Organitzar el teu Get Things Done amb eficàcia

Després de recopilar tot el que ens amoïna, i processar les accions que se’n deriven,  hem de racionalitzar l’organització de tota la informació que conte el nostre sistema. En el post d’avui, parlo de com organitzar les nostres tasques però també de com estructurar els elements que entren en joc en el nostre GTD perquè funcionin de forma eficient.

Imatge via karindalziel sota llicència Creative Commons

Agenda

No tot ha d’anar a parar a la llista de següents accions. L’agenda ens serveix per programar tasques un dia  i/o una hora concreta. Crea una nova dimensió a tenir en compte, la dels nostres compromisos diaris.  Utilitzar-la correctament permet descarregar les llistes d’elements que poden no encaixar, evitant l’esforç de pensar si l’acció s’ha de fer en un moment concret i quan.  Crear una acció al teu inbox incloent dia i hora en la seva descripció trenca l’harmonia. Creant una divisió artificial entre les accions: Accions convencionals i recordatoris.

L’ús de l’agenda comporta la creació dels hàbits de la revisió diària i setmanal per preparar els pròxims compromisos , evitant descuits no desitjats. Si aconseguim implantar-los ,ajudarem a consolidar la confiança en el nostre sistema GTD.

Arxiu

L’arxiu pot semblar un element secundari  en la gestió del nostre flux de treball, però esdevé un focus de caos potencial. No comptar amb un sistema de classificació fàcilment comprensible i no realitzar un manteniment/revisió periòdic, pot generar demora i frustració quan necessitem localitzar quelcom per a una acció o projecte en marxa.

Pel nostre arxiu material crearem una classificació per ordre alfabètic. Podem optar per realitzar una subclassificació més en cada separació (per anys, projectes, clientes), però sense complicar-ho més.  Simple i intuïtiu.

Pel nostre arxiu virtual podeu seguir els consells del meu últim post  parlant del tema d’arxivar a Evernote. Si utilitzes qualsevol altra aplicació és igual, els  principis són els mateixos.

Projectes

Pels projectes soc partidari, tant per les accions que impliquen com pel material que requereixen, de crear un entorn separat a les llistes i a l’arxiu. Pel material dels projectes treballo amb un stack de notebooks que agrupi el material de cadascun dels projectes en marxa separat del arxiu, on passaran quan es tanqui. Pel material real – no virtual – faig servir un conjunt de carpetes fora del arxiu que estan en un classificador sobre la taula de treball. Sempre a mà per no perdre temps cercant i no perdre la concentració.

Per la gestió de les accions i el flux de treball utilitzo un espai independent a les llistes. Ho podeu veure en el meu post sobre facilethings.

Llistes d’accions GTD

Quedem-nos amb les bàsiques del sistema, fugint dels invents de fabricació pròpia. El fet d’incloure llistes per acumular petites tasques, preguntes, dubtes etc… Embruta el sistema, crea confusió. He donat un gir a la simplicitat canviant el concepte llista per tag.

Comencem classificant les nostres accions per contextos ajustats a la nostra realitat, que ens permetin descriure la tasca amb més precisió. Si es tracta d’una acció amb una propietat addicional a destacar podem classificar-la amb un tag extra. Exemple: Lectura. Com sempre procurem no abusar-ne per no saturar i derivar cap a l’ineficiència.

Pots aplicar-ho en sistemes informatitzats, però també de baixa tecnologia, realitzant subapartats dins les teves llistes de paper. El nostre objectiu ha de ser accedir a l’acció o llista d’accions en un o dos moviments. Entenent el moviment com un o dos clics de ratolí, o l’obertura  de separadors del nostre sistema en paper o targetes.  Dinamisme i assertivitat que es tradueixen en seguretat en el nostre sistema Get Things Done.

La diferencia entre un bon sistema GTD y un GTD excel·lent està en l’aplicació de l’ortodòxia, la simplicitat i el saber cuidar els detalls. La simplicitat ens porta a l’eficiència, i l’ortodòxia evita desviacions no desitjades.  Quins son els elements que et costa més gestionar del teu sistema? Perquè? Afegiries algun altre component a la llista? Segur que el teu comentari ens ajuda a reflexionar.