Organitzat a l’oficina sense l’ajut de GTD

Jo, com molts de vosaltres no treballo per compte propi i per tant no tinc total llibertat de decisió sobre les meves eines i el meu entorn de treball. En la meva empresa no s’aplica GTD, la nostra organització es basa en un sistema de tickets + la coordinació entre els caps de projecte i els diferents grups de treball. En una situació com aquesta també pots aplicar característiques de sistemes de productivitat com GTD, o altres idees per millorar la teva forma de treballar. Deixa’m que et comenti alguns petits detalls que he anat incorporant i que sumats han representat un gran canvi.

Imatge via Kofoed sota llicència Creative Commons

Email i organització

Restringeix-ne l’ús.  No descobreixo Amèrica quan et dic que no mantinguis obert el teu client de correu electrònic. Fixa’t dos moments, una hora o una hora i mitja desprès de començar la teva jornada, i al cap d’una estona de reincorporar-te per la tarda.  Evita l’estrès i les distraccions continuades.

Per organitzar els assumptes en marxa generats per la recepció d’un mail, mantinc els correus que entren en el meu inbox i tots aquells temes  oberts que necessiten resposta. La resta del sistema d’organització són les carpetes Historial, on van a parar tots els correus d’assumptes finalitzats, i Projectes on guardo  una carpeta per cada assumpte obert que s’estén més enllà d’un mail . Podem dir que una carpeta de projecte guarda el flux de comunicació entre jo i el client. Quan soluciono l’assumpte arxivo el contingut i elimino la carpeta .

Buido l’inbox contestant el mail o desestimant-lo. Sempre hi ha dos o tres correus amb les qüestions en marxa. Quan espero resposta passo el correu a la carpeta de projecte. L’Inbox es la carpeta que apareix per defecte i em resulta més natural guardar-hi els correus com a recordatori que crear una altra carpeta especifica.

La fulla en blanc

Per controlar les meves tasques,  i el flux de treball que va sorgint durant la jornada, utilitzo una fulla en blanc. En ella escric les dues o tres primeres tasques del dia. Desenvolupo software i el fet en si de fer la meva feina  genera nous problemes i tasques que s’han d’atendre. Un problema en genera un altre, o simplement caus que quelcom podria funcionar millor amb uns  mínims canvis. Ho apunto per no oblidar-ho i fer-ho quan sigui el moment. Especialment útil per caçar tots aquells detalls que et venen al cap i que a causa de l’activitat continuada  i les interrupcions se’t en van igual que venen.

Treballo distribuint ‘el meu material’ en columnes. La primera per les accions que composen la tasca actual, la segona per temes de menor prioritat que van sorgint, i la tercera per recordatoris i anotacions.

Abans d’acabar el dia passo a net totes aquelles coses que s’han de tenir en compte per la següent jornada en una altra fulla, o si ha espai en la mateixa, composant una nova llista ordenada.

La revisió setmanal

Les tardes de divendres en un quart d’hora poso en ordre les carpetes de Outlook, netejo allò que ja ha caducat. Escric un mail amb els assumptes pendents a tenir en compte la setmana següent, creant un borrador a través del botó de guardar i passant-los al inbox per fer memòria dilluns al matí.  Per comunicar el sistema professional i personal continuo utilitzant l’enviament al meu mail personal d’Evernote, i des de casa al mail de la feina.

Estic segur que els especialistes de l’organització personal amb Outlook no els entusiasmarà el tema, però no vull complicar-lo més. Simple, directe i funcional.  Quins consells em pots donar per millorar la gestió de la meva feina a l’oficina? O quins problemes t’has trobat al teu lloc de treballa a nivell de producció i com els has solucionat? Fiquem en comú el nostre Office Work Style ;-)