GTD. Descobreix la força de la recopilació

Get Things Done és com una medicina,  hi ha beneficis que es notaran a mesura que segueixis el tractament però n’hi ha d’altres que son presents des de el primer dia. Descobrir que significa de veritat el concepte ‘la ment com el aigua’ és quelcom que enganxa al usuari a l’hora d’aplicar i seguir implementant GTD. Per descobrir-ho ens hem d’abocar en el primer pas del procés, aquell que implanta l’ordre en els nostres assumptes: la recopilació.

Més enllà d’apuntar tot el que se’t passa pel cap en un bloc la recopilació és un procés per descobrir allò que tenim pendent i que moltes vegades queda en segon terme. Fem un repàs als diferents usos que pren el procés, i que hem de tindre en compte per integrar-lo a la nostra rutina.

Imatge via happeningfish sota llicènciaCreative Commons

Recopilació casual

El fet que durant la teva jornada et sobrevinguin detalls dels teus temes en marxa, o idees que has a tenir en compte, és quelcom inevitable.  La nostra ment és un puzle de detalls que es composa quan pensem explícitament en ells, però com sempre hi ha alguna peça que queda amagada en un racó i que apareix quan menys t’ho esperes. Un dels secrets per ser eficient, és saber aprofitar els detalls que apareixen de forma inesperada per marcar la diferencia.

Hem de procurar integrar la recopilació a la nostra activitat, de tal manera que cada idea no representi una interrupció en el nostre flux de treball. El primer punt per aconseguir-ho és trobar eines que s’adaptin a la nostra forma de fer. No et deixis enlluernar per l’alta tecnologia, si un bloc de notes et permet crear el recordatori més fàcilment que un smartphone ja saps que has de portar a la teva butxaca. De totes maneres no ens hem de restringir a una sola eina, si ets una persona que per feina ha de desplaçar-se i conduir freqüentment no pots confiar en el paper i llapis per aquesta funció. La solució pot ser una gravadora que creí una nota de veu, de tu depèn crear la teva col·lecció d’utilitats per recopilar.

El concepte clau és la integració de totes les eines amb el teu sistema GTD. Quasi tots treballem amb un sistema de llistes virtual, per obtenir un avantatge qualitatiu automatitzem la recopilació intentant evitar la transcripció/digitalització de les notes. Si prens les teves notes sobre paper és inevitable haver de dedicar 10 minuts al dia per enviar el material generat durant el dia al inbox virtual. Si prens notes de veu o de text (digital) aplicacions com Evernote et permeten automatitzar al màxim el sistema.

Que aquest pas no et pesi a l’hora de triar eines, per mi és molt més important la integració amb el flux de treball i evitar la interrupció  que dedicar 5-10 minuts a la transcripció

Durant la revisió setmanal

Durant les dues hores que dediques cada setmana a revisar les teves llistes, les teves diferents inbox i els diferents punts on s’acumulen informació sobre la teva activitat. És el moment de recollir tots els detalls que han anat quedant dispersos durant la setmana, organitzar-los, i integrar-los al nostre sistema convertint-los en accions o projectes. Aconseguim no deixar res enrere i evitar oblits.

A mesura que anem recollint el que hem dispersat i mentre repassem les nostres llistes d’accions, sorgiran noves idees generades per associació. Durant el procés no hem d’aplicar sentit crític per seleccionar si és quelcom útil o no, això correspon al següent pas:  processar. L’objectiu és no perdre ni un gram de la nostra creativitat aplicada a la nostra capacitat per produir.

Finalment podem comptar amb una llista de disparadors a revisar cada setmana, o si ho prefereixes mensualment, per tal  de complementar la  feina feta durant la revisió. Questions com a projectes a finalitzar, dates límit a tenir en compte, qüestions pendents amb clients , recursos que em de tenir en compte, etc…. Els més habituals els pots recopilar en una llista de control.

Recopilació creativa

Més enllà de tot el que genera la nostra activitat i la nostra rutina comptem amb una dimensió creativa que ens permet generar idees per nous projectes o objectius. Quan iniciem la implementació de GTD se’ns recomana que realitzem una ‘superrecopilació’ repassant tots els nostres assumptes, tot el que tenim pendents, per generar una llista d’activitat inicial. Crec que és bo repetir aquesta activitat de tant en tant, evidentment hem de seguir uns criteris per evitar disgregar les nostres llistes d’activitats i saturar la llista d’Algun dia/Potser.

Cada vegada que realitzem una revisió de les nostres àrees de responsabilitat, d’objectius o una revisió de la nostra visió a 5 anys, pot ser una oportunitat per arrancar una recopilació creativa per recollir tot allò que te a veure amb aquest tema. Per mitja d’un mapa mental podem anar desglossant capes referents a aquest assumpte. Segur que arribaràs a conclusions que en una primera pasada quedaven fora del teu camp de visió.

La recopilació és un procés molt personal, per la forma com la realitzem i com l’adaptem a la nostra forma de ser. La seva simplicitat i els beneficis immediats que comporta fa que es converteixi en un instrument indispensable per qualsevol, tot i que no practiqui GTD. En el fons es tracta d’externalitzar tot el que genera la nostra creativitat, ja que si no ho fem, aquella idea, aquell detall no anotat queda en la RAM de la nostra ment creant soroll i perjudicant la nostra capacitat d’acció.