Moments en que GTD marca la diferencia

El mètode porta ordre i genera compromís amb el que hem de fer, però ha de generar un retorn per fidelitzar a l’usuari. GTD ho aconsegueix, el seu poder resideix en la convicció i la confiança que aporta aquells que el porten a la practica. És un sistema simple i assimilable per qualsevol, en el que hi ha cabuda per la gran complexitat de les situacions que genera la nostra rutina. Se’m ha ocorregut escriure sobre aquelles situacions quotidianes on poso (posem)  el sistema en practic, i que m’ajuden a marcar la diferencia. Un conjunt de petites passes en la direcció correcta que sumats em permeten guanyar una major eficiència i qualitat en la meva forma de treballar.

Imatge via practicalowl sota llicència Creative Commons

Quan apareix aquell pensament, aquella idea que has de tenir en compte. La recopiles, enviant-la a la teu Inbox. Ets prou pragmàtic per saber que no pots confiar en la teva memòria, i tot i així saps que acumular massa coses per recordar et desgasta.  La ment ha de dedicar el seu potencial a crear i resoldre, no a recordar. El sistema de recopilació permet comptar amb quelcom per externalitzar el cost de la nostra creativitat i organitzar-nos per saber sempre on enviar/trobar les nostres idees i ocurrències. S’ha acabat el malestar per oblidar un detall genial que podia ajudar a solucionar un problema, o millorar la qualitat de la teva feina.

Quan sorgeix l’imprevist.  S’ha acabat deixar el que estàs fent per subordinar la teva activitat a la primera petició externa, ja sigui per la pressió que suposa o simplement perquè no saps com reaccionar . GTD aporta les pautes per reaccionar en situacions com aquesta, registrant la petició i processant-la quan pertoqui. El fet de realitzar sistemàticament els diferents processos que composen el mètode ens permet interioritzar una manera de fer a la que recorrem de forma irreflexiva quan es presenta un imprevist o una interrupció.

Quan tens 10 minuts lliures i pots treure la brossa de la teva llista de tasques pendents. Allò que queda sense fer perquè te poca importància enfront d’altres tasques , mai trobem un moment oportú i si hi dediquem un temps específic crea la sensació que perdem una oportunitat per fer quelcom millor. GTD ajuda a esbandir tot el soroll en forma de petites tasques i detalls per rematar creant una infraestructura per ordenar-les i localitzar-les quan es presenti la ocasió (classificació per context i temps).

Quan et reuneixes amb tu mateix. Les 2 hores que dediques a la teva revisió setmanal és el moment clau per pensar sobre els teus assumptes, ordenar-los i programar l’activitat que duràs a terme la pròxima setmana. ¿Sense GTD eres capaç de reservar-te temps per a la reflexió? En el meu cas sempre hi havia quelcom millor a fer,  passaven els dies i no sorgia l’ocasió. El mètode t’obliga a immobilitzar 2 hores a la setmana per la teva revisió, per dedicar-les a reflexionar i prendre decisions.

Quan has de decidir que has de fer i com ho has de fer. El problema quan has de pensar en quelcom amb certa complexitat és que sempre hi ha algun detall que se’t escapa. Tot és redueix a pensar en les tasques que has de fer? No. Els projectes, els objectius tenen un propòsit i uns límits que massa sovint no es tenen en compte. Un dels puntals de GTD és incorporar una forma natural de pensar i planificar el que has de fer. La planificació natural integra la part funcional i conceptual dels teus projectes.

Quan es presenta has de prendre una decisió. Des de les situacions que poden obligar-te a replantejar el teu futur (per bé o per mal), o aquelles que es presenten durant el dia a dia. No és només una forma per organitzar l’activitat, també per saber on anem. Identifiques els teus objectius, creant una referència que tindràs present cada cop que hagis de decidir si has de fer quelcom o no en funció de si t’apropa a aquest fi. Però també marques el teu propòsit en la vida, i els teus valors, per fer decantar la balança davant decisions més profundes.

Qualsevol persona és veu obligada a fer front a situacions com les descrites, ho fèiem abans que David Allen ens expliqués les seves ocurrències per organitzar-nos. Però el fet de comptar amb un mètode que ens marca unes pautes ens permet respondre-hi de forma sistematitzada, allunyant l’ansietat (poca o molta) que impliquen cadascuna d’elles. Per això crec que tots hauríem de rebre formació, autodidacta o no, sobre tècniques d’organització i metodologia de treball. No ensenyem als nostres fills tècniques d’estudi? Perquè no els hi podem ensenyar a gestionar el seu flux d’activitat? Perquè no parem a preguntar-nos que guanyaria la nostra empresa si introduíssim aquest toc de genialitat en el treball diari?

Per demanar que no quedi. Si no ho has tastat pots començar per aquí.