GTD. Crea un checklist per a la teva revisió setmanal

Utilitzar GTD d’una forma correcta equival a implementar-lo al peu de la lletra i aplicar cadascun dels seus passos sistemàticament. Ens trobem però , que llegint ‘Haz que funcione’ o ‘Organízate con eficacia’ transmeten processos estandarditzats que no s’acaben d’adaptar a la teva rutina. Els has d’entendre, posar-lo en practica i poc a poc adaptar-los a la teva activitat per treure’n al màxim rendiment. Per ficar-te un exemple t’explicaré com confeccionar una llista de control per fer la teva revisió setmanal.

Imatge via mandus sota llicència Creative Commons

La revisió setmanal és una de les bases per mantenir el control sobre  la nostra activitat, fer-la de forma acurada permetrà mantenir la sincronia del nostre GTD, evitant oblits a l’hora de recopilar que poden representar ometre cites importants o perdre temps al emprendre accions o projectes.  Jo per exemple vaig crear un checklist perquè sovint patia el síndrome de la moneda que es perd entre els coixins del sofà, no era conscient de tots els llocs on acumulava ‘coses’ i aquestes s’oblidaven.

He intentat resumir en un procés per passos com crear un checklist que pugui guiar-te en la teva revisió setmanal, si creus que hi ha alguna cosa que per la teva forma de treballa o de fer s’escapa post incloure-li. Els passos per composar-la són:

1: Descobreix quines son les teves inbox.

Lògicament comptaràs com a mínim amb una inbox física i una de virtual, però si no t’has parat mai a pensar en el tema, estic segur que ignores en quans llocs hi ha material succeptible de ser recopilat i convertit en una acció o projecte GTD: L’inbox del mail, els correus marcats com a favorits, els favorits de twitter, la teva inbox d’Evernote, el teu bloc de notes, missatgeria en xarxes socials, la teva bossa o maletí, la teva cartera, el teu smartphone…. Aturat un moment a pensar en totes les eines que utilitzes per comunicar-te i treballar susceptibles de guardar informació, allò que sempre dus amb tu i que utilitzes a diari.

Crea una llista amb tots ells. L’exercici te una doble finalitat: els que utilitzis amb més freqüència es convertiran amb punts a revisar a través del teu checklist, per a la resta potser t’hauries de plantejar si no val la pena buscar la forma de reconduir la informació als ‘inbox’ més habituals.

2: On registres les teves cites o compromisos

Has de tenir una agenda, si no és amb la forma clàssica de llibret ho serà en forma de Google Calendar, Microsoft Outlook o una eina similar, tots en necessitem una. Si utilitzes varis sistemes d’agenda cadascun passarà a ser un punt del checklist.

Una menció apart per la teva carpeta de seguiment. David Allen ens parla d’un fitxer de seguiment on guardes anotacions del que has de recordar en una data concreta: començar a preparar una xerrada, interessar-te per l’evolució d’un projecte que t’interessa, recordar un aniversari… Si no en disposes d’un,  potser has creat – sense saver-ho- una versió més simple composta d’una carpeta on guardes les anotacions del que has de tenir en compte en una data determinada, o de forma permanent…  Incorpora-ho com un punt de la llista per tal de tenir-ho present.

3: Manteniment  dels teus projectes

D’aquí sortiran tots els punts de revisió dels teus projectes.  Des de revisar el material de suport, enviant-lo al arxiu o eliminant el que ja no sigui útil, fins a accions relacionades amb l’activitat que generen: revisar les llistes de cadascun dels projectes per eliminar les accions ja realitzades o incorporant-ne de noves, tancar projectes ja realitzat, donar d’alta nous projectes i assegurar-nos que tots els que considerem projectes actius te una acció en la llista de pròximes accions…

En aquest punt vaig decidir afegir un punt en la llista per desglossar en accions les anotacions  de la meva Inbox susceptibles de convertir-se en projecte en accions i obrir una llista pel projecte en qüestió, el que farà molt més lleuger  el posterior processat del inbox.

4: En espera i Algun dia

En el cas de la llista En espera es fonamental la seva revisió per tal de no aturar, ni oblidar els temes delegats a terceres persones. En el cas d’algun dia es quelcom opcional. Jo utilitzo facilethings i aquesta llista per desplaçar-hi les tasques que estan en espera de ser realitzades o que no puc fer en aquest moment. N’hi ha una gran quantitat i per tant requereix ser supervisada per treure’n accions que hagi de fer (sabent-ho amb certesa) durant la setmana.

5: Processar

El punt i final. Que has de processar? Teòricament només hauries de processar una Inbox física i una altra de virtual. Processar cadascuna d’elles serà un punt a verificar dins del teu checklist, abans però n’inclourem una amb la descripció Classificar les accions per assignar a cadascuna una duració, nivell d’energia i  context que sigui necessari.

Revisar les accions procrastinades. Si n’hi ha alguna ens plantejarem que fem amb ella: Aplaçar-la, desestimar-la o replantejar-la.

Per acabar podem afegir el punt Revisar pròximes accions on ens assegurarem que tot el que hi ha a la llista és el que hi ha de ser. Si hi ha accions, ja presents abans de la revisió, que no farem durant la setmana o condicionades a que finalitzi una acció prèvia les enviarem a la llista Algun dia.

Desprès de tant anàlisi i tanta reflexió ens quedaria un checklist com el següent:

Pel que fa al suport sobre el que crear la llista et recomano que sigui quelcom difícil d’editar. Si crees un document digital fes-ho amb un PDF, si ho fas en format analògic fes-ho amb una targeta amb l’espai suficient però on no si pugui afegir res més. La intenció és entorpir la modificació per no fer afegits de forma frívola. Es pot modificar la llista de control però després d’un procés de reflexió.

Creus que una llista com la presentada compleix les teves expectatives? Que hi afegiries? Deixa el teu comentari, segur que el meu procediment podria millorar gracies a la teva experiència ;-)