8 punts per aplicar GTD al peu de la lletra

Quan algú em pregunta que és el més important per implantar GTD, sempre li responc el mateix: L’ortodòxia, aplicar les seves normes pas a pas, sense incorporar res de la teva collita. Es tracta d’un sistema absolutament contrastat, i si el modifiques abans de comprendre’l de veritat, d’haver-lo interioritzat, l’espatllaràs. Aplica’l al peu de la lletra i no t’equivocaràs, potser et costi assimilar conceptes, però  funcionarà. A continuació presento 8 punts a seguir per garantir una implementació robusta de Get Things Done.

Imatge via Chaval Brasil sota llicència Creative Commons

1. Recopila una vegada al dia

Recopilar no implica processar el teu inbox cada vegada que acabes de buidar la teva ment d’idees o accions, o quan se’t acaba d’ocorre quelcom relacionat amb el que estàs fent en aquest moment. Hem de processar amb una periodicitat preestablerta, o quan es buidi el Inbox del sistema. Fer-ho de forma continuada, sense respecta les condicions mencionades, ho convertirà en un factor disgregador de la nostra visió sobre el que hem de fer. Treballem per lots, cada cop que processem l’Inbox o revisem els projectes creem un nou lot d’accions a realitzar, si no ho fem així interrompem l’execució del lot d’activitat anterior.

Evidentment hi ha condicionants que ens permeten trencar aquesta norma. Les urgències o canvis de prioritats ens poden obligar a revisar la nostra llista de següents accions, per posar en espera o enviar-ne les a la llista d’algun dia aquelles que han quedat en un segon pla.

2. Saber i aplicar que és un projecte i que una acció

A priori sembla senzill però a darrere s’amaga una gran complexitat. El principal problema és la dividir la nostra activitat amb una granularitat suficient. Hem de crear l’hàbit de dividir el projecte en accions físiques individuals, per no caure en el parany de sempre: saturar la nostra Inbox amb tasques (no accions) que no acabem d’un sol cop i que es van quedant acumulades a l’espera. Una situació que ens desmotiva i ens cansa.

La definició de una tasca simple en forma d’accions i projecte ajuda a millorar el flux de treball, el dinamisme. La seva implantació serà gradual, fins que no experimentem en les nostres carns el problemes que comporta no seguir-ho al peu de la lletra. Podem pensar que és una pèrdua de temps, la veritat però,  és que es tracta de la única forma de no saturar-nos amb tasques massa grans.

3. Revisar l’agenda, a diari i setmanalment

L’agenda no es una llista d’accions, és pels nostres compromisos, per aquelles accions que tenen definides un dia i hora concret. El fet d’utilitzar-la i revisar-la a diària evita oblidar els compromisos, tenint-los presents amb prou antelació, així com no fer un mal ús del sistema de llistes, introduint accions que no encaixen amb la seva idiosincràsia.

4. Creació l’ús d’un arxiu de seguiment

No és una agenda, més aviat un sistema per mantenir a l’espera accions que no has d’executar encara. El primer que et ve al cap és simplificar el teu GTD incloent aquestes tasques a l’agenda, o introduint-les a la llista algun dia incloent la data a la descripció de la tasca (o amb un altre pseudosistema per ubicar–la en el temps) . L’arxiu de seguiment ha estat pensat per ubicar accions d’activar – no realitzar- a partir d’un moment concret.

5. Revisió setmanal en forma de checklist

He creat un checklist que tinc sempre a ma quan he de fer la revisió setmanal. En ell detallo tots els emplaçaments a revisar per recopilar, ja siguin inbox o altres llocs a recorre per no passar per alt algun detall que hagi caigut a les meves mans. A part de l’etapa de recopilació em resulta util per no oblidar, o ometre per manca de ganes, algun dels passos de la revisió. Sembla estúpid però una llista escrita t’empeny a complir molt més que confiar en la teva memòria.

6. Realitzar revisions més enllà de la revisió setmanal

Des del repàs del que has de fer durant el dia – i posteriorment de com ha anat- per millorar la teva execució, fins a realitzar les revisions mensual i trimestral per portar un control dels nostres projectes, arees de responsabilitat i els nostres objectius. GTD no s’atura en el control de la nostra activitat, és veritat que el pes d’aquest aspecte és primordial per l’usuari els primers mesos, però si volem anar més enllà hem de dominar els nivells de perspectiva i per això fa falta aplicar les revisions especifiques. Al revisar és quan un s’adona del que no aplica bé, del que podria millorar.

7.  Aplicar la planificació natural al peu de la lletra

Al llegir els passos que la componen pot semblar simple. És normal acabar pensant que només es tracta d’una altra manera de veure les coses respecte al procés de planificació reactiva, però al aplicar-la de forma continuada van apareixen els problemes. Els primers cops que la implementis veuràs com persisteixen les actituds reactives, intentant esmunyir-se dins el procés: A mi em succeeix al generar la pluja d’idees i intentar ordenar-ne el resultat, no se perquè però sovint acaba semblant un diagrama de Gantt. Adonar-se i oposar resistència a aquestes vicissituds reconduint-les a la forma ‘natural’ ens permetrà canviar la nostra forma de pensar i plantejar els problemes.

8. Treballar el nivell de 15.000 metres

En altres paraules parar-te a preguntar com ets i que vols. Fins que no trobis una resposta clara no seràs capaç de plantejar de forma assertiva els teus objectius, i en conseqüència enfocar la teva activitat.  És difícil, però esbossar-los ens permetrà tenir pautes per marcar reptes i prendre decisions.

Seguint aquest top 8 encarrilaràs el teu sistema i podràs començar a guanyar confiança i agafar velocitat. Quins son els problemes més freqüents que t’has trobat al gestionar el teu flux de treball amb GTD? Creus que els podries solucionar aplicant algun d’aquests punts? Deixa el teu comentari sobre el tema o si ho prefereixes, la teva pregunta.