Integrant l’agenda al teu sistema GTD

L’agenda és un d’aquells components del nostre sistema GTD que considerem secundari. Tots treballem amb algun tipus d’agenda o calendari per controlar els nostres compromisos. Es tracta d’una eina que estem acostumats a utilitzar, que ja li hem assignat un ús i que  a l’hora d’implementar GTD no sabem treure-li tot el que ens pot oferir. El fet d’utilitzar-la com l’emplaçament per a totes aquelles accions dins GTD que tenen assignades un moment concret – dia i/o hora – per a la seva execució, retirant-les de les llistes d’accions m’ha permès descobrir la força d’aquesta eina en relació al control de la nostra activitat.

Imatge via stirwise sota llicència Creative Commons

Millor classificació i més dinamisme en l’acció

El fet de no abocar – durant la revisió setmanal –  de l’agenda a la llista de següents accions, tot allò que has de realitzar durant la setmana  ajuda a mantenir la claredat del sistema. Les següents accions son aquelles que pots realitzar en aquest mateix moment (segons el context…) , si l’acció s’ha de realitzar en un dia i hora concreta, s’haurà de reflexar en la descripció de la tasca. Estàs creant dos tipus diferents de següents accions.

Pot semblar absurd però al mirar la llista del següent a fer, t’hauràs de parar a pensar si és una tasca que pots fer ara o s’ha assignat a un moment concret. Ja no es tracta d’escollir filtrant per context, nivell d’energia i temps del que disposem, has de parar a pensar si es una acció normal o una lligada a un dia concret. El procés d’elecció de la següent acció ja no és mecànic, la màgia de GTD es trenca.

Creem hàbits positius

L’agenda requereix d’una revisió diària i una altra setmanal. La primera t’ajuda a saber que et trobaràs l’endemà i la segona et permet anticipar amb prou antelació els compromisos als que has de fer front. En ambdós casos t’obliga a crear l’hàbit de revisar l’agenda, el qual s’assentarà a través de la repetició.

Representa una via per renovar el teu compromís amb la teva activitat. El fet de revisar la teva agenda indica la teva preocupació pel que has de fer, per preparar-ho i evitar porcrastinar-ho. A nivell funcional et motiva a fer la revisió diària, la qual és fàcil d’ometre si no hi ha quelcom rellevant a la teva jornada: Pots arribar a pensar que no la necessites, desestimant-la definitivament.

Pel que fa a la revisió setmanal et permet preveure els teus moviments per evitar aquelles situacions tan molestes en que una tasca s’ajorna, o  es fa amb poc temps per no haver-li prestat atenció amb l’antelació necessària.  Examinant la teva agenda amb quatre setmanes vista, pots programar els projectes i accions necessàries per preparar un compromís concret.

Usar-la de forma correcta

L’objectiu és que formi part activa del nostre sistema, realitzant la seva funció de tal manera que ajudi a potenciar-lo. Comencem pel ja mencionat : Aïllem les accions programades per un dia i hora del nostre sistema de llistes.   Descarrega  la teva llista de següents accions, obtenint una major claredat i facilitat d’ús.

Utilitza-la per programar compromisos i recordatoris. Una entrada en l’agenda pot significar una acció a realitzar, una reunió, una visita comercial… o un recordatori d’un fet a remarcar, aniversaris, dia per presentar un projecte… En aquest casos, la cita en si pot requerir certes accions per a la seva preparació que s’hauran d’iniciar amb certa antelació. Per fer-ne memori marca a l’agenda un recordatori 15 o 30 dies abans del compromís en si per començar a treballar, on s’indiqui quina és l’acció concreta a realitzar: “Dissenyar presentació per al proper 1 d’abril a la cambra de comerç.”

No la utilitzis per indicar les accions que vols fer durant el dia. Això la convertiria en una declaració d’intencions que et provocarà confusió amb el teu sistema de llistes. Interferirà amb la funcionalitat principal de l’agenda,  obligant-te a pensar que és el que has de fer aquell dia i que és el que vols fer. Generarà frustració quan vegis que no pots acabar  la llista de tasques que tenies intenció de fer.

Com utilitzés la teva agenda? Des de que vas començar a implementar GTD a variat l’ús que en fas? Com? La utilitzes d’una forma diferent o l’has deixat de banda? Deixa  el teu comentari, explicant-m’ho al detall.

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m