop que et sobrevingui quelcom apunta-ho sempre en el mateix lloc i si vols oblida-te’n. Pel teu cap passen centenars de coses cada dia, idees, problemes, preocupacions… La teva ment viu en una permanent sobrecarrega d’informació i t’ha demostrat reiteradament que no pots confiar-hi per segons que. Una simple llibreta alliberarà la teva memòria.

En el lot d’hàbits necessaris incloem el de processar el que hem enregistrat durant el dia. És hora de convertir aquella anotació en quelcom útil: Un canvi en un projecte, una solució a un problema, una proposta a un client o una possible idea de negoci…  Un cop buidada la llista tornem a començar. Veuràs com augmenta la teva eficiència i es redueix el teu estrés.

Organitzar: Les situacions més molestes a les que he hagut de fer front, son aquelles de estar treballant, en plena inspiració, totalment concentrat fins al punt de sentir-me arrossegat pel flux del treball, i haver de trencar aquest moment màgic perquè no trobo quelcom necessari per continuar amb la meva feina.

Segur que tens una safata sobre la taula, o en pots improvisar una fàcilment, oi?  I  si ho pots fer sobre la teva taula, perquè no ho fas també al teu ordinador? Crea una carpeta amb el nom Inbox o Entrada al teu escriptori. Cada document que rebis farà cap a un dels dos emplaçaments, depenent si és virtual o real. Recordes aquell moment del dia on et dediques a processar les anotacions, (si no mira el punt anterior despistat), doncs quan acabis continua amb les Inbox virtual i real.

Arxiva el contingut en un arxiu ben definit i etiquetat, amb un sistema que sigui fàcil de localitzar les coses, per exemple ordre alfabètic o en carpetes per clients. En la teva carpeta de documents virtual segueix el mateix principi, jo utilitzo una carpeta per clients on arxivo tota la documentació dividida en subcarpetes de projectes. Els projectes actius els guardo en l’arrel de la carpeta de documents per tenir-los més a mà.

Gestiona la teva feina per contexts: Hi ha dies que passen sense que hagi pogut acabar la meva feina. Estic concentrat quan de cop i volta em truca un client, o el meu cap em demana que faci una gestió. Son situacions que apart de prendrem la concentració, sovint es compliquen i em fan perdre més temps del que voldria.

Ja sigui un correu, una trucada, o qualsevol petita activitat que t’aparti del  que realment importa. Crea llistes amb noms com Trucades, Email a  enviar o Gestions fora l’oficina. En cadascuna anotes els assumptes que et vagin sorgint durant el dia, una anotació i torna a la teva feina. Et permetrà no interrompre la teva feina. Finalment, destinant una hora concreta a fer totes les accions anotades en les teves llistes  de cop. Estalviaràs temps evitant que es dispersin per tota la teva jornada.

Espero que t’hagi inspirat per resoldre algun dels teus problemes. Si no és així espero que ho hagis trobat entretingut i fins i tot didàctic. Si vols fer-me arribar alguna observació sobre el tema, o descriure’m algun problema per veure com es resoldria aplicant GTD pots deixar el teu comentari.

Pots introduir-te a GTD a través de la guia practica d’aquest blog

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m